Calcolo dei costi di riscaldamento e delle spese accessorie per i locali commerciali

Costi di riscaldamento e spese accessorie nei locali commerciali: cosa rientra nel canone lordo

Il canone netto da solo dice poco sull'onere locatizio effettivo di un locale commerciale: il canone lordo è composto dal canone netto e dalle spese accessorie. Per i locali commerciali in Svizzera, le spese accessorie rappresentano una voce di costo significativa e spesso costituiscono una parte considerevole del costo totale dell'affitto. Nella scelta della sede, queste voci vengono talvolta sottostimate, gravando successivamente sul budget.

La base giuridica è costituita dagli art. 257a e 257b del Codice delle obbligazioni (CO) nonché dall'Ordinanza sulla locazione e l'affitto di locali ad uso abitativo e commerciale (OLLA). Le spese accessorie sono quindi le effettive spese sostenute per prestazioni legate all'uso della cosa locata. Esse sono dovute solo se sono state concordate in modo specifico e dettagliato nel contratto di locazione; in assenza di una menzione esplicita, si considerano compensate dal canone di locazione netto.

Per la pianificazione del budget di un locale commerciale, è necessario chiarire quattro punti. Bisogna definire: quali voci siano effettivamente ripartibili, come vengono determinati i costi di riscaldamento per olio combustibile, gas, elettricità, teleriscaldamento e impianti di riscaldamento esternalizzati, quale sequenza di pagamenti deriva dalla modalità di conteggio e come controllare efficacemente un rendiconto, inclusa l'ispezione dei giustificativi.

Importanti basi giuridiche e fonti per il conteggio delle spese accessorie in Svizzera

Ripartibili o meno: la distinzione decisiva

Possono essere addebitati solo i costi legati all'uso della cosa locata (art. 257a cpv. 1 CO) e che siano effettivamente sostenuti dal locatore (art. 257b cpv. 1 CO). Da questi vanno distinti i costi che derivano al proprietario dalla proprietà stessa: manutenzione, riparazioni e amministrazione generale. Questi sono compensati dal canone di locazione netto e non possono essere fatturati come spese accessorie; i lavori di riparazione e manutenzione non rientrano in un rendiconto delle spese accessorie.

Se concordato espressamente nel contratto, sono ripartibili i tipici costi operativi come riscaldamento e acqua calda, acqua e acque reflue, tasse sui rifiuti, custodia dello stabile, sgombero della neve, cura del giardino, elettricità per scale e lavanderia nonché canoni TV. I costi di riscaldamento includono combustibili, energia elettrica per bruciatori e pompe, pulizia della canna fumaria, lavori di servizio, revisione del serbatoio, misurazione dei consumi e costi di rendicontazione; i lavori periodici, come la manutenzione del boiler, possono essere fatturati annualmente in proporzione.

Decisiva è la precisione dei dettagli: ogni voce deve essere indicata espressamente e con precisione, termini generici come «altri costi operativi» non sono sufficienti. Nuove spese accessorie non sono valide senza una modifica del contratto di locazione. In caso di modifica contrattuale, questa va verificata rispetto al proprio calcolo dei costi prima della firma.

Costi di riscaldamento nel dettaglio: olio, gas, elettricità, teleriscaldamento e contracting

Il rendiconto dei costi di riscaldamento è composto da diverse componenti. Queste includono i costi del combustibile (ad esempio olio combustibile o gas), i costi elettrici per bruciatori e pompe, i costi periodici per la manutenzione del bruciatore, i costi di revisione del serbatoio, i costi dello spazzacamino e i costi per la gestione dell'impianto di riscaldamento. Si aggiungono la lettura dei contatori di calore, i costi di rendicontazione nonché l'onere amministrativo direttamente attribuibile al riscaldamento e all'assicurazione dell'impianto di riscaldamento. Per la preparazione dell'acqua calda si applicano i costi dell'acqua, i costi energetici per il riscaldamento nonché la decalcificazione del boiler e delle tubature.

La determinazione dipende dal vettore energetico. Per gas, elettricità o teleriscaldamento è semplice: le fatture del fornitore di energia – solitamente un'unica fattura annuale – vengono riportate nel rendiconto dei costi di riscaldamento. Per l'olio combustibile, deve essere indicato lo stock iniziale nel serbatoio, poi si sommano i singoli acquisti di olio e si sottrae lo stock finale alla fine del periodo di rendicontazione.

In caso di prezzi dell'olio variabili, l'olio acquistato in precedenza si considera consumato per primo; sconti e agevolazioni di prezzo devono essere trasferiti agli inquilini. Questo aspetto va considerato se il locatore possiede o gestisce più immobili e ordina di conseguenza grandi quantità.

Una tipica fonte di conflitto è l'impianto di riscaldamento esternalizzato (contracting). L'impianto appartiene a un terzo; questo risparmia al locatore i costi di investimento, ma i costi correnti risultano più elevati. Il riscaldamento non viene più pagato tramite il canone netto, ma attraverso le spese accessorie. Ciò presuppone che il contratto di locazione preveda questa voce di costo.

Nel caso del teleriscaldamento, possono anche essere fatturati i costi di acquisizione e l'ammortamento dell'impianto da parte dell'opera di teleriscaldamento.

In un caso documentato da SRF «Kassensturz», nel contratto di locazione non vi era alcuna menzione del contracting e i pagamenti mensili acconto sono aumentati da 250 a 450 franchi. La direttrice dell'Associazione degli inquilini di Zurigo ha criticato il fatto che il locatore non avesse informato sul contracting. Ne consegue per gli inquilini commerciali: chiarire per iscritto, prima della conclusione del contratto, i rapporti di proprietà dell'impianto di riscaldamento e gli eventuali costi di contracting.

Acconto, forfettario o incluso: le tre modalità di rendicontazione

Con il pagamento acconto, viene pagato mensilmente in anticipo un importo determinato. Il locatore elabora almeno una volta all'anno un rendiconto delle spese accessorie e lo presenta agli inquilini (art. 4 cpv. 1 OLLA). La legge non prevede un termine entro il quale il rendiconto deve essere elaborato; il contratto di locazione può prevederne uno, trattandosi piuttosto di una norma d'ordine. Se il locatore non elabora alcun rendiconto, ciò può essere fatto valere giudizialmente se necessario.

Se i pagamenti acconto sono inferiori ai costi effettivi, il locatore può avanzare una richiesta di integrazione; quanto pagato in eccesso deve essere rimborsato. Chi desidera attenuare le fluttuazioni dei costi può richiedere al locatore un aumento volontario dei pagamenti acconto.

Con il pagamento forfettario, l'inquilino paga un importo forfettario e non riceve alcun rendiconto annuale, evitando così eventuali pagamenti supplementari. Questo offre maggiore sicurezza nella pianificazione, ma costa lo strumento di controllo del rendiconto: un onere effettivo inferiore non va a vantaggio dell'inquilino.

Se le spese accessorie non sono menzionate espressamente nel contratto di locazione, sono incluse nel canone di locazione (canone inclusivo). Se il contratto non si esprime sulla modalità di rendicontazione, molti giuristi presumono che si tratti di pagamenti acconto, poiché è il metodo più usuale. Basandosi sulla regola dell'interpretazione contro l'autore formulata dal Tribunale federale, si può sostenere con buone ragioni anche la soluzione più favorevole all'inquilino.

In pratica, questo significa: chi affitta un locale commerciale con pagamenti acconto fissati a un livello basso, si assume il rischio di richieste di integrazione derivanti dal primo rendiconto annuale.

Chiave di ripartizione e vacanza: come si determina la quota di un'unità commerciale

Il locatore deve ripartire le spese accessorie tra tutte le parti nell'edificio secondo una chiave di ripartizione chiaramente comprensibile. Dal rendiconto deve risultare come le spese accessorie totali vengono suddivise tra le singole parti locatarie, e le voci devono avere la stessa denominazione utilizzata nel contratto di locazione. Solitamente si utilizzano la superficie, il consumo misurato o le unità di utilizzo; per i locali commerciali con intensità di utilizzo molto diversa, va verificato se la chiave scelta sia adatta al proprio utilizzo. Spesso viene addebitata inoltre una percentuale per i costi amministrativi; di questi, è ripartibile solo l'onere amministrativo direttamente attribuibile, non l'amministrazione generale.

Devono essere indicati sia i costi totali dell'immobile sia la quota attribuibile alla propria unità. Solo così si può valutare se un'alta quota di costi di riscaldamento derivi dal proprio consumo, dalla superficie o dalla situazione dell'oggetto complessivo.

In caso di vacanza, il locatore sostiene le spese accessorie proporzionali; per i costi di riscaldamento valgono regolamentazioni specifiche. La quota di un'unità vacante non può essere riversata sulle restanti parti locatarie. Per i locali commerciali con frequenti cambi di inquilino, vale la pena ricalcolare specificamente questo punto nel rendiconto.

Verifica del rendiconto: ispezione dei giustificativi, termini e procedura in caso di controversia

L'inquilino ha il diritto di verificare i giustificativi relativi al rendiconto delle spese accessorie (art. 257b CO, art. 8 OLLA). Il locatore può generalmente richiedere l'ispezione presso il proprio domicilio o sede commerciale, ma solo se questo luogo si trova nelle vicinanze di quello dell'inquilino. Se l'amministrazione è lontana, i giustificativi devono essere inviati o l'ispezione deve essere resa possibile nelle vicinanze.

Un rendiconto è verificabile solo se le singole voci sono dettagliate e denominate come nel contratto di locazione; denominazioni divergenti lo rendono difficile da comprendere. Per l'energia termica, va controllato inoltre se le fatture del gas, dell'elettricità o del teleriscaldamento siano state riportate correttamente e se, per l'olio, siano stati considerati lo stock iniziale e finale nonché eventuali sconti.

Per il controllo corrente vale: confrontare il nuovo rendiconto con quello dell'anno precedente e mettere in discussione le nuove voci. Nuove spese accessorie non sono valide senza una modifica del contratto di locazione. In caso di modifica contrattuale con cui non si è d'accordo, va utilizzato il termine legale di impugnazione. Con l'aumento dei costi energetici e di riscaldamento, la via passa attraverso un rendiconto dettagliato e l'ispezione dei giustificativi, in caso di controversia attraverso l'autorità di conciliazione.

Centrale è la procedura di pagamento: il pagamento non può essere semplicemente rifiutato, altrimenti l'inquilino rischia la disdetta per mora nel pagamento. Le voci contestate devono quindi essere pagate – eventualmente sotto riserva – e fatte valere successivamente nella procedura di impugnazione o di conciliazione.

Lista di controllo per il contratto di locazione commerciale

Elencare singolarmente e in dettaglio le voci delle spese accessorie: riscaldamento, acqua calda, acqua e acque reflue, rifiuti, custodia dello stabile, sgombero della neve, cura del giardino, elettricità per scale e lavanderia. Non accettare termini generici come «altri costi operativi».

Fissare per iscritto la modalità di rendicontazione e l'importo: pagamento acconto con rendiconto almeno annuale e rischio di richiesta di integrazione o rimborso, oppure forfettario senza rendiconto annuale e senza pagamento supplementare. Concordare inoltre un termine per l'elaborazione del rendiconto, poiché la legge non ne prevede uno.

Affrontare il tema dell'impianto di riscaldamento: chiarire la proprietaria dell'impianto e menzionare espressamente nel contratto un eventuale contracting, inclusa la questione se i costi di acquisizione o di ammortamento vengano fatturati tramite le spese accessorie. Adeguare i pagamenti acconto ai costi effettivi previsti.

Regolamentare la chiave di ripartizione: fissare la chiave (superficie, consumo, unità di utilizzo) nonché l'indicazione dei costi totali e della propria quota; le denominazioni devono corrispondere a quelle del rendiconto.

Garantire la separazione dei costi: escludere espressamente dalle spese accessorie la manutenzione, le riparazioni e l'amministrazione generale e consentire, per i costi amministrativi, solo l'onere direttamente attribuibile.

Budget e controllo: pianificare una riserva per i costi di riscaldamento fluttuanti, richiedere il rendiconto dell'anno precedente come base di confronto e prevedere nel contratto l'ispezione dei giustificativi in un luogo ragionevole.