Constater les défauts lors de la restitution des locaux commerciaux dans le procès-verbal de réception

Ce qui constitue un défaut lors de la restitution de locaux commerciaux

Lors de la restitution, c'est la distinction entre l'usure normale et l'usure excessive qui détermine quels points du procès-verbal de réception seront à votre charge. Vous devez réparer ou indemniser l'usure excessive ; l'usure normale n'est pas considérée comme un dommage. Seuls les coûts calculés selon la valeur actuelle (valeur vénale) sont à reprendre, et non l'intégralité des frais de réparation.

L'indemnisation ne se base pas sur la valeur à neuf, mais sur la valeur d'état de l'objet endommagé. L'âge et la durée de vie normale sont déterminants ; à cet égard, le tableau révisé des durées de vie, élaboré conjointement par l'Association suisse des propriétaires fonciers (ASPF) et l'Association suisse des locataires (ASLOCA), est en vigueur depuis le 1er février 2024. Les autorités de conciliation et les tribunaux s'y réfèrent en cas de litige.

La distinction n'est pas toujours simple. L'Association suisse des locataires formule la règle empirique suivante : lorsqu'on doit se dire « il m'est arrivé un petit accident », il s'agit d'une usure excessive. Le caractère normal ou excessif d'un type d'utilisation ou d'un dommage concret ne s'apprécie pas de manière générale, mais uniquement au cas par cas.

La valeur actuelle dépend de l'âge et de la durée de vie normale de l'objet endommagé. Le tableau des durées de vie peut servir de référence.

L'état des locaux lors de la restitution reste déterminant : ils doivent être rendus en bon état – nettoyés et avec les dommages dépassant l'usure normale réparés.

Selon les art. 267 et 267a du Code des obligations (CO), le preneur doit rendre la chose dans l'état résultant de l'usage conforme au contrat ; le bailleur doit examiner la chose et signaler d'éventuels défauts au preneur. Lors de la réception, le bailleur vérifie l'état et le consigne dans un procès-verbal de restitution ; le preneur n'est pas obligé d'y participer, mais une réception conjointe est recommandée.

Usure normale vs usure excessive : critères de distinction

Préparer la restitution

Avant la visite, préparez tous les documents pertinents : le contrat de bail et les anciens procès-verbaux, afin d'éviter tout malentendu sur l'état des lieux lors de la prise de possession. Pour les locaux commerciaux, ajoutez la liste des clés, les inventaires, les accords concernant les aménagements et les obligations de remise en état, ainsi que la correspondance relative aux transformations antérieures. Le contrat de bail atteste de l'équipement présent à l'entrée et de ce que vous avez modifié.

Remettez les locaux en bon état : nettoyez et réparez tous les dommages dépassant l'usure normale. La réparation des dommages évidents avant la visite réduit les points de litige lors de la restitution. Conservez les factures et les justificatifs pour prouver dans le procès-verbal ce qui a déjà été effectué.

Convenez du date de restitution à temps avec le bailleur et clarifiez qui participera à la visite – l'administration, le concierge ou un représentant du propriétaire – et qui rédigera le procès-verbal. Plus la date est fixée tôt, plus vous pourrez faire appel à un expert si nécessaire.

Préparation de la restitution : ce que vous devez faire avant la visite

Visite conjointe et procès-verbal de réception

Lors de la visite, les deux parties passent ensemble les locaux en revue, discutent immédiatement des défauts et des incertitudes et les consignent dans le procès-verbal. Le procès-verbal est rempli par le bailleur : il note les détériorations et les défauts et détermine quels dommages doivent être payés par le preneur sortant. Le procès-verbal de réception est le moyen le plus couramment choisi pour documenter l'état lors de la remise ; des modèles sont disponibles auprès de l'Association suisse des propriétaires fonciers (ASPF) et de l'Association suisse des locataires (ASLOCA).

Aucune partie n'a droit à une remise conjointe. Si le bailleur refuse la remise conjointe, les clés peuvent être retournées par courrier recommandé après avis préalable ; juridiquement, cela vaut également comme remise. Le bailleur ne peut pas refuser la restitution offerte, même en raison de défauts qu'il impute au preneur ; veillez à ce que les clés soient envoyées de manière traçable à la bonne adresse.

Les locaux doivent être remis au plus tard le dernier jour de la durée du bail, pendant les heures d'ouverture. De nombreux contrats de bail permettent la restitution jusqu'à midi le jour suivant, soit par exemple jusqu'au 1er avril à 12h00 en cas de congé pour fin mars.

Si la date de restitution tombe un dimanche ou un jour férié, elle est reportée au prochain jour ouvrable ; selon une opinion répandue, cela s'applique aussi aux samedis. Convenez néanmoins de la date à temps avec le bailleur.

Le bailleur ne peut signaler les défauts qu'au moment de la restitution au plus tôt ; ils doivent alors être signalés immédiatement au preneur. Si personne ne se présente à la visite ou si le bailleur refuse la réception conjointe, documentez vous-même l'état – avec des photos datées et votre propre liste de défauts – et retournez les clés par courrier recommandé.

Déroulement de la visite conjointe et documentation

Avantages et risques d'une réception conjointe

Consigner les défauts dans le procès-verbal et la liste des vices

Chaque point du procès-verbal nécessite trois indications : nature du dommage, lieu (pièce, élément de construction, surface) et étendue. Dans la mesure du possible, complétez avec la cause, la date d'apparition et des photos datées. Notez pour chaque point s'il est qualifié d'usure normale ou excessive et qui, selon l'avis des parties, doit le payer.

Les points qui ne peuvent pas être évalués définitivement lors de la visite doivent être expressément mentionnés comme ouverts dans le procès-verbal : dommages cachés derrière des aménagements, points sans offres disponibles ou dommages dont la cause est contestée. Des formulations telles que « évalué, prise en charge des coûts ouverte » ou « sous réserve » empêchent que vous ne vous sentiez lié plus tard à une estimation que vous ne partagez pas.

Complétez le procès-verbal par votre propre liste de défauts : consignez-y toutes les constatations préalablement et insistez pour que les points manquants dans le procès-verbal du bailleur soient ajoutés. L'Association suisse des locataires (ASLOCA) met à disposition une liste de défauts et un procès-verbal de réception en téléchargement ; des modèles sont également disponibles auprès de l'Association suisse des propriétaires fonciers (ASPF).

Signaler les défauts et respecter les délais

Les défauts que le bailleur constate lors de la restitution doivent être signalés immédiatement au preneur. Les défauts découverts seulement après la restitution doivent être signalés dans un délai de deux à trois jours. Attendez-vous donc à recevoir des réclamations ultérieures quelques jours après la remise et formulez d'éventuelles réserves déjà dans le procès-verbal.

Le preneur peut également signaler ses propres constatations, par exemple des dommages qui ne deviennent visibles qu'après le départ, ou des points incorrectement attribués dans le procès-verbal. Ces signalements doivent être consignés par écrit, avec la date, l'endroit concerné et le lien avec le procès-verbal. Si certains points sont contestés, ne signez le procès-verbal que sous réserve, ou pas du tout.

Lors d'une réclamation ultérieure, vérifiez si le dommage invoqué dépasse l'usure normale. Le preneur n'est responsable que des dommages résultant d'une usure excessive.

Vérifier et signer le procès-verbal

Lisez attentivement le procès-verbal et ne le signez que si vous êtes d'accord – il n'y a aucune obligation de signer. Prenez le temps de l'examiner, comparez les différents points avec vos propres photos et notes et ne vous laissez pas presser pour signer.

En signant, vous reconnaissez les dommages consignés et devez les payer. Une signature sans examen peut donc coûter plus cher qu'une question restée ouverte lors de la visite. Si vous souhaitez contester certains points, ne signez qu'avec une réserve expresse ou refusez de signer et consignez votre point de vue par écrit.

Faites confirmer par écrit par le bailleur la remise des clés, même s'il renonce à un procès-verbal. La confirmation devrait indiquer la date, le nombre et le type de clés remises, ainsi que le destinataire. Cela vous fournit la preuve de quand et dans quelle mesure la restitution a eu lieu.

Après la restitution : réclamations ultérieures et soutien

Après la restitution, le bailleur peut signaler des défauts découverts ultérieurement dans un délai de deux à trois jours. Répondez par écrit et vérifiez si le dommage était déjà visible lors de la remise et s'il est qualifié d'usure excessive. Référez-vous à votre procès-verbal, à vos photos et aux réserves formulées lors de la remise.

Conservez ensemble après la restitution le procès-verbal, la confirmation écrite de la remise des clés, les photos, les justificatifs des travaux de nettoyage et de réparation, ainsi que la liste des défauts. Ces documents constituent la base si une réclamation ultérieure ou la prise en charge des coûts de certains points est discutée plus tard.

En cas d'incertitude, le service de conseil de l'Association suisse des locataires (ASLOCA) apporte son soutien ; faites-vous conseiller tôt, avant d'engager une procédure. Des modèles de procès-verbaux et des listes de contrôle sont disponibles auprès de l'Association suisse des propriétaires fonciers (ASPF) et de l'Association suisse des locataires. Le tableau des durées de vie peut être consulté gratuitement sur les sites web des deux associations.

Si des points restent litigieux, l'autorité de conciliation assure la médiation. Elle est compétente pour tous les litiges issus des rapports de bail concernant les locaux d'habitation et commerciaux et se compose paritairement d'une personne présidante ainsi que d'un juge spécialisé de l'Association suisse des locataires et d'un juge spécialisé des associations de propriétaires. Pour les litiges pécuniaires jusqu'à 2'000 francs, elle peut rendre une décision sur demande de la partie plaignante ; pour les litiges jusqu'à 10'000 francs, elle peut émettre une proposition de décision.

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