Calcolare i costi di riscaldamento e le spese accessorie per gli spazi commerciali

Costi di riscaldamento e spese accessorie per gli spazi commerciali: cosa comprende il canone lordo

Il solo canone di locazione netto dice poco sul reale onere finanziario di uno spazio commerciale: il canone lordo si compone infatti di canone netto e spese accessorie. Per gli spazi commerciali in Svizzera, le spese accessorie rappresentano una voce di costo essenziale e spesso costituiscono una quota considerevole dei costi locativi totali. Nella scelta dell'ubicazione vengono spesso stimate in modo troppo basso, per poi gravare successivamente sul budget.

La base legale è costituita dagli art. 257a e 257b del Codice delle obbligazioni (CO) e dall'Ordinanza sulla locazione e la pigione di locali abitativi e commerciali (OLC). Le spese accessorie sono pertanto le spese effettive per prestazioni legate all'uso della cosa locata. Sono dovute solo se sono state pattuite in modo specifico e dettagliato nel contratto di locazione; in mancanza di una menzione espressa, si considerano compensate dal canone di locazione netto.

Per la budgetizzazione di uno spazio commerciale, è dunque necessario chiarire quattro punti: quali voci sono in generale trasferibili, come vengono calcolati i costi di riscaldamento per olio, gas, elettricità, teleriscaldamento e impianti di riscaldamento esternalizzati, quale sequenza di pagamenti comporta il tipo di conteggio e come si può controllare efficacemente un conteggio completo con visione delle pezze giustificative.

Basi legali e fonti importanti per il conteggio delle spese accessorie

Trasferibili o no: la distinzione decisiva

Possono essere fatturate solo le spese che sono legate all'uso della cosa locata (art. 257a cpv. 1 CO) e che il locatore sostiene effettivamente (art. 257b cpv. 1 CO). Da queste vanno separate le spese che derivano al proprietario dalla proprietà: manutenzione, riparazioni e amministrazione generale. Queste sono compensate dal canone di locazione netto e non possono essere fatturate come spese accessorie – i lavori di riparazione e manutenzione non rientrano nel conteggio delle spese accessorie.

Con un'espressa pattuizione contrattuale, sono trasferibili i tipici costi di esercizio come riscaldamento e acqua calda, acqua e acque reflue, tasse sui rifiuti, servizio di portineria, sgombero della neve, cura del giardino, elettricità per scale e lavanderia, nonché spese TV. Tra i costi di riscaldamento rientrano i combustibili, l'elettricità di esercizio per bruciatori e pompe, la pulizia della canna fumaria, i lavori di servizio, la revisione della cisterna, la misurazione dei consumi e i costi di conteggio; i lavori periodici come il servizio dello scaldacqua possono essere fatturati annualmente in proporzione.

Decisiva è la precisione del dettaglio: ogni voce deve essere designata in modo espresso e preciso, non sono sufficienti termini collettivi come «altre spese di esercizio». Nuove spese accessorie non sono valide senza una modifica del contratto di locazione. Se interviene una modifica contrattuale, questa va verificata prima della firma rispetto al proprio conteggio dei costi.

Costi di riscaldamento nel dettaglio: olio, gas, elettricità, teleriscaldamento e contracting

Il conteggio dei costi di riscaldamento si compone di diverse parti: costi del combustibile (ad es. olio da riscaldamento o gas), costi dell'elettricità per bruciatori e pompe, costi periodici del servizio del bruciatore, costi di revisione della cisterna, costi dello spazzacamino, costi di gestione dell'impianto di riscaldamento, lettura dei contatori di calore, costi di conteggio, nonché l'onere amministrativo direttamente attribuibile al riscaldamento e all'assicurazione dell'impianto. Per la preparazione dell'acqua calda si aggiungono i costi dell'acqua, i costi energetici per il riscaldamento, nonché la decalcificazione dello scaldacqua e delle tubature.

Il calcolo dipende dal vettore energetico. Per gas, elettricità o teleriscaldamento è semplice: le fatture del fornitore di energia – di solito un'unica fattura annuale – vengono trasferite nel conteggio dei costi di riscaldamento. Per l'olio, va indicato il giacimento iniziale nella cisterna, successivamente vengono sommati i singoli acquisti di olio e sottratto il giacimento finale alla fine del periodo di conteggio. Con prezzi dell'olio variabili, l'olio acquistato prima si considera consumato prima; sconti e agevolazioni di prezzo devono essere passati agli inquilini. Bisogna aspettarselo quando il locatore possiede o amministra diversi immobili e ordina di conseguenza grandi quantità.

Una tipica fonte di conflitto è l'impianto di riscaldamento esternalizzato (contracting): l'impianto appartiene a un terzo, il che risparmia al locatore i costi di investimento, ma i costi correnti risultano più alti. Il riscaldamento non viene più pagato tramite il canone di locazione netto, ma tramite le spese accessorie. Ciò presuppone che il contratto di locazione preveda questa voce di costo; per il teleriscaldamento, anche i costi di acquisizione e l'ammortamento dell'impianto possono essere fatturati dall'opera di teleriscaldamento. In un caso documentato da SRF «Kassensturz», nel contratto di locazione non si faceva alcun cenno al contracting e i pagamenti in acconto mensili sono passati da 250 a 450 franchi; la direttrice dell'Associazione inquilini di Zurigo ha criticato il fatto che il locatore non avesse informato sul contracting. Per gli inquilini commerciali ne consegue: chiarire per iscritto i rapporti di proprietà dell'impianto di riscaldamento e gli eventuali costi di contracting prima della conclusione del contratto.

Acconto, forfait o inclusivo: i tre tipi di conteggio

Con il pagamento in acconto, ogni mese viene pagato in anticipo un determinato importo; il locatore redige un conteggio delle spese accessorie almeno una volta all'anno e lo presenta all'inquilino (art. 4 cpv. 1 OLC). La legge non prescrive un termine entro il quale il conteggio deve essere redatto; il contratto di locazione può prevederlo, anche se si tratta piuttosto di una norma d'ordine. Se il locatore non redige alcun conteggio, lo si può far valere giudizialmente, se necessario. Se i pagamenti in acconto sono inferiori ai costi effettivi, il locatore può avanzare una richiesta di conguaglio; quanto pagato in eccesso deve essere rimborsato. Chi vuole attutire le fluttuazioni dei costi può chiedere al locatore un aumento volontario dei pagamenti in acconto.

Con il pagamento forfettario, l'inquilino paga un importo forfettario e non riceve alcun conteggio annuale – di conseguenza, non vi è alcun conguaglio. Questo offre una maggiore sicurezza di pianificazione, ma fa perdere lo strumento di controllo del conteggio: un onere effettivo inferiore non si ripercuote a favore dell'inquilino.

Se le spese accessorie non sono menzionate espressamente nel contratto di locazione, sono incluse nel canone di locazione (canone inclusivo). Se il contratto non si esprime sul tipo di conteggio, molti giuristi partono dal presupposto di pagamenti in acconto, poiché è il metodo più consueto; basandosi sulla regola dell'oscurità formulata dal Tribunale federale, si può tuttavia sostenere con buone ragioni anche la soluzione più favorevole per l'inquilino. In pratica, ciò significa: chi prende in locazione uno spazio commerciale con pagamenti in acconto stimati troppo bassi, si assume il rischio di conguaglio derivante dal primo conteggio annuale.

Chiave di ripartizione e locali sfitti: come si determina la quota di un'unità commerciale

Il locatore deve ripartire le spese accessorie tra tutte le parti secondo una chiave di ripartizione chiaramente comprensibile nell'edificio. Dal conteggio deve risultare come le spese accessorie totali vengono ripartite tra le singole parti locatarie, e le voci devono avere la stessa denominazione del contratto di locazione. Sono abituali la superficie, il consumo misurato o le unità di utilizzo; per gli spazi commerciali con un'intensità di utilizzo molto diversa, va verificato se la chiave scelta si adatta al proprio utilizzo. Spesso viene fatturata inoltre una percentuale per i costi di amministrazione – di questa è trasferibile solo l'onere amministrativo direttamente attribuibile, non l'amministrazione generale.

Devono essere indicati sia i costi totali dell'immobile sia la quota che ricade sulla propria unità. Solo così si può valutare se un'alta quota di costi di riscaldamento deriva dal proprio consumo, dalla superficie o dalla situazione dell'immobile nel suo complesso.

In caso di locali sfitti, il locatore si fa carico delle spese accessorie in proporzione; per i costi di riscaldamento valgono regolamentazioni specifiche. La quota di un'unità sfitto non può essere scaricata sulle restanti parti locatarie. Per gli spazi commerciali con frequenti cambi di inquilino, vale la pena ricalcolare miratamente questo punto nel conteggio.

Verificare il conteggio: visione delle pezze giustificative, termini e procedura in caso di contestazione

L'inquilino ha il diritto di verificare le pezze giustificative del conteggio delle spese accessorie (art. 257b CO, art. 8 OLC). Il locatore può in linea di principio esigere la visione presso il proprio domicilio o sede commerciale – tuttavia, solo se questo luogo si trova nelle vicinanze del proprio. Se l'amministrazione è lontana, le pezze giustificative devono essere inviate o la visione deve essere resa possibile nelle vicinanze.

Un conteggio è verificabile solo se le singole voci sono dettagliate e hanno la stessa denominazione del contratto di locazione; denominazioni divergenti lo rendono difficile da comprendere. Per l'energia termica, va inoltre controllato se le fatture di gas, elettricità o teleriscaldamento sono state recepite correttamente e se, per l'olio, sono stati considerati il giacimento iniziale e finale nonché gli eventuali sconti.

Per il controllo continuo vale: confrontare il nuovo conteggio con quello dell'anno precedente, mettere in discussione le voci di nuova comparsa – le nuove spese accessorie non sono valide senza modifica del contratto di locazione – e, in caso di modifica contrattuale non condivisa, utilizzare il termine legale di impugnazione. Con l'aumento dei costi energetici e di riscaldamento, la via passa per un conteggio dettagliato e la visione delle pezze giustificative; in caso di controversia, ci si rivolge all'autorità di conciliazione.

Centrale è il flusso dei pagamenti: il pagamento non può essere semplicemente rifiutato, altrimenti l'inquilino rischia la disdetta per mora di pagamento. Le voci contestate vanno pertanto pagate – eventualmente con riserva – e successivamente fatte valere nella procedura di impugnazione o di conciliazione.

Lista di controllo per il contratto di locazione commerciale

Elencolare singolarmente e in dettaglio le voci delle spese accessorie: riscaldamento, acqua calda, acqua e acque reflue, rifiuti, portineria, sgombero della neve, cura del giardino, elettricità per scale e lavanderia. Non accettare termini collettivi come «altre spese di esercizio».

Fissare per iscritto il tipo di conteggio e l'importo: pagamento in acconto con conteggio almeno annuale e rischio di conguaglio o rimborso, oppure forfait senza conteggio annuale e senza conguaglio. Concordare inoltre un termine per la redazione del conteggio, poiché la legge non ne prevede alcuno.

Affrontare il tema dell'impianto di riscaldamento: chiarire il proprietario dell'impianto e menzionare espressamente un eventuale contracting nel contratto, includendo la questione se i costi di acquisizione o di ammortamento vengono fatturati tramite le spese accessorie. Allineare i pagamenti in acconto ai costi effettivi previsti.

Regolare la chiave di ripartizione: fissare la chiave (superficie, consumo, unità di utilizzo) nonché l'indicazione dei costi totali e della propria quota; le denominazioni devono corrispondere a quelle del conteggio.

Garantire la separazione dei costi: escludere espressamente dalle spese accessorie manutenzione, riparazioni e amministrazione generale e, per i costi di amministrazione, ammettere solo l'onere direttamente attribuibile.

Budget e controllo: prevedere una riserva per i costi di riscaldamento fluttuanti, esigere il conteggio dell'anno precedente come base di confronto e prevedere nel contratto la visione delle pezze giustificative in un luogo ragionevole.