Calcolo dei costi di riscaldamento e delle spese accessorie per i locali commerciali

Costi di riscaldamento e spese accessorie nei locali commerciali: cosa rientra nel canone lordo

Il canone netto da solo dice poco sull'onere locativo effettivo di un locale commerciale: il canone lordo è composto dal canone netto e dalle spese accessorie. Per i locali commerciali in Svizzera, le spese accessorie rappresentano una voce di costo significativa e spesso costituiscono una parte considerevole del costo totale dell'affitto. Nella scelta della sede, queste voci vengono talvolta sottostimate, gravando successivamente sul budget.

La base giuridica è costituita dagli art. 257a e 257b del Codice delle obbligazioni (CO) nonché dall'Ordinanza sulla locazione e l'affitto di locali ad uso abitativo e commerciale (OLLA). Le spese accessorie sono quindi le effettive spese sostenute per prestazioni connesse all'uso della cosa locata. Esse sono dovute solo se sono state concordate in modo specifico e dettagliato nel contratto di locazione; in assenza di una menzione esplicita, si considerano compensate dal canone di locazione netto.

Per la pianificazione del budget di un locale commerciale, è necessario chiarire quattro punti. Occorre definire: quali voci siano effettivamente ripartibili, come vengono determinati i costi di riscaldamento per olio, gas, elettricità, teleriscaldamento e impianti di riscaldamento esternalizzati (contracting), quale sequenza di pagamenti deriva dalla modalità di conteggio e come controllare efficacemente un rendiconto insieme all'ispezione dei giustificativi.

Importanti basi giuridiche e fonti per il conteggio delle spese accessorie in Svizzera

Ripartibili o meno: la distinzione decisiva

Possono essere addebitati solo i costi connessi all'uso della cosa locata (art. 257a cpv. 1 CO) e che sorgono effettivamente presso il locatore (art. 257b cpv. 1 CO). Da questi vanno distinti i costi che derivano al proprietario dal possesso dell'immobile: manutenzione, riparazioni e amministrazione generale. Essi sono compensati dal canone di locazione netto e non possono essere fatturati come spese accessorie; i lavori di riparazione e manutenzione non rientrano in un rendiconto delle spese accessorie.

Se espressamente concordato contrattualmente, sono ripartibili i tipici costi operativi come riscaldamento e acqua calda, acqua e acque reflue, tasse sui rifiuti, custodia dell'edificio, sgombero della neve, cura del giardino, elettricità nelle scale e nella lavanderia, nonché i canoni TV. I costi di riscaldamento includono combustibili, corrente elettrica per bruciatori e pompe, pulizia della canna fumaria, lavori di servizio, revisione del serbatoio, misurazione dei consumi e costi di rendicontazione; i lavori periodici come la manutenzione del boiler possono essere addebitati annualmente in proporzione.

Decisiva è la precisione dei dettagli: ogni voce deve essere indicata espressamente e con precisione, termini generici come «altri costi operativi» non sono sufficienti. Le nuove spese accessorie non sono valide senza una modifica del contratto di locazione. Se interviene una modifica contrattuale, essa va verificata rispetto al proprio calcolo dei costi prima della firma.

Costi di riscaldamento nel dettaglio: olio, gas, elettricità, teleriscaldamento e contracting

Il rendiconto dei costi di riscaldamento è composto da diverse componenti. Queste includono i costi del combustibile (ad esempio olio combustibile o gas), i costi elettrici per bruciatori e pompe, i costi periodici per la manutenzione del bruciatore, i costi di revisione del serbatoio, i costi dello spazzacamino e i costi per la gestione dell'impianto di riscaldamento. Si aggiungono la lettura dei contatori di calore, i costi di rendicontazione nonché l'onere amministrativo direttamente attribuibile al riscaldamento e all'assicurazione dell'impianto di riscaldamento. Per la preparazione dell'acqua calda si applicano i costi dell'acqua, i costi energetici per il riscaldamento nonché la decalcificazione del boiler e delle tubature.

La determinazione dipende dal vettore energetico. Per gas, elettricità o teleriscaldamento è semplice: le fatture del fornitore di energia – solitamente un'unica fattura annuale – vengono trasferite nel rendiconto dei costi di riscaldamento. Per l'olio, lo stock iniziale nel serbatoio deve essere indicato, poi si sommano i singoli acquisti di olio e si sottrae lo stock finale alla fine del periodo di rendicontazione.

In caso di prezzi dell'olio variabili, l'olio acquistato in precedenza si considera consumato per primo; sconti e agevolazioni di prezzo devono essere trasmessi agli inquilini. Ciò va tenuto in considerazione se il locatore possiede o gestisce diversi immobili e ordina di conseguenza grandi quantità.

Una tipica fonte di conflitto è l'impianto di riscaldamento esternalizzato (contracting). L'impianto appartiene a un terzo; questo risparmia al locatore i costi di investimento, ma i costi correnti risultano più elevati. Il riscaldamento non viene più pagato tramite il canone netto, bensì attraverso le spese accessorie. Questo presuppone che il contratto di locazione preveda questa voce di costo.

Nel caso del teleriscaldamento, possono essere fatturati anche i costi di acquisizione e l'ammortamento dell'impianto da parte dell'opera di teleriscaldamento.

In un caso documentato da SRF «Kassensturz», nel contratto di locazione non vi era alcuna menzione del contracting e i pagamenti mensili in acconto sono aumentati da 250 a 450 franchi. La direttrice dell'Associazione Inquilini Zurigo ha criticato il fatto che il locatore non avesse informato sul contracting. Ne consegue per gli inquilini commerciali: chiarire per iscritto i rapporti di proprietà dell'impianto di riscaldamento e gli eventuali costi di contracting prima della conclusione del contratto.

Acconto, forfettario o incluso: le tre modalità di rendicontazione

Con il pagamento in acconto, viene versato mensilmente in anticipo un importo determinato. Il locatore elabora almeno una volta all'anno un rendiconto delle spese accessorie e lo presenta agli inquilini (art. 4 cpv. 1 OLLA). La legge non prevede un termine entro il quale il rendiconto deve essere elaborato; il contratto di locazione può prevederne uno, trattandosi piuttosto di una norma d'ordine. Se il locatore non elabora alcun rendiconto, ciò può essere fatto valere giudizialmente se necessario.

Se i pagamenti in acconto sono inferiori ai costi effettivi, il locatore può avanzare una richiesta di integrazione; quanto pagato in eccesso deve essere rimborsato. Chi desidera attenuare le fluttuazioni dei costi può richiedere al locatore un aumento volontario dei pagamenti in acconto.

Con il pagamento forfettario, l'inquilino paga un importo forfettario e non riceve un rendiconto annuale, evitando così eventuali pagamenti supplementari. Questo offre una maggiore sicurezza nella pianificazione, ma elimina lo strumento di controllo del rendiconto: un onere effettivo inferiore non va a vantaggio dell'inquilino.

Se le spese accessorie non sono espressamente menzionate nel contratto di locazione, esse sono incluse nel canone di locazione (canone inclusivo). Se il contratto non si esprime sulla modalità di rendicontazione, molti giuristi presumono pagamenti in acconto, poiché si tratta del metodo più usuale. Basandosi sulla regola dell'interpretazione contro l'autore formulata dal Tribunale federale, si può sostenere con buone ragioni anche la soluzione più favorevole all'inquilino.

In pratica, ciò significa: chi affitta un locale commerciale con pagamenti in acconto fissati a un livello basso, si assume il rischio di richieste di integrazione derivanti dal primo rendiconto annuale.

Chiave di ripartizione e vacanti: come si determina la quota di un'unità commerciale

Il locatore deve ripartire le spese accessorie tra tutte le parti dell'edificio secondo una chiave di ripartizione chiaramente comprensibile. Dal rendiconto deve risultare come le spese accessorie totali sono suddivise tra le singole parti locative e le voci devono avere la stessa denominazione del contratto di locazione. Solitamente si utilizzano superficie, consumo misurato o unità di utilizzo; per i locali commerciali con intensità di utilizzo molto diversa, occorre verificare se la chiave scelta sia adeguata al proprio utilizzo. Spesso viene addebitata inoltre una percentuale per i costi amministrativi; di questi è ripartibile solo l'onere amministrativo direttamente attribuibile, non l'amministrazione generale.

Devono essere indicati sia i costi totali dell'immobile sia la quota attribuibile alla propria unità. Solo così si può valutare se un'alta quota di costi di riscaldamento derivi dal proprio consumo, dalla superficie o dalla situazione dell'oggetto complessivo.

In caso di vacanti, il locatore sostiene le spese accessorie proporzionali; per i costi di riscaldamento valgono regolamentazioni specifiche. La quota di un'unità vacante non può essere riversata sulle restanti parti locative. Per i locali commerciali con frequenti cambi di inquilino, vale la pena ricalcolare specificamente questo punto nel rendiconto.

Verifica del rendiconto: ispezione dei giustificativi, termini e procedura in caso di controversia

Gli inquilini hanno il diritto di verificare i giustificativi del rendiconto delle spese accessorie (art. 257b CO, art. 8 OLLA). Il locatore può generalmente richiedere l'ispezione presso il proprio domicilio o sede commerciale, tuttavia solo se tale luogo si trova nelle vicinanze di quello dell'inquilino. Se l'amministrazione è molto distante, i giustificativi devono essere inviati o l'ispezione deve essere resa possibile nelle vicinanze.

Un rendiconto è verificabile solo se le singole voci sono dettagliatamente elencate e denominate come nel contratto di locazione; denominazioni divergenti lo rendono difficilmente comprensibile. Per l'energia termica, occorre controllare inoltre se le fatture del gas, dell'elettricità o del teleriscaldamento siano state riportate correttamente e se, nel caso dell'olio, siano stati considerati lo stock iniziale e finale nonché eventuali sconti.

Per il controllo corrente vale: confrontare il nuovo rendiconto con quello dell'anno precedente e mettere in discussione le nuove voci. Le nuove spese accessorie non sono valide senza una modifica del contratto di locazione. In caso di modifica contrattuale con cui non si è d'accordo, occorre utilizzare il termine legale di impugnazione. Con l'aumento dei costi energetici e di riscaldamento, la via passa attraverso un rendiconto dettagliato e l'ispezione dei giustificativi, in caso di controversia tramite l'autorità di conciliazione.

Centrale è il flusso dei pagamenti: il pagamento non può essere semplicemente rifiutato, altrimenti l'inquilino rischia la disdetta per mora nel pagamento. Le voci contestate devono quindi essere pagate – eventualmente sotto riserva – e fatte valere successivamente nella procedura di impugnazione o di conciliazione.

Lista di controllo per il contratto di locazione commerciale

Elencare singolarmente e in dettaglio le voci delle spese accessorie: riscaldamento, acqua calda, acqua e acque reflue, rifiuti, custodia dell'edificio, sgombero della neve, cura del giardino, elettricità nelle scale e nella lavanderia. Non accettare termini generici come «altri costi operativi».

Definire per iscritto la modalità di rendicontazione e l'importo: pagamento in acconto con rendiconto almeno annuale e rischio di richiesta di integrazione o rimborso, oppure forfettario senza rendiconto annuale e senza pagamenti supplementari. Concordare inoltre un termine per l'elaborazione del rendiconto, poiché la legge non ne prevede alcuno.

Affrontare il tema dell'impianto di riscaldamento: chiarire la proprietaria dell'impianto e menzionare espressamente nel contratto un eventuale contracting, inclusa la questione se i costi di acquisizione o di ammortamento vengano fatturati tramite le spese accessorie. Adeguare i pagamenti in acconto ai costi effettivi previsti.

Regolare la chiave di ripartizione: definire la chiave (superficie, consumo, unità di utilizzo) nonché l'indicazione dei costi totali e della propria quota; le denominazioni devono corrispondere a quelle del rendiconto.

Garantire la separazione dei costi: escludere espressamente dalle spese accessorie la manutenzione, le riparazioni e l'amministrazione generale e ammettere per i costi amministrativi solo l'onere direttamente attribuibile.

Budget e controllo: pianificare una riserva per i costi di riscaldamento fluttuanti, richiedere il rendiconto dell'anno precedente come base di confronto e prevedere nel contratto l'ispezione dei giustificativi in un luogo ragionevole.