Spese accessorie nei locali commerciali: ammissibilità, conteggio e giustificativi

Spese accessorie nei locali commerciali: cosa rientra nel canone lordo

Il canone lordo è l'importo effettivamente dovuto ogni mese. Esso si compone dell'affitto netto e delle spese accessorie. Nelle superfici commerciali, la quota di spese accessorie sul costo totale dell'affitto può essere significativa. Inseritela nel budget fin dall'inizio e non confrontate solo l'affitto netto.

Le basi giuridiche sono il Codice delle obbligazioni svizzero (CO), in particolare gli art. 257a e 257b, nonché l'Ordinanza sulla locazione e l'affitto di locali ad uso abitativo e commerciale (OLCF). Secondo l'art. 257a cpv. 1 CO, le spese accessorie sono le effettive uscite sostenute dal locatore per prestazioni connesse all'uso della cosa locata. Possono essere addebitati solo i costi legati all'uso dell'oggetto locato (art. 257a cpv. 1 CO) che siano effettivamente sorti presso il locatore.

Determinante è quanto concordato contrattualmente. Le spese accessorie sono dovute solo se sono state pattuite in modo specifico e dettagliato; formulazioni generiche non sono sufficienti. In mancanza di una menzione esplicita, la voce si considera inclusa nel canone di affitto netto.

I principi valgono allo stesso modo per i locali abitativi e commerciali. Per i locali commerciali, oggi è prassi standard che i conduttori si facciano carico delle spese accessorie.

Nella pratica occorre distinguere tre categorie. In primo luogo, le spese accessorie ripartibili: effettive uscite legate all'uso della cosa. In secondo luogo, vi sono i costi derivanti dalla proprietà dell'immobile – manutenzione, riparazioni e gestione amministrativa generale.

Questi costi sono compensati con il canone di affitto netto e non possono essere addebitati come spese accessorie. In terzo luogo, vi sono i puri costi di consumo, che sorgono direttamente presso i conduttori e sono da loro sostenuti autonomamente, come il telefono, il consumo di gas o le tasse per i sacchi dei rifiuti.

Voci ripartibili e tipici casi di controversia

Tra le tipiche spese accessorie ripartibili rientrano – se pattuite contrattualmente – i costi di riscaldamento e acqua calda. Vi rientrano combustibili come olio da riscaldamento o gas, elettricità per bruciatori e pompe, la manutenzione periodica del bruciatore, le revisioni del serbatoio, i costi dello spazzacamino, la lettura dei contatori del calore, le spese amministrative legate al riscaldamento e l'assicurazione dell'impianto di riscaldamento.

Per l'acqua calda si applicano i costi idrici per docce e cucina. Si aggiungono i costi energetici per il riscaldamento dell'acqua, la decalcificazione di boiler e tubature, nonché la manutenzione del boiler, dovuta ogni tre-cinque anni.

Vengono spesso ripartite anche la custodia dell'edificio, lo sgombero della neve, la cura del giardino, le tasse sui rifiuti, acqua e acque reflue, elettricità nelle scale e nella lavanderia, nonché il canone RSI/SRG. Come costi di esercizio rientrano inoltre la lavatrice, la pulizia delle scale e le tariffe per l'allacciamento via cavo e le antenne collettive. Anche un onere amministrativo direttamente attribuibile può essere ripartibile.

La demarcazione non è sempre chiara. In giardino, il taglio dell'erba, la diserbatura e la potatura di arbusti e siepi sono considerati costi di esercizio. Lavori più consistenti come l'abbattimento di alberi, nuove piantumazioni o la ristrutturazione del giardino sono costi di manutenzione.

Per un impianto ascensore, i controlli periodici e le piccole manutenzioni possono essere imputati come costi di esercizio; le riparazioni maggiori rientrano nella manutenzione. Non sono assolutamente ripartibili, ad esempio, la pulizia della facciata dell'edificio o la sostituzione di vecchi elettrodomestici da cucina.

Non sono ammissibili, in particolare, le «altre spese di esercizio» nonché i lavori di riparazione e manutenzione; essi non devono figurare nel conteggio. I costi di manutenzione, riparazione e gestione amministrativa generale devono essere sostenuti obbligatoriamente dai locatori come controprestazione per il canone di locazione.

L'Associazione degli inquilini e delle inquilinie segnala che nella pratica viene spesso addebitata una percentuale per i costi amministrativi – una voce da verificare con spirito critico. Per singole voci, la classificazione rimane controversa.

L'Associazione degli inquilini e delle inquilinie annovera acqua e acque reflue tra le tipiche spese accessorie. Una guida legale sostiene invece l'opinione che le tariffe per le acque reflue e la fognatura sorgano indipendentemente dall'uso della cosa e pertanto non possano essere trasferite come spese accessorie.

I premi per l'assicurazione dell'edificio non sono spese accessorie, mentre l'assicurazione dell'impianto di riscaldamento può esserlo. Tali voci vanno valutate caso per caso, alla luce della specifica clausola contrattuale.

Pattuizione contrattuale: dettagliata anziché forfettaria

Ogni singola voce di spesa accessoria deve essere espressamente indicata nel contratto; solo così essa è pattuita in modo specifico e dettagliato. Formule generali come un mero rinvio alle «spese accessorie secondo accordo» non sono sufficienti. Tutto ciò che non è espressamente menzionato si considera incluso nel canone di affitto netto.

Con il pagamento a conto, viene versato mensilmente un importo anticipato; il locatore redige un conteggio dettagliato una volta all'anno. Se i costi effettivi superano i pagamenti a conto, ne risulta una richiesta di integrazione; se gli importi a conto sono troppo elevati, la differenza va rimborsata. Su richiesta, è possibile chiedere al locatore un aumento volontario dei pagamenti a conto.

Con il pagamento forfettario è dovuto un importo fisso; non vi è alcun conteggio annuale. Non vi è né un pagamento supplementare né un rimborso se i costi effettivi sono inferiori. Se le spese accessorie sono «incluse», vale quanto segue: le spese accessorie non espressamente menzionate sono incluse nel canone di locazione.

Nuove spese accessorie non sono valide senza una modifica del contratto di locazione. Se i conduttori commerciali ricevono una proposta di modifica contrattuale, vale la pena esaminarla attentamente; chi non è d'accordo può opporsi alla modifica. Nel caso del forfait manca un conteggio annuale; ciò elimina la possibilità di controllare le effettive uscite – questo punto deve far parte dei negoziati contrattuali.

Conteggio e chiave di ripartizione: verifica comprensibile

In caso di pagamenti a conto, il locatore deve redigere almeno annualmente un conteggio delle spese accessorie e presentarlo ai conduttori (art. 4 cpv. 1 OLCF). Non esiste un termine legale per la redazione; un termine contrattuale va inteso piuttosto come norma d'ordine. Se il locatore non adempie affatto al suo obbligo, il conteggio può essere fatto valere giudizialmente se necessario.

Sul piano contenutistico, possono essere addebitati solo i costi legati all'uso della cosa locata (art. 257a cpv. 1 CO) e effettivamente sorti presso il locatore. Le spese accessorie vanno ripartite tra tutte le parti nell'edificio secondo una chiave di ripartizione chiaramente comprensibile.

Per gli immobili commerciali emergono punti di controllo concreti. Gli importi addebitati corrispondono alle effettive uscite? Esiste un nesso tra ogni voce e l'uso della propria superficie?

La chiave di ripartizione è appropriata e calcolabilmente comprensibile – ad esempio per superficie o per consumo misurato – e i valori di consumo della propria unità sono indicati separatamente? Vengono addebitate solo voci espressamente pattuite nel contratto?

Due configurazioni richiedono particolare attenzione. Nel caso del teleriscaldamento, esclusivamente in questo caso, i costi di acquisizione e l'ammortamento dell'impianto da parte dell'opera di teleriscaldamento (contracting) possono essere ripartibili.

Nel caso della comunità di consumo proprio (CCP), rientrano i costi per il prelievo di elettricità dalla rete di distribuzione, i costi dell'elettricità autoprodotta, l'ammortamento, la misurazione, la messa a disposizione dei dati, nonché i costi amministrativi e di conteggio. In entrambi i casi vale: può essere addebitato solo quanto previsto contrattualmente.

Si è rivelato utile il confronto con il conteggio dell'anno precedente. Se singole voci divergono significativamente, vale la pena chiedere chiarimenti prima di effettuare il pagamento.

Visione dei giustificativi e reazione a conteggi incomprensibili

I conduttori commerciali possono esigere un conteggio dettagliato delle spese accessorie e consultare i giustificativi. L'Associazione degli inquilini e delle inquilinie, così come altri fornitori di informazioni sul diritto locatizio, mettono a disposizione modelli di lettere a tal fine, ad esempio per la visione dei giustificativi o per l'aumento volontario dei pagamenti a conto.

Ogni nuovo conteggio va confrontato con quello dell'anno precedente e verificato nella sua plausibilità. In caso di discordanze, bisogna reagire per iscritto: con un reclamo motivato e, se necessario, con la richiesta di visione dei giustificativi e di spiegazione della chiave di ripartizione. Nella pratica, è sensato pagare la parte incontroversa e contestare espressamente e per iscritto solo le voci contestate.

Bisogna fare attenzione al semplice mancato pagamento: chi interrompe semplicemente il pagamento rischia la disdetta per morosità. Più efficaci sono la verifica del conteggio, il reclamo scritto, una consulenza in materia di diritto locatizio e – se il locatore non adempie al suo obbligo di conteggio – l'azione giudiziaria per far rispettare l'obbligo di conteggio. Per una prima valutazione, l'Associazione degli inquilini e delle inquilinie offre una hotline di consulenza locatizia (telefono 0900 900 800, CHF 4.40/min., lun 9–15, mar–ven 9–12:30).

Se le parti non riescono a trovare un accordo, resta aperta la via tramite l'autorità di conciliazione e, se necessario, tramite il tribunale. Poiché tali procedure comportano tempo e costi, vale la pena documentare tutto accuratamente: contratto, tutti i conteggi, giustificativi di pagamento e lo scambio epistolare.

Checklist per i conduttori commerciali

Prima della firma del contratto: Fate elencare singolarmente ogni voce di spesa accessoria. Verificate se essa sia effettivamente legata all'uso della superficie commerciale e non attribuibile alla manutenzione, alle riparazioni o alla gestione amministrativa generale. I costi non espressamente menzionati si considerano inclusi nel canone di affitto netto.

Chiarite il modello di conteggio: pagamento a conto, forfettario o affitto inclusivo? Con il pagamento a conto sono possibili un conteggio annuale con richiesta di integrazione o rimborso e la visione dei giustificativi; con un forfait manca il conteggio annuale, il che rende impossibile il controllo dei costi effettivi. Confrontate le varianti anche nella pianificazione del budget – determinante è il canone lordo composto da affitto netto e spese accessorie.

Definite le competenze per i costi di consumo. Chiarite quali costi sono sostenuti direttamente e autonomamente dai conduttori – ad esempio telefono, consumo di gas o tasse per i sacchi dei rifiuti – e quali vengono conteggiati tramite le spese accessorie.

Regolate per iscritto il conteggio e la chiave di ripartizione: il ritmo di conteggio, il diritto di visione dei giustificativi e la chiave di ripartizione applicata devono figurare nel contratto. Nuove spese accessorie non sono valide senza modifica del contratto di locazione; accettate quindi le modifiche contrattuali solo consapevolmente e opponetevi in caso di mancato accordo.

Dopo la firma del contratto: Controllate l'evoluzione dei costi annualmente, confrontate ogni conteggio con quello dell'anno precedente ed esigete i giustificativi. In caso di discordanze, reagite per iscritto e rispettando i termini – continuando tuttavia a pagare la parte incontroversa.