Mängel bei Rückgabe von Geschäftsräumen im Abnahmeprotokoll festhalten

Was bei der Rückgabe von Geschäftsräumen als Mangel gilt

Bei der Rückgabe entscheidet die Abgrenzung zwischen normaler und übermässiger Abnutzung, welche Positionen im Abnahmeprotokoll zu Ihren Lasten gehen. Übermässige Abnutzung müssen Sie beheben oder entschädigen; normale Abnutzung gilt nicht als Schaden. Zu übernehmen sind zudem nur die Kosten nach Zeitwert, nicht die gesamten Reparaturkosten.

Die Entschädigung richtet sich nicht nach dem Neuwert, sondern nach dem Zustandswert der beschädigten Sache. Massgebend sind Alter und normale Lebensdauer; dafür gilt seit dem 1. Februar 2024 die überarbeitete Lebensdauertabelle, welche der Hauseigentümerverband (HEV) und der Mieterinnen- und Mieterverband (MV) gemeinsam überarbeitet haben. Schlichtungsbehörden und Gerichte stützen sich in Streitfällen darauf.

Die Abgrenzung ist nicht immer einfach. Der Mieterinnen- und Mieterverband formuliert die Faustregel: Wo man sich sagen muss «da ist mir ein kleines Malheur passiert», liegt übermässige Abnutzung vor. Ob eine Nutzungsart oder ein konkreter Schaden normal oder übermässig ist, beurteilt sich nicht allgemein, sondern nur im Einzelfall.

Der Zeitwert richtet sich nach dem Alter und der normalen Lebensdauer der beschädigten Sache. Zur Orientierung kann die Lebensdauertabelle dienen.

Massgebend bleibt der Zustand der Räume bei der Rückgabe: zurückzugeben sind sie ordnungsgemäss – gereinigt und mit beseitigten Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen.

Nach Art. 267 und Art. 267a OR muss die Mieterschaft die Sache in dem Zustand zurückgeben, der sich aus dem vertragsgemässen Gebrauch ergibt; die Vermieterschaft hat die Sache zu prüfen und allfällige Mängel der Mieterschaft zu melden. Bei der Abnahme prüft die Vermieterschaft den Zustand und hält ihn in einem Rückgabeprotokoll fest; verpflichtet zur Teilnahme ist die Mieterschaft nicht, eine gemeinsame Abnahme ist aber empfehlenswert.

Normale vs. übermässige Abnutzung: Unterscheidungskriterien

Rückgabe vorbereiten

Legen Sie vor der Begehung alle relevanten Unterlagen bereit: Mietvertrag und frühere Protokolle, damit keine Missverständnisse über den Zustand bei der Übernahme entstehen. Bei Geschäftsräumen kommen Schlüsselverzeichnis, Inventarlisten, Abmachungen über Einbauten und Rückbaupflichten sowie Korrespondenz über frühere Umbauten dazu. Der Mietvertrag belegt, welche Ausstattung beim Einzug vorhanden war und was Sie verändert haben.

Bringen Sie die Räume in ordnungsgemässen Zustand: reinigen und alle Schäden beseitigen, die über die normale Abnutzung hinausgehen. Werden offensichtliche Schäden vor der Begehung behoben, reduziert das die Streitpunkte an der Abgabe. Bewahren Sie Rechnungen und Belege auf, um im Protokoll zu belegen, was bereits erledigt ist.

Vereinbaren Sie den Rückgabetermin rechtzeitig mit der Vermieterschaft und klären Sie, wer an der Begehung teilnimmt – Verwaltung, Hauswart oder Vertretung des Eigentümers – und wer das Protokoll führt. Je früher der Termin feststeht, desto eher können Sie bei Bedarf eine Fachperson beiziehen.

Vorbereitung der Rückgabe: Was Sie vor der Begehung tun sollten

Gemeinsame Begehung und Abnahmeprotokoll

Bei der Begehung gehen beide Seiten die Räume gemeinsam durch, besprechen Mängel und Unklarheiten sofort und halten sie im Protokoll fest. Ausgefüllt wird das Protokoll von der Vermieterschaft: Sie notiert Beschädigungen und Mängel und stellt fest, welche Schäden die ausziehende Mieterschaft bezahlen soll. Das Abnahmeprotokoll ist das am häufigsten gewählte Mittel, um den Zustand bei der Übergabe zu dokumentieren; Vorlagen gibt es beim Hauseigentümerverband Schweiz (HEV) und beim Mieterinnen- und Mieterverband (MV).

Keine Partei hat Anspruch auf eine gemeinsame Abgabe. Verweigert die Vermieterschaft die gemeinsame Übergabe, können die Schlüssel nach entsprechender Vorankündigung per eingeschriebener Post retourniert werden; rechtlich gilt das ebenfalls als Übergabe. Die angebotene Rückgabe darf die Vermieterschaft nicht verweigern, auch nicht wegen Mängeln, die sie der Mieterschaft anlastet; achten Sie darauf, dass die Schlüssel nachweisbar an die richtige Adresse gehen.

Die Räume sind spätestens am letzten Tag der Mietdauer zur Geschäftszeit abzugeben. Viele Mietverträge erlauben die Abgabe bis zum Mittag des folgenden Tages, bei Kündigung auf Ende März also etwa am 1. April bis 12 Uhr.

Fällt der Abgabetermin auf einen Sonntag oder Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag; nach verbreiteter Auffassung gilt das auch für Samstage. Vereinbaren Sie den Termin dennoch rechtzeitig mit der Vermieterschaft.

Die Vermieterschaft kann Mängel frühestens bei der Rückgabe rügen; der Mieterschaft sind sie dann aber sofort zu melden. Erscheint niemand zur Begehung oder verweigert die Vermieterschaft die gemeinsame Abgabe, dokumentieren Sie den Zustand selbst – mit datierten Fotos und einer eigenen Mängelliste – und retournieren Sie die Schlüssel eingeschrieben.

Ablauf der gemeinsamen Begehung und Dokumentation

Vorteile und Risiken einer gemeinsamen Abnahme

Mängel im Protokoll und in der Mängelliste festhalten

Jede Position im Protokoll braucht drei Angaben: Art des Schadens, Ort (Raum, Bauteil, Fläche) und Umfang. Soweit bekannt, ergänzen Sie Ursache, Entstehungsdatum und datierte Fotos. Notieren Sie zu jedem Punkt, ob er als normale oder übermässige Abnutzung qualifiziert wird und wer ihn nach Auffassung der Beteiligten bezahlen soll.

Positionen, die an der Begehung nicht abschliessend beurteilt werden können, gehören ausdrücklich als offen ins Protokoll: verdeckte Schäden hinter Einbauten, Positionen ohne vorliegende Offerten oder Schäden mit strittiger Ursache. Formulierungen wie «beurteilt, Kostentragung offen» oder «unter Vorbehalt» verhindern, dass Sie sich später an eine Einschätzung gebunden fühlen, die Sie nicht teilen.

Ergänzen Sie das Protokoll durch eine eigene Mängelliste: Halten Sie dort alle Feststellungen vorgängig fest und bestehen Sie darauf, dass Positionen, die im Protokoll der Vermieterschaft fehlen, nachgetragen werden. Der Mieterinnen- und Mieterverband (MV) stellt eine Mängelliste und ein Abnahmeprotokoll zum Download bereit; Vorlagen sind auch beim Hauseigentümerverband Schweiz (HEV) erhältlich.

Mängel melden und Fristen beachten

Mängel, die die Vermieterschaft bei der Rückgabe feststellt, muss sie der Mieterschaft sofort melden. Erst nach der Rückgabe entdeckte Mängel sind innert zwei bis drei Tagen zu melden. Rechnen Sie deshalb nach der Abgabe noch einige Tage mit einer Nachmeldung und formulieren Sie allfällige Vorbehalte schon im Protokoll.

Auch die Mieterschaft kann eigene Feststellungen melden, etwa Schäden, die erst nach dem Auszug sichtbar werden, oder Positionen, die im Protokoll falsch zugeordnet wurden. Solche Meldungen sind schriftlich festzuhalten, mit Datum, betroffener Stelle und Bezug zum Protokoll. Sind einzelne Positionen strittig, unterschreiben Sie das Protokoll nur unter Vorbehalt oder gar nicht.

Bei einer Nachmeldung prüfen Sie, ob der geltend gemachte Schaden über die normale Abnutzung hinausgeht. Die Mieterschaft haftet nur für Schäden aus übermässiger Abnutzung.

Protokoll prüfen und unterschreiben

Lesen Sie das Protokoll gründlich durch und unterschreiben Sie nur, wenn Sie damit einverstanden sind – eine Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Nehmen Sie sich für die Durchsicht Zeit, vergleichen Sie die einzelnen Positionen mit Ihren eigenen Fotos und Notizen und lassen Sie sich nicht zu einer Unterschrift drängen.

Mit der Unterschrift anerkennen Sie die festgehaltenen Schäden und müssen diese bezahlen. Eine Unterschrift ohne Prüfung kann deshalb teurer werden als eine offene Frage an der Begehung. Wollen Sie einzelne Punkte bestreiten, unterschreiben Sie nur mit ausdrücklichem Vorbehalt oder verweigern Sie die Unterschrift und halten Ihre Sicht schriftlich fest.

Lassen Sie sich die Schlüsselabgabe von der Vermieterschaft schriftlich bestätigen, auch wenn sie auf ein Protokoll verzichtet. Die Bestätigung sollte Datum, Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel sowie die Empfängerin oder den Empfänger festhalten. Damit haben Sie den Nachweis, wann und in welchem Umfang die Rückgabe stattgefunden hat.

Nach der Rückgabe: Nachmeldungen und Unterstützung

Nach der Rückgabe kann die Vermieterschaft nachträglich entdeckte Mängel innert zwei bis drei Tagen melden. Antworten Sie schriftlich und prüfen Sie, ob der Schaden bei der Abgabe bereits erkennbar war und ob er als übermässige Abnutzung qualifiziert. Verweisen Sie auf Ihr Protokoll, Ihre Fotos und die bei der Abgabe angebrachten Vorbehalte.

Bewahren Sie nach der Rückgabe Protokoll, schriftliche Schlüsselbestätigung, Fotos, Belege über Reinigungs- und Reparaturarbeiten sowie die Mängelliste zusammen auf. Diese Dokumente sind die Grundlage, wenn später über eine Nachmeldung oder über die Kostentragung einzelner Positionen diskutiert wird.

Bei Unsicherheiten unterstützt die Beratung des Mieterinnen- und Mieterverbands (MV); lassen Sie sich frühzeitig beraten, bevor Sie ein Verfahren einleiten. Protokollvorlagen und Checklisten sind beim Hauseigentümerverband Schweiz (HEV) und beim Mieterinnen- und Mieterverband erhältlich. Die Lebensdauertabelle lässt sich über die Webseiten der beiden Verbände kostenlos abfragen.

Bleiben Positionen strittig, vermittelt die Schlichtungsbehörde. Sie ist für sämtliche Streitigkeiten aus Mietverhältnissen über Wohn- und Geschäftsräume zuständig und setzt sich paritätisch aus einer vorsitzenden Person sowie je einer Fachrichterin oder einem Fachrichter des Mieterinnen- und Mieterverbands und der Hauseigentümerverbände zusammen. Bei Geldstreitigkeiten bis 2'000 Franken kann sie auf Antrag der klagenden Partei einen Entscheid fällen, bei Streitigkeiten bis 10'000 Franken einen Entscheidvorschlag erlassen.

Empfohlene Dokumente zur Sicherstellung einer reibungslosen Rückgabe