Documenter et signaler les défauts lors de la restitution des locaux commerciaux

Ce qui constitue un défaut lors de la restitution des locaux commerciaux

Lors de la restitution, c'est la distinction entre l'usure normale et l'usure excessive qui détermine quels points du procès-verbal de réception seront à votre charge. Vous devez remédier à l'usure excessive ou en verser une indemnité ; l'usure normale n'est pas considérée comme un dommage. Seuls les coûts correspondant à la valeur actuelle (valeur vénale) sont à prendre en charge, et non l'intégralité des frais de réparation.

La distinction n'est pas toujours aisée. L'Association suisse des locataires formule la règle empirique suivante : là où l'on doit se dire « il m'est arrivé un petit malheur », il s'agit d'une usure excessive. Le caractère normal ou excessif d'un type d'utilisation ou d'un dommage concret ne s'apprécie pas de manière générale, mais uniquement au cas par cas.

L'état des locaux lors de la restitution reste déterminant : ils doivent être rendus dans les règles de l'art – nettoyés et avec les dommages dépassant l'usure normale réparés.

Usure normale vs usure excessive dans les locaux commerciaux

Préparer la restitution

Avant l'inspection, préparez tous les documents pertinents : bail à loyer et anciens procès-verbaux, afin d'éviter tout malentendu sur l'état des lieux lors de la prise de possession. Pour les locaux commerciaux, s'y ajoutent le registre des clés, les listes d'inventaire, les accords concernant les aménagements et les obligations de remise en état, ainsi que la correspondance relative aux transformations antérieures. Le bail à loyer atteste de l'équipement présent lors de l'emménagement et de ce que vous avez modifié.

Remettez les locaux en bon état : nettoyez et réparez tous les dommages dépassant l'usure normale. La réparation des dommages évidents avant l'inspection réduit les points de litige lors de la restitution. Conservez les factures et les justificatifs pour prouver dans le procès-verbal ce qui a déjà été effectué.

Convenez de la date de restitution en temps utile avec le bailleur et clarifiez qui participera à l'inspection – administration, concierge ou représentant du propriétaire – et qui rédigera le procès-verbal. Plus la date est fixée tôt, plus vous pourrez, si nécessaire, faire appel à un expert.

Inspection conjointe et procès-verbal de réception

Lors de l'inspection, les deux parties visitent les locaux ensemble, discutent immédiatement des défauts et des incertitudes et les consignent dans le procès-verbal. Le procès-verbal est rempli par le bailleur : il note les détériorations et les défauts et établit quels dommages doivent être payés par le locataire sortant. Le procès-verbal de réception est le moyen le plus couramment choisi pour documenter l'état des lieux lors de la remise ; des modèles sont disponibles auprès de l'Association des propriétaires fonciers ou de l'Association suisse des locataires.

Aucune partie n'a droit à une remise conjointe. Si le bailleur refuse la remise conjointe, les clés peuvent être retournées par courrier recommandé après préavis approprié ; juridiquement, cela vaut également comme remise. Vous n'êtes donc pas dépendant d'un rendez-vous commun – mais bien du fait que les clés soient envoyées de manière traçable à la bonne adresse.

Les locaux doivent être remis au plus tard le dernier jour de la durée du bail, pendant les heures d'ouverture. De nombreux baux à loyer autorisent la remise jusqu'à midi le jour suivant, soit environ le 1er avril à 12h00 en cas de résiliation pour fin mars.

Si la date de remise tombe un dimanche ou un jour férié, elle est reportée au prochain jour ouvrable ; selon une opinion répandue, cela vaut aussi pour les samedis. Convenez néanmoins de la date en temps utile avec le bailleur.

Le bailleur ne peut signaler les défauts qu'au moment de la restitution au plus tôt ; ils doivent alors être immédiatement communiqués au locataire. Si personne ne se présente à l'inspection ou si le bailleur refuse la remise conjointe, documentez vous-même l'état des lieux – avec des photos datées et votre propre liste de défauts – et retournez les clés par courrier recommandé.

Avantages et risques de l'inspection conjointe

Consigner les défauts dans le procès-verbal et la liste de défauts

Chaque point du procès-verbal nécessite trois indications : nature du dommage, lieu (pièce, élément de construction, surface) et étendue. Dans la mesure du possible, complétez avec la cause, la date d'apparition et des photos datées. Notez pour chaque point s'il est qualifié d'usure normale ou excessive et qui, selon l'avis des parties, doit le payer.

Les points qui ne peuvent pas être évalués définitivement lors de l'inspection doivent expressément figurer comme « ouverts » dans le procès-verbal : dommages cachés derrière des aménagements, points sans offres disponibles ou dommages dont la cause est contestée. Des formulations telles que « évalué, prise en charge des coûts ouverte » ou « sous réserve » empêchent que vous ne vous sentiez lié plus tard à une estimation que vous ne partagez pas.

Complétez le procès-verbal par votre propre liste de défauts : notez-y toutes les constatations préalablement et insistez pour que les points manquants dans le procès-verbal du bailleur soient ajoutés. L'Association suisse des locataires met à disposition en téléchargement un procès-verbal de réception d'appartement et une liste de défauts.

Signaler les défauts et respecter les délais

Les défauts constatés par le bailleur lors de la restitution doivent lui être immédiatement signalés par le locataire. Les défauts découverts seulement après la restitution doivent être signalés dans un délai de deux à trois jours. Attendez-vous donc à recevoir des notifications complémentaires quelques jours après la remise et formulez d'éventuelles réserves déjà dans le procès-verbal.

Le locataire peut également signaler ses propres constatations, par exemple des dommages qui ne deviennent visibles qu'après le déménagement, ou des points incorrectement attribués dans le procès-verbal. Ces signalements doivent être consignés par écrit, avec la date, l'endroit concerné et le lien avec le procès-verbal. Si certains points sont litigieux, ne signez le procès-verbal que sous réserve, voire pas du tout.

Lors d'une notification complémentaire, vérifiez deux choses : si le dommage était déjà présent lors de la remise et mentionné dans le procès-verbal, et s'il dépasse l'usure normale. Si ces deux conditions ne sont pas remplies, l'obligation d'en assumer les coûts disparaît généralement.

Délais pour le signalement des défauts après la restitution

Vérifier et signer le procès-verbal

Lisez attentivement le procès-verbal et ne le signez que si vous êtes d'accord – il n'y a aucune obligation de signer. Prenez le temps de l'examiner, comparez les différents points avec vos propres photos et notes et ne vous laissez pas presser pour signer.

En signant, vous reconnaissez les dommages consignés et devez les payer. Une signature sans examen peut donc coûter plus cher qu'une question restée ouverte lors de l'inspection. Si vous souhaitez contester certains points, ne signez qu'avec une réserve expresse ou refusez la signature et consignez votre point de vue par écrit.

Faites confirmer par écrit par le bailleur la remise des clés, même s'il renonce à un procès-verbal. La confirmation devrait indiquer la date, le nombre et le type de clés remises ainsi que le destinataire. Vous disposez ainsi de la preuve de quand et dans quelle mesure la restitution a eu lieu.

Après la restitution : notifications complémentaires et soutien

Après la restitution, le bailleur peut signaler des défauts découverts ultérieurement dans un délai de deux à trois jours. Répondez par écrit et vérifiez si le dommage était déjà visible lors de la remise et s'il est qualifié d'usure excessive. Renvoyez à votre procès-verbal, vos photos et aux réserves formulées lors de la remise.

Conservez ensemble après la restitution le procès-verbal, la confirmation écrite de la remise des clés, les photos, les justificatifs des travaux de nettoyage et de réparation ainsi que la liste de défauts. Ces documents constituent la base si une notification complémentaire ou la prise en charge des coûts de certains points est discutée ultérieurement.

En cas d'incertitude, les experts en logement de l'Association suisse des locataires apportent leur soutien ; contactez-les rapidement si vous souhaitez recourir à ce service. Des modèles de procès-verbaux et des checklists sont disponibles auprès de l'Association des propriétaires fonciers et de l'Association suisse des locataires et servent de base à votre propre documentation.