Fabbisogno di spazi per uffici: metodi e fonti

Dal concetto d’uso al fabbisogno di spazi

Una forfetta in metri quadrati per testa salta il fabbisogno reale. Il punto di partenza è l’organizzazione: quali team e funzioni esistono, quante persone vi lavorano e quanti posti di lavoro sono effettivamente occupati.

Il valore target definisce quanti posti di lavoro l’organizzazione necessita nel medio termine. È la grandezza di riferimento per la superficie, non il risultato di un calcolo basato sui metri quadrati.

Dal concetto d’uso al fabbisogno superficiale si arriva attraverso passaggi verificabili. Si stabiliscono persone e posti di lavoro per ogni team. Si determinano i tipi di locale: ufficio individuale, ufficio multiplo, sale riunioni, aree per incontri e di ritiro, reception, locali tecnici e di deposito.

Si assegnano persone e funzioni ai locali e solo successivamente si calcolano le superfici con valori indicativi per posto di lavoro nonché supplementi per vie di accesso, servizi igienici, impianti e arredamento. Le sale riunioni non derivano dal numero di teste, bensì dal modello d’uso. Quante riunioni con quale numero di partecipanti si svolgono simultaneamente e quante sale riunioni impegna l’attività giornaliera in modo duraturo?

Il calcolo segue una formula semplice: superficie = numero di posti di lavoro × metri quadrati per posto + superfici aggiuntive per movimento, vie di circolazione, spazio di stoccaggio e riunioni. Come valore indicativo valgono solitamente da 10 a 15 m² per posto di lavoro.

Ordini di grandezza derivanti da questo calcolo indicativo: due posti di lavoro circa 20–30 m², quattro circa 40–60 m², sei circa 60–90 m², dieci circa 100–150 m² e oltre. L’ampiezza della forbice si spiega con la tipologia degli uffici, i locali accessori e l’intensità d’uso.

Al valore target si contrappone lo stato di fatto. Superfici misurate, vie di accesso, struttura portante e impianti dell’edificio decidono quanto del programma spaziale target sia realizzabile nell’edificio esistente. La differenza tra target e stato di fatto – non il numero assoluto di metri quadrati – giustifica i passi successivi: densificazione nello stato di fatto, cambio di destinazione, locazione o acquisto.

La determinazione si basa su fonti nominate: valori indicativi per tipologia di ufficio, valori minimi delle ASR A1.2, indicatori chiave della piattaforma di benchmarking SIA e il proprio programma spaziale. Le norme verificano l’attuazione.

Indicatori chiave e benchmarking come orientamento

La piattaforma di benchmarking SIA crea, secondo la SIA, una base per decisioni economiche. Gli studi di progettazione confrontano lì i propri indicatori economico-aziendali con valori comparativi. Per un progetto di uffici ciò significa: prima di una decisione di locazione o di costruzione, mettere in relazione i propri valori con oggetti comparabili, invece di affidarsi a un singolo dato interno.

I valori comparativi valgono quanto la loro definizione. Chi utilizza indicatori chiave dalla piattaforma per considerazioni sulle superfici chiarisce innanzitutto a cosa si riferiscono: quale superficie di riferimento, quale tipo di utilizzo, quale momento di rilevazione e come vengono trattate le superfici accessorie, di circolazione e tecniche. Senza queste indicazioni un indicatore chiave non è comparabile.

Al rilevamento proprio appartengono quindi sempre le proprie definizioni, affinché le deviazioni dal valore comparativo rimangano spiegabili. Esempi sono una densità d’uso diversa, una quota differente di sale riunioni o superfici tecniche aggiuntive.

Valori indicativi di progettazione per le tipologie di ufficio, come pubblicati in Germania: ufficio individuale classico 18–22 m², Open Space 12–15 m², modello ibrido con quota di home office dal 50 al 70 percento 8–12 m² per collaboratore. I valori si riferiscono alla superficie lorda di locazione totale secondo GiF – uffici più corridoi e superfici dei servizi igienici – incluse le superfici comuni (MfG-2).

La regola tecnica tedesca ASR A1.2 «Dimensioni dei locali e superfici di movimento» fissa valori minimi: 8 m² netti per il primo posto di lavoro, 6 m² per ogni ulteriore posto nello stesso locale, altezza minima del locale di 2,50 m per locali fino a 50 m² e almeno 1,00 m di spazio di movimento dietro la sedia. Per dieci persone ciò risulta in 62 m² netti. Questo limite inferiore non è un parametro di progettazione.

La superficie minima in base al numero di persone: 1 persona 8 m², 2 persone 14 m², 3 persone 20 m², 4 persone 26 m², 5 persone 32 m². Con 10 persone sono 62 m², con 15 persone 92 m² e con 20 persone 122 m². Si tratta di pura superficie netta senza supplementi per superfici accessorie, sale conferenze o superfici comuni.

Per la comparabilità ogni indicatore chiave necessita di una superficie di riferimento nominata. Usuali sono la superficie lorda di pavimento come intera superficie calpestabile di un piano incluse pareti e condotti, la superficie utile con scrivanie, meeting, zone di progetto e archivio, la superficie di circolazione con corridoi, scale e foyer nonché la superficie tecnica per server, ventilazione e distributori elettrici.

Desk sharing e home office riducono il fabbisogno. Con posti di lavoro condivisi e home office si possono risparmiare fino al 30 percento di superficie. Determinante è il numero medio di giorni in ufficio per collaboratore, non il numero di teste.

La piattaforma di benchmarking SIA è accessibile tramite sia.ch. Confronta indicatori chiave economico-aziendali. Non sostituisce un programma spaziale.

I valori indicativi per tipologia di ufficio – 18–22 m² nell’ufficio individuale, 12–15 m² nell’Open Space, 8–12 m² nel modello ibrido – sono citati in un contributo specialistico tedesco; si riferiscono alla superficie lorda di locazione totale secondo GiF.

Vantaggi e limiti dei valori di benchmarking

Norme come fonte di progettazione: SIA 500 per edifici con posti di lavoro

La norma SIA 500 «Costruzioni senza ostacoli» vale per la progettazione e l’esecuzione di edifici accessibili al pubblico, di edifici abitativi e di edifici con posti di lavoro. Vuole rendere ogni edificio accessibile a tutti senza discriminazioni (SIA 500, Prefazione).

Per i progetti di uffici è rilevante la categoria «Edifici con posti di lavoro». I requisiti si orientano al tipo e al modo di utilizzo dell’edificio e sono suddivisi in tre categorie: edifici accessibili al pubblico, edifici con appartamenti, edifici con posti di lavoro (punto 0.1.3).

Dove si debba costruire senza ostacoli e dove la norma sia vincolante, lo regolano la Legge sulla parità per le persone disabili (LDis) nonché le leggi e le prescrizioni cantonali e comunali – non la norma stessa. Il suo campo di applicazione comprende nuove costruzioni e trasformazioni, risanamenti e cambi di destinazione di edifici per uso permanente o temporaneo, l’equipaggiamento di edifici e la configurazione degli spazi esterni (punto 0.1.1). Una trasformazione di uffici nello stato di fatto rientra pertanto tanto quanto una nuova costruzione.

Due limiti sono decisivi per la pianificazione degli uffici. Per edifici destinati alla cura e all’assistenza di persone – ospedali, centri di riabilitazione, case di cura e assistenza – i requisiti della norma non sono sufficienti; lì decidono i requisiti specifici corrispondenti allo scopo rispettivo (punto 0.1.5).

Adattamenti individuali in edifici con appartamenti o posti di lavoro devono apportare il massimo beneficio possibile alla persona per cui vengono effettuati. I loro requisiti specifici hanno priorità rispetto alla SIA 500 (punto 0.1.6). Un singolo posto di lavoro può quindi richiedere misure che vanno oltre quanto la norma esige generalmente.

La SIA 500 regola l’utilizzo senza ostacoli. Valori superficiali forniscono valori indicativi per tipologia di ufficio e il calcolo degli indicatori chiave, la SIA 500 fornisce i requisiti per la loro attuazione.

La determinazione del fabbisogno superficiale si basa quindi su altre fonti: valori indicativi per tipologia di ufficio, indicatori chiave dal benchmarking e il programma spaziale. La SIA 500 verifica il risultato.

BIM e IFC per dati spaziali tracciabili

Per la determinazione e la verifica delle superfici degli uffici il BIM è utile se i dati sono interscambiabili tra i partecipanti. La norma pertinente più nota è la SN EN ISO 16739. Descrive le Industry Foundation Classes (IFC), utilizzate nello scambio di informazioni dai modelli digitali degli edifici; così è disponibile a livello mondiale un modello di scambio dati indipendente dal software.

Numerose norme europee e internazionali sul metodo BIM sono state o verranno integrate nei prossimi anni nel corpus normativo svizzero. Le norme europee (EN) sono elaborate e pubblicate dal Comitato europeo di normazione (CEN). L’Associazione svizzera di normalizzazione era membro fondatore e si è impegnata ad assumere le norme europee nel proprio corpus normativo e a rivedere o ritirare le norme svizzere contraddittorie.

Le norme internazionali non diventano automaticamente parte del corpus normativo svizzero. Le norme ISO sviluppate congiuntamente con il CEN o da questo assunte – come le IFC – valgono come norme CEN e vengono assunte.

Nella pratica i locali nel modello devono recare caratteristiche che rappresentino il fabbisogno: utilizzo del locale, assegnazione a team o funzione e dimensione della superficie. Se queste caratteristiche vengono scambiate via IFC, si possono derivare dal modello liste di locali e superfici e verificarle rispetto al concetto d’uso, invece di gestirle manualmente.

Per l’analisi delle superfici il modello deve gestire le stesse grandezze di riferimento del calcolo: superficie lorda di pavimento nonché superficie utile, di circolazione e tecnica separate. Solo così si possono verificare le liste di locali e superfici rispetto al programma spaziale.

Alle aspettative appartiene un’indicazione dal dibattito specialistico: le norme svizzere nascono usualmente in modo retrospettivo, fissando lo stato della tecnica consolidato dalle commissioni di normazione. Nel metodo BIM non si è affermato finora alcuno standard, motivo per cui si elaborano prospetticamente soluzioni europee (espazium, 23.05.2019). Numerose norme CEN sul metodo BIM sono in elaborazione; al centro sta il miglioramento della collaborazione tra i gruppi di interesse coinvolti nei progetti edilizi e immobiliari.

Il corpus normativo svizzero è gestito dall’Associazione svizzera di normalizzazione (SNV). Essa si è impegnata ad assumere le norme europee; pertanto la SN EN ISO 16739 vale anche in Svizzera.

Valutare deviazioni e margini di manovra

Con «condizionatamente ammissibile*» e «preferibilmente*» la SIA 500 concede, ad esempio per le trasformazioni, un margine di manovra per differenziare i requisiti in modo funzionale. Le deviazioni sono consentite solo se è dimostrato che le singole misure devianti soddisfano i requisiti della norma in altro modo (punto 0.2.1). La dimostrazione non sostituisce il requisito, ma attesta una soluzione equivalente.

Se singole disposizioni non possono essere rispettate in un progetto edilizio, le istanze competenti fissano le deviazioni nel quadro della proporzionalità (punto 0.2.2). La norma stessa non contiene regole per la determinazione della proporzionalità né una ponderazione degli interessi tra requisiti concorrenti (punto 1.2). Questa ponderazione avviene al di fuori della norma, deve essere motivata e giustificata presso l’istanza competente.

La pubblicazione specialistica hindernisfreie-architektur.ch interpreta «condizionatamente ammissibile*» in modo restrittivo e nomina due casi di applicazione: in caso di trasformazione, risanamento o cambio di destinazione nonché in caso di topografia data che renda impossibile l’attuazione dei requisiti. La misura sostitutiva va motivata con dimostrazione: gli elementi esistenti non permettono l’applicazione dei requisiti, oppure richiedono uno sforzo sproporzionato.

Per un progetto di uffici ciò significa: non rivendicare il margine di manovra in modo generico. Per ogni misura deviante va annotato quale componente edilizio è interessato, perché il requisito non è eseguibile e quale misura sostitutiva soddisfa lo scopo in modo equivalente.

Verificare le fonti e ponderarle per il proprio progetto

Le quattro fonti rispondono a domande diverse e non si sostituiscono a vicenda. La SIA 500 fornisce i requisiti per edifici senza ostacoli con posti di lavoro; dove essa va rispettata in modo vincolante, lo determinano la LDis e le prescrizioni cantonali e comunali.

La piattaforma di benchmarking SIA fornisce valori comparativi economico-aziendali per decisioni economiche. BIM e IFC forniscono la provenienza dei dati e rendono le superfici verificabili in modo tracciabile. Un programma spaziale fornisce il fabbisogno degli utenti in posti di lavoro e tipi di locale.

Le fonti con nome e ruolo: SIA 500 per l’utilizzo senza ostacoli; LDis nonché prescrizioni cantonali e comunali per il loro carattere vincolante. Altre fonti sono la piattaforma di benchmarking SIA tramite sia.ch per valori comparativi e la SN EN ISO 16739 (IFC) per lo scambio di dati.

Per la determinazione delle superfici gli strumenti forniscono elementi diversi: valori indicativi per tipologia di ufficio con 18–22 m² nell’ufficio individuale, 12–15 m² nell’Open Space e 8–12 m² nel modello ibrido, i valori minimi delle ASR A1.2 con 8 e 6 m², gli indicatori chiave della piattaforma di benchmarking SIA nonché il fabbisogno degli utenti dal programma spaziale.

Sei criteri decidono sul metodo adatto. (1) Vincolo giuridico: Se intervengono la LDis o prescrizioni cantonali e comunali, la SIA 500 è vincolante. (2) Fase del progetto: Nella fase iniziale dominano concetto d’uso e programma spaziale, nella progettazione la verifica normativa. (3) Tipo di costruzione: Nuova costruzione, trasformazione, risanamento o cambio di destinazione decidono se il margine di manovra «condizionatamente ammissibile*» sia überhaupt oggetto di discussione.

(4) Tipo di utilizzo: Edifici con posti di lavoro, edifici accessibili al pubblico e edifici con appartamenti hanno requisiti diversi; negli edifici di cura e assistenza la norma è esplicitamente insufficiente. (5) Disponibilità dei dati: Se esiste un modello dell’edificio con caratteristiche dei locali definite e scambio IFC, determina l’onere della determinazione delle superfici. (6) Comparabilità: I valori di benchmark sono utilizzabili solo se superficie di riferimento, tipo di utilizzo e momento di rilevazione concordano con il proprio rilevamento.

Per un progetto svizzero va inoltre verificato quali valori indicativi siano trasferibili alla propria superficie di riferimento e tipo di utilizzo. Superficie di riferimento, tipologia di ufficio e quota di home office vanno dichiarate apertamente.

Le fonti possono entrare in conflitto senza che una di esse lo risolva. Se un valore di benchmark suggerisce un’occupazione più densa, mentre la SIA 500 pone requisiti per l’utilizzo senza ostacoli, la norma non decide né sulla proporzionalità né effettua una ponderazione degli interessi tra requisiti concorrenti (punto 1.2).

Le deviazioni sono fissate dalle istanze competenti nel quadro della proporzionalità (punto 0.2.2). Per l’organizzazione del progetto ciò significa: programma spaziale e indicatori chiave motivano il fabbisogno, la norma fornisce i requisiti per la sua attuazione e la ponderazione tra entrambi appartiene a una procedura documentata con dimostrazioni tracciabili.