Redigere il verbale di consegna per i locali commerciali: contenuto e valore probatorio

Quando e perché è utile redigere un verbale di consegna per i locali commerciali

Il verbale di consegna non è prescritto dalla legge, ma nella pratica è vivamente raccomandato. Fa chiarezza sullo stato effettivo dei locali e funge da mezzo di prova in caso di successive contestazioni relative alle condizioni degli stessi. Senza un verbale, è quasi impossibile dimostrare quali difetti erano già presenti al momento della consegna. Nei rapporti di locazione, questi verbali hanno un peso maggiore rispetto alle compravendite, poiché documentano lo stato degli immobili al momento dell'ingresso e dell'uscita.

Per i locali commerciali si aggiunge un'ulteriore ragione: il Codice delle obbligazioni disciplina la locazione negli art. 253 e seguenti del CO, trattando tra l'altro i difetti dei locali commerciali e la restituzione della cosa locata. Chi prende in locazione spazi commerciali fa quindi già annotare lo stato dei luoghi al momento dell'ingresso. Al momento della restituzione, sarà così possibile dimostrare quali difetti o usure erano già presenti all'ingresso e quali si sono verificati durante la durata della locazione.

Preparare la consegna: data, partecipanti e strumenti

La data e l'ora dell'appuntamento vengono fissate nel verbale, così come i nomi di tutti i partecipanti. È opportuno scegliere un momento in cui siano presenti sia il locatario che il locatore, e prevedere una durata sufficiente per un sopralluogo stanza per stanza. Appuntamenti troppo brevi portano tipicamente a trascurare cantine, locali tecnici e spazi esterni.

Come strumenti di supporto servono una lista di controllo con tutti i locali e gli impianti, una fotocamera o uno smartphone per le foto, incluse quelle dei contatori, e un metro a nastro per rilevare danni e dimensioni delle aperture. Il sopralluogo segue l'ordine della lista di controllo, in modo da non tralasciare alcun locale o impianto. Le letture dei contatori vengono effettuate direttamente durante il giro e non annotate a memoria in seguito.

Contenuto: dati principali, letture dei contatori e chiavi

Il verbale inizia con i dati principali: indirizzo dell'oggetto in locazione, data e ora della consegna, nonché i nomi di tutti i partecipanti. A ciò si aggiunge il riferimento al contratto di locazione – data di stipula o numero di contratto – affinché il verbale possa essere attribuito inequivocabilmente a un determinato rapporto di locazione.

Vengono inoltre rilevate le letture dei contatori di elettricità, gas, acqua e riscaldamento. Per quanto riguarda le chiavi, ogni tipo viene elencato singolarmente – chiavi del portone d'ingresso, dell'appartamento, della cassetta postale, della cantina ed eventuali telecomandi per il garage – e il numero di ogni singola chiave viene documentato con precisione. Lo stesso vale per altri accessori consegnati, come tessere di accesso o documenti: nel verbale devono figurare il tipo e la quantità, non solo l'indicazione che sono state consegnate delle chiavi.

Dati importanti nel verbale di consegna

Contenuto: stato dei locali e degli impianti tecnici

Ogni locale viene elencato singolarmente con la sua denominazione e destinazione d'uso, seguito da pavimenti, pareti e soffitti, nonché finestre e porte. La descrizione deve essere concreta e non valutativa: non «in buone condizioni», ma ad esempio «parquet con graffi nella zona d'ingresso, guarnizione della finestra sinistra porosa». Per ogni locale sono previste delle foto che mostrano lo stato descritto.

Per quanto riguarda gli impianti tecnici, vengono registrati gli impianti sanitari e le cucine, gli impianti elettrici, nonché il riscaldamento e la ventilazione. È opportuno verificarne il funzionamento durante il sopralluogo e annotare il risultato: aprire il rubinetto, testare l'illuminazione e le prese di corrente, mettere in funzione riscaldamento e ventilazione, controllare il quadro elettrico. Tutti gli impianti vengono designati con la loro ubicazione nell'oggetto, affinché una voce possa essere ritrovata in seguito senza bisogno di ulteriori chiarimenti.

Documentare difetti e danni in modo probatorio

I difetti, le usure e i danni già esistenti vengono documentati con tre indicazioni: luogo (locale e componente), tipo (ad esempio graffio, crepa, macchia di umidità, maniglia della porta difettosa) e foto. Per ogni difetto si sono rivelate utili una foto panoramica che mostri il luogo e una foto di dettaglio. Le foto vengono associate al verbale, in modo da non finire come una semplice raccolta di immagini sciolte.

È utile distinguere tra l'usura dovuta all'età e il danno vero e proprio, e annotare quali difetti vengono lasciati come sono alla consegna e non vengono riparati. Senza un'annotazione nel verbale, in seguito è difficile dimostrare che un difetto era già presente alla consegna; proprio per questo è difficile far valere o respingere difetti precedenti senza una documentazione scritta.

Valore probatorio: cosa garantisce il verbale in caso di controversia

Un verbale redatto con cura funge da mezzo di prova se in seguito sorgono contestazioni sullo stato dei luoghi e protegge entrambe le parti: chi vuole far valere un difetto in un secondo momento può dimostrare che era già presente alla consegna; chi non vuole assumersi la responsabilità di un danno successivo può fare riferimento allo stato documentato. L'efficacia probatoria dipende dalla comprensibilità delle indicazioni: data, indicazione precisa del luogo, descrizione concreta, foto e firme.

I limiti risiedono nella forma: il verbale non è un documento prescritto dalla legge e annotazioni vaghe come «locali ok» o firme mancanti lo svalutano in caso di controversia. Inoltre, non sostituisce un successivo controllo congiunto al momento della restituzione; affermazioni successive che contraddicono lo stato verbalizzato sono difficilmente sostenibili senza prove integrative.

Firma, copie e conservazione

Al termine del sopralluogo, entrambe le parti firmano il verbale e ciascuna parte riceve una copia. Le foto e gli allegati – foto dei contatori, ricevuta delle chiavi, planimetrie – vengono acclusi al verbale e conservati insieme, affinché la documentazione sia presente come un tutt'uno.

Eventuali integrazioni o correzioni successive vengono confermate da tutti i partecipanti, di solito apponendo data e iniziali accanto alla modifica. Gli accordi verbali presi durante il sopralluogo devono essere inseriti nel verbale prima della firma; in seguito, possono essere aggiunti solo con il consenso di tutte le parti.