Mängel bei Rückgabe von Geschäftsräumen dokumentieren und melden

Was bei der Rückgabe von Geschäftsräumen als Mangel gilt

Bei der Rückgabe entscheidet die Abgrenzung zwischen normaler und übermässiger Abnutzung darüber, welche Positionen im Abnahmeprotokoll zu Ihren Lasten gehen. Übermässige Abnutzung müssen Sie beheben oder entschädigen, normale Abnutzung gilt nicht als Schaden. Zu übernehmen sind zudem nur die Kosten nach Zeitwert, nicht die gesamten Reparaturkosten.

Die Abgrenzung ist nicht immer einfach. Der Mieterinnen- und Mieterverband formuliert die Faustregel so: Wo man sich sagen muss «da ist mir ein kleines Malheur passiert», liegt übermässige Abnutzung vor. Ob eine bestimmte Art der Nutzung oder ein konkreter Schaden als normale oder als übermässige Abnutzung zu qualifizieren ist, lässt sich nicht allgemein, sondern nur im Einzelfall beurteilen.

Massgebend bleibt der Zustand der Räume bei der Rückgabe: Die Räume sind in ordnungsgemässem Zustand zurückzugeben – gereinigt und mit beseitigten Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen.

Normale vs. übermässige Abnutzung – Unterscheidungskriterien

Rückgabe vorbereiten

Legen Sie vor der Begehung alle relevanten Unterlagen bereit, insbesondere Mietvertrag und frühere Protokolle, damit Missverständnisse über den Zustand bei der Übernahme gar nicht erst entstehen. Bei Geschäftsräumen kommen das Schlüsselverzeichnis, Inventarlisten, Abmachungen über Einbauten und Rückbaupflichten sowie die Korrespondenz über frühere Umbauten dazu. Der Mietvertrag belegt, welche Ausstattung beim Einzug vorhanden war und was Sie verändert haben.

Bringen Sie die Räume in ordnungsgemässen Zustand: reinigen und alle Schäden beseitigen, die über die normale Abnutzung hinausgehen. Werden offensichtliche Schäden vor der Begehung behoben, reduziert das die Zahl der Streitpunkte an der Abgabe. Bewahren Sie Rechnungen und Belege dieser Arbeiten auf, um im Protokoll belegen zu können, was bereits erledigt ist.

Vereinbaren Sie den Rückgabetermin rechtzeitig mit der Vermieterschaft und klären Sie, wer an der Begehung teilnimmt – Verwaltung, Hauswart oder Vertretung des Eigentümers – und wer das Protokoll führt. Je früher der Termin feststeht, desto eher können Sie bei Bedarf eine Fachperson beiziehen.

Gemeinsame Begehung und Abnahmeprotokoll

Bei der Begehung gehen beide Seiten die Räume gemeinsam durch, besprechen Mängel und Unklarheiten sofort und halten sie im Protokoll fest. Ausgefüllt wird es von der Vermieterschaft: Darin werden die Beschädigungen und Mängel notiert und es wird festgestellt, welche dieser Schäden die ausziehende Mieterschaft bezahlen soll. Das Abnahmeprotokoll ist das am häufigsten gewählte Mittel, um den Zustand bei der Übergabe zu dokumentieren; Vorlagen gibt es beim Hauseigentümer- oder beim Mieterverband.

Einen Anspruch auf eine gemeinsame Abgabe hat keine der Parteien. Verweigert die Vermieterschaft die gemeinsame Übergabe, können die Schlüssel nach entsprechender Vorankündigung per eingeschriebener Post retourniert werden; rechtlich gilt das ebenfalls als Übergabe. Sie sind also nicht auf einen gemeinsamen Termin angewiesen – wohl aber darauf, dass die Schlüssel nachweisbar an die richtige Adresse gehen.

Die Räume sind spätestens am letzten Tag der Mietdauer zur Geschäftszeit abzugeben. Viele Mietverträge erlauben die Abgabe bis zum Mittag des darauf folgenden Tages, bei einer Kündigung auf Ende März also etwa am 1. April bis 12 Uhr. Fällt der Abgabetermin auf einen Sonntag oder Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag; nach verbreiteter Auffassung gilt das auch für Samstage. Vereinbaren Sie den Termin dennoch rechtzeitig mit der Vermieterschaft.

Die Vermieterschaft kann Mängel frühestens bei der Rückgabe rügen; der Mieterschaft sind sie dann aber sofort zu melden. Erscheint niemand zur Begehung oder verweigert die Vermieterschaft die gemeinsame Abgabe, dokumentieren Sie den Zustand selbst – mit datierten Fotos und einer eigenen Mängelliste – und retournieren Sie die Schlüssel eingeschrieben.

Mängel im Protokoll und in der Mängelliste festhalten

Jede Position im Protokoll braucht drei Angaben: Art des Schadens, Ort (Raum, Bauteil, Fläche) und Umfang. Soweit bekannt, ergänzen Sie Ursache, Entstehungsdatum und datierte Fotos. Ebenso wichtig ist die Zuordnung: Notieren Sie zu jedem Punkt, ob er als normale oder als übermässige Abnutzung qualifiziert wird und wer ihn nach Auffassung der Beteiligten bezahlen soll – genau diese Feststellung hält das Protokoll fest.

Positionen, die an der Begehung nicht abschliessend beurteilt werden können, gehören ausdrücklich als offen ins Protokoll: verdeckte Schäden hinter Einbauten, Positionen ohne vorliegende Offerten oder Schäden mit strittiger Ursache. Formulierungen wie «beurteilt, Kostentragung offen» oder «unter Vorbehalt» verhindern, dass Sie sich später an eine Einschätzung gebunden fühlen, die Sie nicht teilen.

Ergänzen Sie das Protokoll durch eine eigene Mängelliste: Halten Sie dort alle Feststellungen vorgängig fest und bestehen Sie darauf, dass Positionen, die im Protokoll der Vermieterschaft fehlen, nachgetragen werden. Der Mieterinnen- und Mieterverband stellt dafür ein Wohnungsabnahmeprotokoll und eine Mängelliste zum Download bereit.

Mängel melden und Fristen beachten

Mängel, die die Vermieterschaft bei der Rückgabe feststellt, muss sie der Mieterschaft sofort melden. Erst nach der Rückgabe entdeckte Mängel sind innert zwei bis drei Tagen zu melden. Rechnen Sie deshalb nach der Abgabe noch während einiger Tage mit einer Nachmeldung und formulieren Sie allfällige Vorbehalte schon im Protokoll.

Auch die Mieterschaft kann eigene Feststellungen melden, etwa Schäden, die erst nach dem Auszug sichtbar werden, oder Positionen, die im Protokoll falsch zugeordnet wurden. Solche Meldungen gehören schriftlich festgehalten, mit Datum, betroffener Stelle und Bezug zum Protokoll. Sind einzelne Positionen strittig, unterschreiben Sie das Protokoll nur unter Vorbehalt oder gar nicht.

Bei einer Nachmeldung prüfen Sie zwei Dinge: ob der Schaden schon bei der Abgabe vorhanden und im Protokoll erwähnt war und ob er über die normale Abnutzung hinausgeht. Fällt beides weg, entfällt regelmässig auch die Pflicht, dafür aufzukommen.

Protokoll prüfen und unterschreiben

Lesen Sie das Protokoll gründlich durch und unterschreiben Sie nur, wenn Sie damit einverstanden sind – eine Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Nehmen Sie sich für die Durchsicht Zeit, vergleichen Sie die einzelnen Positionen mit Ihren eigenen Fotos und Notizen und lassen Sie sich nicht zu einer Unterschrift drängen.

Mit der Unterschrift anerkennen Sie die festgehaltenen Schäden und müssen diese bezahlen. Eine Unterschrift ohne Prüfung kann deshalb teurer werden als eine offene Frage an der Begehung. Wollen Sie einzelne Punkte bestreiten, unterschreiben Sie nur mit ausdrücklichem Vorbehalt oder verweigern Sie die Unterschrift und halten Ihre Sicht schriftlich fest.

Lassen Sie sich die Schlüsselabgabe von der Vermieterschaft schriftlich bestätigen, auch wenn sie auf ein Protokoll verzichtet. Die Bestätigung sollte Datum, Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel sowie die Empfängerin oder den Empfänger festhalten. Damit haben Sie den Nachweis, wann und in welchem Umfang die Rückgabe stattgefunden hat.

Nach der Rückgabe: Nachmeldungen und Unterstützung

Nach der Rückgabe kann die Vermieterschaft nachträglich entdeckte Mängel innert zwei bis drei Tagen melden. Antworten Sie schriftlich und prüfen Sie, ob der Schaden bei der Abgabe bereits erkennbar war und ob er als übermässige Abnutzung qualifiziert. Verweisen Sie auf Ihr Protokoll, Ihre Fotos und die bei der Abgabe angebrachten Vorbehalte.

Bewahren Sie nach der Rückgabe Protokoll, schriftliche Schlüsselbestätigung, Fotos, Belege über Reinigungs- und Reparaturarbeiten sowie die Mängelliste zusammen auf. Diese Dokumente sind die Grundlage, wenn später über eine Nachmeldung oder über die Kostentragung einzelner Positionen diskutiert wird.

Bei Unsicherheiten unterstützen die Wohnungsexpertinnen und Wohnungsexperten des Mieterinnen- und Mieterverbands; melden Sie sich dort frühzeitig, wenn Sie diese Dienstleistung in Anspruch nehmen wollen. Protokollvorlagen und Checklisten sind beim Hauseigentümer- und beim Mieterverband erhältlich und eignen sich als Grundlage für Ihre eigene Dokumentation.

Top 5 Dokumente für eine sichere Rückgabe von Geschäftsräumen