Frais accessoires dans les locaux commerciaux : admissibilité, décompte et justificatifs

Frais accessoires dans les locaux commerciaux : ce qui fait partie du loyer brut

Le loyer brut est le montant réellement dû mensuellement. Il se compose du loyer net et des frais accessoires. Pour les surfaces commerciales, la part des frais accessoires dans le coût total de la location peut être significative. Intégrez-la dès le départ dans votre budget et ne comparez pas uniquement le loyer net.

Les bases légales sont le Code des obligations suisse (CO), notamment les art. 257a et 257b, ainsi que l’Ordonnance sur le louage et l’affermage de locaux d’habitation et de locaux professionnels (OLAP). Selon l’art. 257b al. 1 CO, les frais accessoires correspondent aux dépenses effectives du bailleur pour des prestations liées à l’usage de la chose louée. Seuls les coûts en lien avec l’usage de la chose louée (art. 257a al. 1 CO) et effectivement supportés par le bailleur peuvent être refacturés.

La convention contractuelle est déterminante. Les frais accessoires ne sont dus que s’ils ont été convenus de manière spécifique et détaillée ; des formulations générales ne suffisent pas. En l’absence de mention expresse, le poste est considéré comme inclus dans le loyer net.

Ces principes s’appliquent indistinctement aux locaux d’habitation et aux locaux professionnels. Pour ces derniers, la prise en charge des frais accessoires par les locataires est aujourd’hui la norme.

En pratique, il convient de distinguer trois catégories. Premièrement, les frais accessoires imputables : les dépenses effectives liées à l’usage de la chose. Deuxièmement, les coûts liés à la propriété de l’immeuble – entretien, réparations et administration générale.

Ces coûts sont couverts par le loyer net et ne peuvent pas être facturés comme frais accessoires. Troisièmement, les purs coûts de consommation, qui surviennent directement chez les locataires et sont supportés par eux de manière autonome, comme le téléphone, la consommation de gaz ou les taxes pour les sacs à ordures.

Bases légales importantes et interlocuteurs

Postes imputables et cas litigieux typiques

Parmi les frais accessoires typiquement imputables figurent – si convenus contractuellement – les frais de chauffage et d’eau chaude. Cela inclut les combustibles comme le mazout ou le gaz, l’électricité pour les brûleurs et les pompes, l’entretien périodique des brûleurs, la révision des citernes, les frais de ramonage, la relève des compteurs de chaleur, les frais administratifs liés au chauffage et l’assurance de l’installation de chauffage.

Pour l’eau chaude, les coûts de l’eau pour les douches et la cuisine s’ajoutent aux frais énergétiques de production d’eau chaude, au détartrage du boiler et des conduites, ainsi qu’à l’entretien du boiler, requis tous les trois à cinq ans.

Sont également souvent répercutés la conciergerie, le déneigement, l’entretien des jardins, les taxes d’enlèvement des ordures, l’eau et les eaux usées, l’électricité dans les cages d’escalier et les buanderies, ainsi que la redevance TV. Au titre des frais d’exploitation entrent aussi en ligne de compte la machine à laver, le nettoyage des cages d’escalier et les taxes pour le raccordement câble et les antennes collectives. Des frais administratifs directement attribuables peuvent aussi être imputables.

La délimitation n’est pas toujours claire. Dans le jardin, la tonte de la pelouse, le désherbage et la taille des arbustes et haies sont considérés comme des frais d’exploitation. Des travaux plus importants comme l’abattage d’arbres, les nouvelles plantations ou la réaménagement du jardin relèvent de l’entretien.

Pour une installation d’ascenseur, les contrôles périodiques et les petits travaux de maintenance peuvent être imputés comme frais d’exploitation ; les réparations majeures relèvent de l’entretien. Ne sont clairement pas imputables, par exemple, le nettoyage de la façade du bâtiment ou le remplacement d’anciens appareils de cuisine.

Ne sont pas admis, notamment, les « autres frais d’exploitation » ainsi que les travaux de réparation et d’entretien ; ils n’ont pas leur place dans le décompte. Les frais d’entretien, de réparation et d’administration générale doivent impérativement être supportés par les bailleurs en contrepartie du loyer.

L’Association suisse des locataires souligne que, dans la pratique, un pourcentage pour les frais administratifs est souvent facturé – un poste à examiner avec critique. Pour certains postes, la classification reste controversée.

L’Association suisse des locataires compte l’eau et les eaux usées parmi les frais accessoires typiques. Un guide juridique défend toutefois l’avis selon lequel les taxes d’évacuation des eaux usées et d’assainissement surviennent indépendamment de l’usage de la chose et ne peuvent donc pas être répercutées comme frais accessoires.

Les primes d’assurance bâtiment ne sont pas des frais accessoires, tandis que l’assurance de l’installation de chauffage peut l’être. De tels postes doivent être évalués au cas par cas, en tenant compte de la clause contractuelle concrète.

Frais accessoires imputables vs non imputables dans les locaux commerciaux

Convention contractuelle : détaillée plutôt que forfaitaire

Chaque poste de frais accessoires doit figurer explicitement dans le contrat ; c’est la seule façon d’assurer qu’il a été convenu de manière spécifique et détaillée. Des formules générales comme une simple référence aux « frais accessoires selon convention » ne suffisent pas. Tout ce qui n’est pas expressément mentionné est considéré comme inclus dans le loyer net.

Dans le système des acomptes, un montant est payé mensuellement à l’avance ; le bailleur établit un décompte détaillé une fois par an. Si les coûts réels dépassent les acomptes, un appel de fonds résulte ; si les acomptes sont trop élevés, la différence doit être remboursée. Sur demande, il est possible de solliciter auprès du bailleur une augmentation volontaire des acomptes.

Dans le système du forfait, un montant fixe est dû ; aucun décompte annuel n’a lieu. Ni supplément ni remboursement n’interviennent si les coûts réels sont inférieurs. Si les frais accessoires sont « inclus », cela signifie que les frais accessoires non expressément mentionnés sont compris dans le loyer.

De nouveaux frais accessoires ne sont pas valables sans modification du contrat de bail. Si les locataires commerciaux reçoivent une modification contractuelle, un examen attentif s’impose ; celui qui n’est pas d’accord peut contester la modification. Avec le forfait, l’absence de décompte annuel supprime la possibilité de contrôler les dépenses effectives – ce point doit faire l’objet des négociations contractuelles.

Vérification compréhensible du décompte et des clés de répartition

En cas de paiement d’acomptes, le bailleur doit établir au moins une fois par an un décompte des frais accessoires et le présenter aux locataires (art. 4 al. 1 OLAP). Il n’existe pas de délai légal pour l’établissement ; un délai contractuel doit plutôt être compris comme une règle d’ordre. Si le bailleur ne s’acquitte pas de son obligation, le décompte peut, si nécessaire, être imposé judiciairement.

Sur le fond, seuls les coûts liés à l’usage de la chose louée (art. 257a al. 1 CO) et effectivement supportés par le bailleur peuvent être facturés. Les frais accessoires doivent être répartis entre toutes les parties de l’immeuble selon une clé de répartition clairement compréhensible.

Pour les immeubles commerciaux, des points de contrôle concrets se dégagent. Les montants facturés correspondent-ils aux dépenses effectives ? Existe-t-il un lien entre chaque poste et l’usage de sa propre surface ?

La clé de répartition est-elle appropriée et calculable – par exemple selon la surface ou selon la consommation mesurée – et les valeurs de consommation de sa propre unité sont-elles indiquées séparément ? Seuls les postes expressément convenus dans le contrat sont-ils facturés ?

Deux configurations exigent une attention particulière. Pour le chauffage à distance, les coûts d’acquisition ainsi que l’amortissement de l’installation par l’usine de chauffage à distance (contracting) peuvent être imputables – exclusivement dans ce cas.

Dans le cadre d’une communauté de consommation propre (CCP), entrent en ligne de compte les coûts pour l’approvisionnement en électricité depuis le réseau de distribution, les coûts de l’électricité autoproduite, l’amortisation, le mesurage, la mise à disposition des données ainsi que les frais administratifs et de décompte. Dans les deux cas, la règle est la suivante : seul ce qui est prévu contractuellement peut être facturé.

La comparaison avec le décompte de l’année précédente a fait ses preuves. Si certains postes divergent significativement, il vaut la peine de poser des questions avant de payer.

Déroulement du décompte annuel des frais accessoires

Consultation des justificatifs et réaction face à des décomptes incompréhensibles

Les locataires commerciaux peuvent exiger un décompte détaillé des frais accessoires et consulter les justificatifs. L’Association suisse des locataires ainsi que d’autres fournisseurs d’informations sur le droit du bail mettent à disposition des modèles de lettres à cet effet, par exemple pour la consultation des justificatifs ou pour l’augmentation volontaire des acomptes.

Chaque nouveau décompte doit être comparé avec celui de l’année précédente et vérifié quant à sa plausibilité. En cas de divergences, il faut réagir par écrit : avec une contestation motivée et, si nécessaire, avec la demande de consultation des justificatifs et d’explication de la clé de répartition. En pratique, il est judicieux de payer la partie incontestée et de ne contester expressément et par écrit que les postes litigieux.

La prudence est de mise en cas de simple non-paiement : celui qui cesse simplement de payer risque un congé pour retard de paiement. Plus efficaces sont la vérification du décompte, la contestation écrite, une consultation en droit du bail ainsi que – si le bailleur ne s’acquitte pas de son obligation de décompte – l’imposition judiciaire de cette obligation. Pour une première évaluation, l’Association suisse des locataires propose une hotline droit du bail (téléphone 0900 900 800, CHF 4.40/min., lu 9–15 h, ma–ve 9–12 h 30).

Si les parties ne parviennent pas à un accord, la voie via l’autorité de conciliation et, si nécessaire, via le tribunal reste ouverte. Comme ces procédures engendrent du temps et des coûts, une documentation complète s’impose : contrat, tous les décomptes, justificatifs de paiement et la correspondance écrite.

Liste de contrôle pour les locataires commerciaux

Avant la signature du contrat : Faites lister chaque poste de frais accessoires individuellement. Vérifiez s’il est réellement lié à l’usage de la surface commerciale et non attribuable à l’entretien, aux réparations ou à l’administration générale. Les coûts non expressément mentionnés sont considérés comme inclus dans le loyer net.

Clarifiez le modèle de décompte : acomptes, forfait ou loyer tout compris ? Avec les acomptes, un décompte annuel avec appel de fonds ou remboursement et une consultation des justificatifs sont possibles ; avec un forfait, le décompte annuel n’a pas lieu, ce qui rend impossible le contrôle des coûts effectifs. Comparez les variantes aussi dans votre budgétisation – le loyer brut composé du loyer net et des frais accessoires est déterminant.

Fixez les responsabilités pour les coûts de consommation. Clarifiez quels coûts les locataires supportent directement et de manière autonome – comme le téléphone, la consommation de gaz ou les taxes pour les sacs à ordures – et lesquels sont décomptés via les frais accessoires.

Réglementez par écrit le décompte et la clé de répartition : le rythme de décompte, le droit de consultation des justificatifs et la clé de répartition appliquée doivent figurer dans le contrat. De nouveaux frais accessoires ne sont pas valables sans modification du contrat de bail ; n’acceptez donc les modifications contractuelles qu’en toute connaissance de cause et contestez-les en cas de désaccord.

Après la signature du contrat : Contrôlez l’évolution des coûts annuellement, comparez chaque décompte avec celui de l’année précédente et exigez les justificatifs. En cas de divergences, réagissez par écrit et dans les délais – mais continuez à payer la partie incontestée.