Documentare e segnalare i difetti alla riconsegna dei locali commerciali

Cosa si considera un difetto alla riconsegna dei locali commerciali

Alla riconsegna, la distinzione tra usura normale ed eccessiva determina quali voci del verbale di consegna andranno a vostro carico. L'usura eccessiva deve essere riparata o risarcita, mentre l'usura normale non è considerata un danno. Inoltre, vanno rimborsate solo le spese calcolate secondo il valore attuale, non l'intero costo della riparazione.

La distinzione non è sempre semplice. L'Associazione inquilini formula la regola empirica in questo modo: quando ci si deve dire «qui mi è capitato un piccolo inconveniente», si tratta di usura eccessiva. Se un determinato tipo di utilizzo o un danno specifico debba essere qualificato come usura normale o eccessiva non può essere stabilito in generale, ma solo caso per caso.

Ciò che rimane determinante è lo stato dei locali al momento della riconsegna: i locali devono essere restituiti in condizioni ordinate, puliti e con i danni riparati, qualora eccedano la normale usura.

Usura normale vs. eccessiva – criteri di distinzione

Preparare la riconsegna

Prima del sopralluogo, preparate tutti i documenti pertinenti, in particolare il contratto di locazione e i verbali precedenti, in modo da evitare fin dall'inizio eventuali incomprensioni sullo stato dei locali al momento del subentro. Per i locali commerciali si aggiungono l'elenco delle chiavi, gli inventari, gli accordi sulle installazioni e gli obblighi di smantellamento, nonché la corrispondenza relativa a precedenti ristrutturazioni. Il contratto di locazione attesta quali dotazioni erano presenti al momento del trasloco e cosa avete modificato.

Riportate i locali in condizioni ordinate: pulite e riparate tutti i danni che eccedono la normale usura. Se i danni evidenti vengono riparati prima del sopralluogo, si riduce il numero dei punti di contenzioso al momento della riconsegna. Conservate le fatture e le giustifiche di questi lavori, per poter dimostrare nel verbale cosa è già stato eseguito.

Concordate per tempo la data di riconsegna con la proprietà e chiarite chi parteciperà al sopralluogo – amministrazione, custode o rappresentante del proprietario – e chi redigerà il verbale. Quanto prima è fissata la data, tanto prima potrete eventualmente ricorrere a un perito, se necessario.

Sopralluogo congiunto e verbale di riconsegna

Durante il sopralluogo, entrambe le parti ispezionano congiuntamente i locali, discutono immediatamente dei difetti e delle incertezze e li annotano nel verbale. Il verbale viene compilato dalla proprietà: vi vengono annotati i danni e i difetti e si stabilisce quali di questi danni debba pagare l'inquilino uscente. Il verbale di riconsegna è lo strumento più utilizzato per documentare lo stato dei locali al momento della consegna; i modelli sono disponibili presso l'Associazione proprietari immobiliari o l'Associazione inquilini.

Nessuna delle parti ha diritto a una riconsegna congiunta. Se la proprietà rifiuta la consegna congiunta, le chiavi possono essere restituite tramite raccomandata, previa comunicazione; legalmente, anche questo vale come riconsegna. Non siete quindi vincolati a un appuntamento congiunto, ma è essenziale che le chiavi siano inviate in modo comprovato all'indirizzo corretto.

I locali devono essere riconsegnati al più tardi l'ultimo giorno della durata della locazione, durante l'orario di apertura. Molti contratti di locazione consentono la riconsegna fino a mezzogiorno del giorno successivo; in caso di disdetta per fine marzo, ad esempio, il 1° aprile entro le 12:00. Se la data di riconsegna cade di domenica o in un giorno festivo, viene spostata al giorno lavorativo successivo; secondo l'opinione prevalente, questo vale anche per i sabati. Concordate comunque per tempo la data con la proprietà.

La proprietà può contestare i difetti al più presto al momento della riconsegna; in tal caso, devono essere immediatamente segnalati all'inquilino. Se nessuno si presenta al sopralluogo o la proprietà rifiuta la riconsegna congiunta, documentate voi stessi lo stato dei locali – con foto datate e un proprio elenco dei difetti – e restituite le chiavi tramite raccomandata.

Annotare i difetti nel verbale e nell'elenco dei difetti

Ogni voce del verbale richiede tre indicazioni: tipo di danno, luogo (locale, componente, superficie) ed entità. Per quanto noto, aggiungete la causa, la data di insorgenza e le foto datate. Altrettanto importante è l'attribuzione: annotate per ogni punto se è qualificato come usura normale o eccessiva e chi, secondo i partecipanti, dovrebbe pagarlo – è proprio questa constatazione che il verbale registra.

Le voci che non possono essere valutate in modo definitivo durante il sopralluogo devono essere espressamente indicate come aperte nel verbale: danni occulti dietro le installazioni, voci senza preventivi disponibili o danni con causa controversa. Formule come «valutato, ripartizione dei costi in sospeso» o «con riserva» evitano che in seguito vi sentiate vincolati a una valutazione che non condividete.

Integrate il verbale con un vostro elenco dei difetti: annotatevi preventivamente tutte le constatazioni e insistete affinché le voci mancanti nel verbale della proprietà vengano aggiunte. L'Associazione inquilini mette a disposizione per il download un verbale di riconsegna dei locali e un elenco dei difetti.

Segnalare i difetti e rispettare le scadenze

I difetti constatati dalla proprietà al momento della riconsegna devono essere immediatamente segnalati all'inquilino. I difetti scoperti solo dopo la riconsegna devono essere segnalati entro due o tre giorni. Dopo la riconsegna, aspettatevi quindi una segnalazione tardiva per alcuni giorni e formulate eventuali riserve già nel verbale.

Anche l'inquilino può segnalare proprie constatazioni, ad esempio danni che diventano visibili solo dopo il trasloco o voci attribuite in modo errato nel verbale. Tali segnalazioni devono essere messe per iscritto, con data, luogo interessato e riferimento al verbale. Se singole voci sono controverse, firmate il verbale solo con espressa riserva o non firmate affatto e mettete per iscritto il vostro punto di vista.

In caso di segnalazione tardiva, verificate due cose: se il danno era già presente al momento della riconsegna e menzionato nel verbale, e se eccede la normale usura. Se entrambe le condizioni vengono meno, di norma decade anche l'obbligo di farsene carico.

Verificare e firmare il verbale

Leggete attentamente il verbale e firmate solo se siete d'accordo – non esiste alcun obbligo di firma. Prendetevi il tempo necessario per la revisione, confrontate le singole voci con le vostre foto e note e non lasciatevi mettere sotto pressione per firmare.

Con la firma riconoscete i danni annotati e dovete pagarli. Una firma senza verifica può quindi costare più caro di una domanda aperta durante il sopralluogo. Se volete contestare singoli punti, firmate solo con espressa riserva o rifiutate la firma e mettete per iscritto il vostro punto di vista.

Fatevi confermare per iscritto dalla proprietà la consegna delle chiavi, anche se rinuncia a un verbale. La conferma dovrebbe indicare la data, il numero e il tipo di chiavi consegnate, nonché la persona ricevente. In questo modo avete la prova di quando e in quale misura è avvenuta la riconsegna.

Dopo la riconsegna: segnalazioni tardive e supporto

Dopo la riconsegna, la proprietà può segnalare i difetti scoperti in seguito entro due o tre giorni. Rispondete per iscritto e verificate se il danno era già riconoscibile al momento della riconsegna e se è qualificato come usura eccessiva. Fate riferimento al vostro verbale, alle vostre foto e alle riserve formulate al momento della riconsegna.

Dopo la riconsegna, conservate insieme il verbale, la conferma scritta delle chiavi, le foto, le giustifiche per i lavori di pulizia e riparazione e l'elenco dei difetti. Questi documenti sono la base se in seguito si discute di una segnalazione tardiva o della ripartizione dei costi di singole voci.

In caso di incertezze, gli esperti immobiliari dell'Associazione inquilini offrono supporto; contattateli per tempo se desiderate usufruire di questo servizio. I modelli di verbale e le liste di controllo sono disponibili presso l'Associazione proprietari immobiliari e l'Associazione inquilini e sono adatti come base per la vostra documentazione personale.

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