Établir un procès-verbal de remise pour les locaux commerciaux : contenu et force probante

Quand et pourquoi un procès-verbal de remise pour les locaux commerciaux est-il judicieux

Le procès-verbal de remise n'est pas imposé par la loi, mais il est vivement recommandé dans la pratique. Il permet de clarifier l'état des lieux et sert de moyen de preuve en cas de litige ultérieur sur l'état du bien. Sans procès-verbal, il est presque impossible de prouver quels défauts étaient déjà présents lors de la remise. Dans le cadre d'un bail, ces procès-verbaux ont un poids encore plus important que lors d'une vente, car ils documentent l'état des lieux à l'entrée et à la sortie.

Pour les locaux commerciaux, une seconde raison s'ajoute : le CO régit le bail aux art. 253 et suivants et traite notamment des défauts des locaux commerciaux et de la restitution de la chose louée. Celui qui prend possession de locaux commerciaux consigne donc déjà leur état lors de l'entrée dans les lieux. Lors de la restitution, il est alors possible de prouver quels défauts ou quelles usures existaient déjà à l'entrée et lesquels sont survenus pendant la durée du bail.

Préparer la remise : date, participants et moyens auxiliaires

La date et l'heure du rendez-vous sont consignées dans le procès-verbal, tout comme les noms de tous les participants. Il est judicieux de fixer un moment où le preneur et le bailleur sont tous deux présents, et de prévoir une durée suffisante pour inspecter chaque pièce. Les rendez-vous trop courts ont généralement pour conséquence que les caves, les locaux techniques et les espaces extérieurs sont négligés.

Parmi les moyens auxiliaires, on utilise une liste de contrôle comprenant toutes les pièces et installations, un appareil photo ou un smartphone pour les clichés, y compris ceux des compteurs, ainsi qu'un mètre ruban pour mesurer les dommages et les dimensions des ouvertures. L'inspection suit l'ordre de la liste de contrôle afin qu'aucune pièce ni aucune installation ne soit oubliée. Les index des compteurs sont relevés directement lors de la visite et non retranscrits de mémoire.

Contenu : données de base, index des compteurs et clés

Le procès-verbal commence par les données de base : adresse de l'objet loué, date et heure de la remise, ainsi que les noms de tous les participants. On y ajoute la référence au contrat de bail – date du contrat ou numéro de contrat – afin que le procès-verbal puisse être attribué sans équivoque à la relation de bail.

Les index des compteurs d'électricité, de gaz, d'eau et de chauffage sont également relevés. Pour les clés, chaque type est listé individuellement – clés de la porte d'entrée, clés de l'appartement, clés de la boîte aux lettres, clés de la cave et, le cas échéant, télécommandes du portail du garage – et le nombre de chaque clé est documenté avec précision. Il en va de même pour les autres accessoires remis, tels que les badges d'accès ou les documents : le type et le nombre d'unités doivent figurer dans le procès-verbal, et non pas seulement la mention que des clés ont été remises.

Données importantes dans le procès-verbal de remise

Contenu : état des locaux et des installations techniques

Chaque pièce est listée individuellement avec sa désignation et son usage, suivies des sols, des murs et des plafonds, ainsi que des fenêtres et des portes. La description doit être concrète et non évaluative : on n'écrit pas « en bon état », mais par exemple « parquet avec rayures dans l'entrée, joint de fenêtre gauche poreux ». Chaque pièce doit être accompagnée de photos montrant l'état décrit.

Pour les installations techniques, on relève les équipements sanitaires et de cuisine, les installations électriques, ainsi que le chauffage et la ventilation. Il est opportun de vérifier leur fonctionnement lors de la visite et d'en noter le résultat : ouvrir le robinet, tester l'éclairage et les prises, mettre en marche le chauffage et la ventilation, inspecter la distribution électrique. Toutes les installations sont désignées par leur emplacement dans l'objet, afin qu'une mention puisse être retrouvée ultérieurement sans avoir à poser de questions.

Conserver les défauts et les dommages de manière probante

Les défauts, usures et dommages déjà présents sont consignés à l'aide de trois indications : le lieu (pièce et élément de construction), le type (par exemple rayure, fissure, trace d'humidité, poignée de porte défectueuse) et la photo. Il a été prouvé qu'il est judicieux de prendre, pour chaque défaut, une vue d'ensemble montrant le lieu et une vue de détail. Les photos sont jointes au procès-verbal afin qu'elles ne finissent pas comme une simple collection d'images en vrac.

Il est utile de faire la distinction entre l'usure normale due à l'âge et le dommage proprement dit, ainsi que de mentionner quels défauts sont laissés en l'état lors de la remise et ne sont pas réparés. Sans mention dans le procès-verbal, il est difficile de prouver ultérieurement qu'un défaut existait déjà lors de la remise ; c'est précisément pour cette raison qu'il est complexe de faire valoir ou de contester des défauts antérieurs sans documentation écrite.

Force probante : ce que le procès-verbal apporte en cas de litige

Un procès-verbal établi avec soin sert de moyen de preuve si des divergences sur l'état des lieux surviennent ultérieurement, et protège les deux parties : celui qui souhaite faire valoir un défaut plus tard peut prouver qu'il était déjà présent lors de la remise ; celui qui ne veut pas assumer la responsabilité d'un dommage survenu après coup peut se référer à l'état documenté. La force probante dépend entièrement de la traçabilité des indications – date, désignation précise du lieu, description concrète, photos et signatures.

Les limites résident dans la forme : le procès-verbal n'est pas un document imposé par la loi, et des mentions vagues comme « locaux ok » ou des signatures manquantes le dévalorisent en cas de litige. Il ne remplace pas non plus un contrôle conjoint ultérieur lors de la restitution ; les allégations a posteriori qui contredisent l'état consigné dans le procès-verbal sont difficilement défendables sans preuves complémentaires.

Signature, copies et conservation

À la fin de la visite, les deux parties signent le procès-verbal et chaque partie en reçoit un exemplaire. Les photos et les annexes – photos des compteurs, récépissé des clés, plans – sont jointes au procès-verbal et conservées avec lui, afin que la documentation constitue un tout cohérent.

Les compléments ou corrections ultérieurs sont confirmés par tous les participants, généralement par la date et les initiales à côté de la modification. Les accords verbaux conclus lors de la visite doivent figurer dans le procès-verbal avant la signature ; par la suite, ils ne peuvent être ajoutés qu'avec l'accord de toutes les parties.