Documenter et signaler les défauts lors de la restitution de locaux commerciaux

Ce qui constitue un défaut lors de la restitution de locaux commerciaux

Lors de la restitution, c'est la distinction entre usure normale et usure excessive qui détermine quels points du procès-verbal de reprise seront à votre charge. Vous devez réparer ou indemniser l'usure excessive, tandis que l'usure normale n'est pas considérée comme un dommage. Seuls les coûts correspondant à la valeur actuelle doivent être pris en charge, et non l'intégralité des frais de réparation.

La distinction n'est pas toujours aisée. L'Asloca formule la règle empirique ainsi : lorsque l'on doit se dire « il m'est arrivé un petit accident », il s'agit d'une usure excessive. Qualifier un type d'utilisation spécifique ou un dommage concret d'usure normale ou excessive ne peut se faire de manière générale, mais uniquement au cas par cas.

L'état des locaux lors de la restitution reste déterminant : les locaux doivent être rendus en bon état, c'est-à-dire nettoyés et avec les dommages réparés, au-delà de la simple usure normale.

Usure normale ou excessive – critères de distinction

Préparer la restitution

Avant l'état des lieux, rassemblez tous les documents pertinents, en particulier le bail et les précédents procès-verbaux, afin d'éviter tout malentendu sur l'état initial. Pour les locaux commerciaux, ajoutez-y le registre des clés, les listes d'inventaire, les accords concernant les aménagements et les obligations de démolition, ainsi que la correspondance relative aux précédentes transformations. Le bail atteste de l'équipement présent à l'entrée dans les lieux et de ce que vous avez modifié.

Remettez les locaux en bon état : nettoyez-les et réparez tous les dommages qui dépassent l'usure normale. Si les dommages évidents sont réparés avant l'état des lieux, cela réduit le nombre de points de litige lors de la remise. Conservez les factures et justificatifs de ces travaux pour pouvoir prouver dans le procès-verbal ce qui a déjà été fait.

Convenez de la date de restitution avec le bailleur en temps utile et clarifiez qui participera à l'état des lieux – la régie, le concierge ou le représentant du propriétaire – et qui rédigera le procès-verbal. Plus la date est fixée tôt, plus vous aurez de temps pour faire appel à un expert si nécessaire.

État des lieux contradictoire et procès-verbal de reprise

Lors de l'état des lieux, les deux parties inspectent les locaux ensemble, discutent immédiatement des défauts et des points flous et les consignent dans le procès-verbal. C'est le bailleur qui le remplit : on y note les dégradations et les défauts, et on y détermine quels dommages le locataire sortant doit payer. Le procès-verbal de reprise est le moyen le plus couramment utilisé pour documenter l'état des lieux lors de la remise ; des modèles sont disponibles auprès de l'association des propriétaires fonciers ou de l'Asloca.

Aucune des parties n'a le droit d'exiger un état des lieux contradictoire. Si le bailleur refuse la remise conjointe, les clés peuvent être retournées par courrier recommandé après annonce préalable ; juridiquement, cela vaut également remise. Vous n'êtes donc pas dépendant d'une date commune, mais vous devez vous assurer que les clés sont envoyées de manière prouvée à la bonne adresse.

Les locaux doivent être rendus au plus tard le dernier jour de la durée du bail, pendant les heures d'ouverture. De nombreux baux autorisent la remise jusqu'à midi le jour suivant, par exemple le 1er avril à 12h00 en cas de résiliation pour fin mars. Si la date de remise tombe un dimanche ou un jour férié, elle est reportée au prochain jour ouvrable ; selon l'opinion répandue, cela s'applique aussi aux samedis. Convenez néanmoins de la date en temps utile avec le bailleur.

Le bailleur ne peut signaler les défauts qu'au plus tôt lors de la restitution ; ils doivent alors être immédiatement communiqués au locataire. Si personne ne se présente à l'état des lieux ou si le bailleur refuse la remise conjointe, documentez vous-même l'état des lieux – avec des photos datées et votre propre liste de défauts – et retournez les clés par recommandé.

Consigner les défauts dans le procès-verbal et la liste de défauts

Chaque point du procès-verbal nécessite trois indications : le type de dommage, le lieu (pièce, élément de construction, surface) et l'ampleur. Dans la mesure du possible, complétez par la cause, la date d'apparition et des photos datées. L'imputation est tout aussi importante : notez pour chaque point s'il est qualifié d'usure normale ou excessive et qui, selon les parties, doit le payer – c'est précisément cette constatation que consigne le procès-verbal.

Les points qui ne peuvent pas être évalués de manière définitive lors de l'état des lieux doivent être expressément inscrits comme ouverts dans le procès-verbal : défauts cachés derrière des aménagements, points sans devis ou dommages dont la cause est contestée. Des formulations telles que « évalué, prise en charge des coûts en suspens » ou « sous réserve » évitent que vous ne vous sentiez plus tard lié par une estimation que vous ne partagez pas.

Complétez le procès-verbal par votre propre liste de défauts : notez-y toutes les constatations au préalable et insistez pour que les points manquants dans le procès-verbal du bailleur y soient ajoutés. L'Asloca met à disposition un procès-verbal de reprise d'appartement et une liste de défauts en téléchargement.

Signaler les défauts et respecter les délais

Les défauts constatés par le bailleur lors de la restitution doivent lui être immédiatement signalés au locataire. Les défauts découverts seulement après la restitution doivent être signalés dans un délai de deux à trois jours. Attendez-vous donc encore à des signalements tardifs pendant quelques jours après la remise et formulez d'éventuelles réserves déjà dans le procès-verbal.

Le locataire peut également signaler ses propres constatations, par exemple des défauts qui ne deviennent visibles qu'après le déménagement, ou des points qui ont été mal imputés dans le procès-verbal. Ces signalements doivent être consignés par écrit, avec la date, l'endroit concerné et la référence au procès-verbal. Si certains points sont contestés, ne signez le procès-verbal que sous réserve expresse, ou refusez de le signer et consignez votre point de vue par écrit.

Lors d'un signalement tardif, vérifiez deux choses : si le dommage était déjà présent lors de la remise et mentionné dans le procès-verbal, et s'il va au-delà de l'usure normale. Si ces deux conditions ne sont pas remplies, l'obligation d'en assumer les frais est généralement levée.

Vérifier et signer le procès-verbal

Lisez le procès-verbal attentivement et ne le signez que si vous êtes d'accord – il n'y a aucune obligation de signer. Prenez le temps de le relire, comparez les différents points avec vos propres photos et notes, et ne vous laissez pas presser de signer.

En signant, vous reconnaissez les dommages consignés et devez les payer. Une signature sans vérification peut donc coûter plus cher qu'une question ouverte lors de l'état des lieux. Si vous souhaitez contester certains points, ne signez qu'avec une réserve expresse ou refusez de signer et consignez votre point de vue par écrit.

Faites-vous confirmer par écrit la remise des clés par le bailleur, même s'il renonce à un procès-verbal. La confirmation doit indiquer la date, le nombre et le type de clés remises, ainsi que le destinataire. Vous avez ainsi la preuve de quand et dans quelle mesure la restitution a eu lieu.

Après la restitution : signalements tardifs et soutien

Après la restitution, le bailleur peut signaler les défauts découverts ultérieurement dans un délai de deux à trois jours. Répondez par écrit et vérifiez si le dommage était déjà identifiable lors de la remise et s'il est qualifié d'usure excessive. Faites référence à votre procès-verbal, à vos photos et aux réserves formulées lors de la remise.

Après la restitution, conservez ensemble le procès-verbal, la confirmation écrite de remise des clés, les photos, les justificatifs des travaux de nettoyage et de réparation, ainsi que la liste de défauts. Ces documents constituent la base si l'on discute plus tard d'un signalement tardif ou de la prise en charge de certains points.

En cas de doute, les expertes et experts en logement de l'Asloca sont là pour vous soutenir ; contactez-les tôt si vous souhaitez bénéficier de ce service. Des modèles de procès-verbaux et des listes de contrôle sont disponibles auprès de l'association des propriétaires fonciers et de l'Asloca et servent de base à votre propre documentation.

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