Établir un procès-verbal de remise pour les locaux commerciaux : contenu et force probante

Quand et pourquoi un procès-verbal de remise pour les locaux commerciaux est judicieux

Le procès-verbal de remise n'est pas légalement obligatoire, mais il est vivement recommandé dans la pratique. Il établit une clarté sur l'état des lieux et sert de preuve en cas de désaccords ultérieurs concernant l'état du bien. Sans ce document, il est difficile de prouver quels défauts étaient déjà présents lors de la remise. Dans le cadre d'une location, son importance est plus grande que lors d'une vente, car il documente l'état à l'entrée et à la sortie.

Pour les locaux commerciaux, une deuxième raison s'ajoute : le Code des obligations (CO) régit le bail aux art. 253 ss. CO et traite, entre autres, des vices affectant les locaux commerciaux ainsi que de la restitution de la chose louée. Celui qui prend possession de locaux commerciaux constate donc leur état dès l'emménagement. Lors de la restitution, il est possible de démontrer quels défauts ou signes d'usure existaient déjà à l'entrée et lesquels sont apparus pendant la durée du bail.

Préparer la remise : date, participants et outils

La date et l'heure sont consignées dans le procès-verbal, tout comme les noms de tous les participants. Il est judicieux de choisir un moment où les parties du locataire et du bailleur sont présentes, et de prévoir une durée suffisante pour visiter chaque pièce. Des rendez-vous trop courts conduisent typiquement à oublier les caves, les locaux techniques et les surfaces extérieures.

Les outils utiles incluent une liste de contrôle avec toutes les pièces et installations, un appareil photo ou un smartphone pour les photos (y compris celles des compteurs), ainsi qu'un mètre ruban pour mesurer les dommages et les dimensions des ouvertures. La visite suit l'ordre de la liste de contrôle afin qu'aucune pièce ni aucune installation ne soit oubliée. Les relevés des compteurs sont effectués directement pendant la visite et non ajoutés de mémoire par la suite.

Contenu : données de base, relevés de compteurs et clés

Le procès-verbal commence par les données de base : adresse de l'objet loué, date et heure de la remise, ainsi que les noms de tous les participants. S'y ajoute le lien avec le contrat de bail – date du contrat ou numéro de contrat – afin que le procès-verbal puisse être clairement attribué à une relation de bail spécifique.

Sont également enregistrés les relevés des compteurs d'électricité, de gaz, d'eau et de chauffage.

Pour les clés, chaque type est listé individuellement – clés de la porte d'entrée, clés de l'appartement/local, clés de la boîte aux lettres, clés de la cave et, le cas échéant, télécommandes de porte de garage – et le nombre exact de chaque clé est documenté. Il en va de même pour les autres accessoires remis, tels que les cartes d'accès ou les documents : le type et le nombre d'unités doivent figurer dans le procès-verbal, et pas seulement la mention que des clés ont été remises.

Données importantes dans le procès-verbal de remise

Contenu : état des pièces et des installations techniques

Chaque pièce est listée individuellement avec sa désignation et son usage, suivis des sols, murs et plafonds, ainsi que des fenêtres et portes. La description doit être concrète plutôt qu'évaluative : non pas « en bon état », mais par exemple « parquet rayonné dans la zone d'entrée, joint de fenêtre poreux à gauche ». Chaque pièce doit être accompagnée de photos montrant l'état décrit.

Pour les installations techniques, les équipements sanitaires et de cuisine, les installations électriques ainsi que le chauffage et la ventilation sont recensés. Il est utile de vérifier le fonctionnement lors de la visite et de noter le résultat : ouvrir les robinets, tester l'éclairage et les prises, mettre en marche le chauffage et la ventilation, examiner le tableau électrique. Toutes les installations sont désignées par leur emplacement dans l'objet, afin qu'une entrée puisse être retrouvée ultérieurement sans demandes supplémentaires.

Priorité des éléments à documenter lors de la remise

Constater les défauts et dommages de manière probante

Les défauts, usures et dommages déjà existants sont consignés avec trois indications : lieu (pièce et élément de construction), nature (par exemple rayures, fissures, taches d'humidité, poignée de porte défectueuse) et photo. Pour chaque défaut, il s'est avéré utile de prendre une vue d'ensemble montrant l'emplacement et une vue de détail. Les photos sont associées au procès-verbal afin qu'elles ne finissent pas comme une simple collection d'images détachées.

Il est judicieux de distinguer l'usure liée à l'âge des dommages proprement dits, et de noter quels défauts sont laissés tels quels lors de la remise et ne seront pas réparés. Sans inscription au procès-verbal, il est difficile de prouver ultérieurement qu'un défaut existait déjà lors de la remise ; c'est précisément pour cette raison qu'il est ardu de faire valoir ou de repousser des défauts antérieurs sans documentation écrite.

Force probante : ce que le procès-verbal apporte en cas de litige

Un procès-verbal établi avec soin sert de preuve en cas de désaccords ultérieurs sur l'état des lieux et protège les deux parties. Celui qui souhaite faire valoir un défaut ultérieurement peut prouver qu'il était déjà présent lors de la remise. Celui qui ne souhaite pas assumer la responsabilité d'un dommage survenu après coup peut se référer à l'état documenté.

L'effet probatoire dépend de la traçabilité des informations – date, désignation précise du lieu, description concrète, photos et signatures.

Les limites résident dans la forme : le procès-verbal n'est pas un document légalement prescrit, et des mentions vagues comme « pièces ok » ou l'absence de signatures lui font perdre sa valeur en cas de litige. De même, il ne remplace pas un contrôle commun ultérieur lors de la restitution ; des affirmations a posteriori contredisant l'état consigné sont difficilement soutenables sans preuves complémentaires.

Signature, copies et conservation

À la fin de la visite, les deux parties signent le procès-verbal et chaque partie reçoit un exemplaire. Les photos et annexes – photos des compteurs, reçu des clés, plans – sont jointes au procès-verbal et conservées ensemble, afin que la documentation constitue un ensemble cohérent.

Les compléments ou corrections ultérieurs sont confirmés par tous les participants, généralement par la date et les initiales à côté de la modification. Les accords verbaux conclus pendant la visite doivent être inscrits dans le procès-verbal avant la signature ; par la suite, ils ne peuvent être ajoutés qu'avec l'accord de toutes les parties.