Come documentare i difetti nel verbale di riconsegna dei locali commerciali

Cosa si considera un difetto alla riconsegna dei locali commerciali

Alla riconsegna è la distinzione tra normale usura e usura eccessiva a decidere quali voci del verbale di riconsegna saranno addebitate al conduttore. L'usura eccessiva deve essere riparata o indennizzata; l'usura normale non è considerata un danno. Inoltre, sono da assumere solo i costi basati sul valore attuale, non l'intero costo della riparazione.

L'indennizzo non si basa sul valore a nuovo, ma sul valore dello stato del bene danneggiato. Determinanti sono l'età e la durata di vita normale; a tal fine, dal 1° febbraio 2024 è in vigore la tabella delle durate di vita riveduta, elaborata congiuntamente dall'Associazione Svizzera Proprietari di Immobili (HEV) e dall'Associazione Inquilini e Locatari (MV). Le autorità di conciliazione e i tribunali vi fanno riferimento in caso di controversie.

La distinzione non è sempre semplice. L'Associazione Inquilini e Locatari formula la regola empirica: quando ci si deve dire «qui mi è capitato un piccolo incidente», si tratta di usura eccessiva. Se un tipo di utilizzo o un danno concreto sia normale o eccessivo non si valuta in generale, ma solo caso per caso.

Il valore attuale dipende dall'età e dalla durata di vita normale del bene danneggiato. La tabella delle durate di vita può servire come orientamento.

Determinante rimane lo stato dei locali alla riconsegna: essi devono essere restituiti in ordine – puliti e con i danni rimossi che vanno oltre la normale usura.

Secondo gli art. 267 e 267a CO, il conduttore deve restituire la cosa nello stato risultante dall'uso conforme al contratto; il locatore deve esaminare la cosa e segnalare eventuali difetti al conduttore. Alla riconsegna, il locatore verifica lo stato e lo annota in un verbale di riconsegna; il conduttore non è obbligato a partecipare, ma una riconsegna congiunta è raccomandabile.

Usura normale vs. usura eccessiva: criteri di distinzione

Preparare la riconsegna

Prima dell'ispezione, preparare tutta la documentazione rilevante: contratto di locazione e verbali precedenti, per evitare malintesi sullo stato al momento della consegna iniziale. Per i locali commerciali si aggiungono l'elenco delle chiavi, gli inventari, gli accordi sulle installazioni e gli obblighi di ripristino nonché la corrispondenza relativa a ristrutturazioni precedenti. Il contratto di locazione attesta quale attrezzatura era presente all'ingresso e cosa è stato modificato.

Riportare i locali in uno stato ordinato: pulire ed eliminare tutti i danni che vanno oltre la normale usura. Se i danni evidenti vengono riparati prima dell'ispezione, ciò riduce i punti di contenzioso alla riconsegna. Conservare fatture e ricevute per dimostrare nel verbale cosa è già stato effettuato.

Concordare tempestivamente la data di riconsegna con il locatore e chiarire chi parteciperà all'ispezione – amministrazione, custode o rappresentante del proprietario – e chi redigerà il verbale. Quanto prima viene fissata la data, tanto prima si potrà coinvolgere, se necessario, un esperto.

Preparazione della riconsegna: cosa fare prima dell'ispezione

Ispezione congiunta e verbale di riconsegna

Durante l'ispezione, entrambe le parti percorrono insieme i locali, discutono immediatamente i difetti e le incertezze e li annotano nel verbale. Il verbale viene compilato dal locatore: egli annota danni e difetti e stabilisce quali danni dovrà pagare il conduttore uscente. Il verbale di riconsegna è lo strumento più comunemente scelto per documentare lo stato alla consegna; i modelli sono disponibili presso l'Associazione Svizzera Proprietari di Immobili (HEV) e l'Associazione Inquilini e Locatari (MV).

Nessuna parte ha diritto a una riconsegna congiunta. Se il locatore rifiuta la riconsegna congiunta, le chiavi possono essere restituite tramite raccomandata dopo un preavviso adeguato; legalmente questo vale anche come consegna. Il locatore non può rifiutare la riconsegna offerta, nemmeno a causa di difetti che attribuisce al conduttore; assicurarsi che le chiavi siano inviate all'indirizzo corretto in modo tracciabile.

I locali devono essere consegnati entro l'ultimo giorno della durata della locazione durante l'orario d'ufficio. Molti contratti di locazione consentono la consegna fino a mezzogiorno del giorno successivo, quindi in caso di disdetta alla fine di marzo circa entro le 12:00 del 1° aprile.

Se la data di consegna cade di domenica o in un giorno festivo, essa slitta al successivo giorno feriale; secondo un'opinione diffusa, questo vale anche per i sabati. Concordare comunque la data tempestivamente con il locatore.

Il locatore può contestare i difetti al più presto alla riconsegna; al conduttore essi devono però essere segnalati immediatamente. Se nessuno si presenta all'ispezione o il locatore rifiuta la riconsegna congiunta, documentare lo stato autonomamente – con foto datate e un proprio elenco dei difetti – e restituire le chiavi tramite raccomandata.

Svolgimento dell'ispezione congiunta e documentazione

Vantaggi e rischi di una riconsegna congiunta

Annotare i difetti nel verbale e nell'elenco dei vizi

Ogni voce del verbale richiede tre indicazioni: tipo di danno, luogo (locale, elemento costruttivo, superficie) ed entità. Per quanto noto, integrare con causa, data di insorgenza e foto datate. Annotare per ogni punto se viene qualificato come usura normale o eccessiva e chi, secondo l'opinione delle parti, dovrebbe pagarlo.

Le voci che non possono essere valutate definitivamente durante l'ispezione devono essere esplicitamente indicate come aperte nel verbale: danni nascosti dietro le installazioni, voci senza offerte presenti o danni con causa controversa. Formule come «valutato, assunzione dei costi aperta» o «con riserva» impediscono di sentirsi vincolati in seguito a una valutazione che non si condivide.

Integrare il verbale con un proprio elenco dei difetti: annotarvi preventivamente tutte le constatazioni e insistere affinché le voci mancanti nel verbale del locatore vengano aggiunte. L'Associazione Inquilini e Locatari (MV) mette a disposizione per il download un elenco dei difetti e un verbale di riconsegna; i modelli sono disponibili anche presso l'Associazione Svizzera Proprietari di Immobili (HEV).

Segnalare i difetti e rispettare i termini

I difetti che il locatore constata alla riconsegna devono essere segnalati immediatamente al conduttore. I difetti scoperti solo dopo la riconsegna devono essere segnalati entro due o tre giorni. Pertanto, dopo la riconsegna, attendersi ancora alcuni giorni per eventuali segnalazioni successive e formulare eventuali riserve già nel verbale.

Anche il conduttore può segnalare proprie constatazioni, ad esempio danni visibili solo dopo il trasloco o voci erroneamente attribuite nel verbale. Tali segnalazioni devono essere messe per iscritto, con data, punto interessato e riferimento al verbale. Se singole voci sono controverse, firmare il verbale solo con riserva esplicita o non firmarlo affatto.

In caso di segnalazione successiva, verificare se il danno rivendicato va oltre la normale usura. Il conduttore risponde solo per i danni derivanti da usura eccessiva.

Verificare e firmare il verbale

Leggere attentamente il verbale e firmare solo se si è d'accordo – non esiste alcun obbligo di firma. Prendersi il tempo necessario per la revisione, confrontare le singole voci con le proprie foto e appunti e non lasciarsi pressare per firmare.

Con la firma si riconoscono i danni annotati e si deve pagarli. Una firma senza verifica può quindi costare più di una questione aperta durante l'ispezione. Se si vogliono contestare singoli punti, firmare solo con riserva esplicita o rifiutare la firma e mettere per iscritto la propria visione.

Farsi confermare per iscritto dal locatore la consegna delle chiavi, anche se rinuncia a un verbale. La conferma dovrebbe indicare data, numero e tipo di chiavi consegnate nonché il destinatario. In questo modo si dispone della prova di quando e in quale misura è avvenuta la riconsegna.

Dopo la riconsegna: segnalazioni successive e assistenza

Dopo la riconsegna, il locatore può segnalare difetti scoperti successivamente entro due o tre giorni. Rispondere per iscritto e verificare se il danno era già riconoscibile alla riconsegna e se viene qualificato come usura eccessiva. Fare riferimento al proprio verbale, alle proprie foto e alle riserve apposte alla riconsegna.

Conservare insieme dopo la riconsegna il verbale, la conferma scritta delle chiavi, le foto, le ricevute per le pulizie e le riparazioni nonché l'elenco dei difetti. Questi documenti costituiscono la base se in seguito si discute di una segnalazione successiva o dell'assunzione dei costi di singole voci.

In caso di incertezze, la consulenza dell'Associazione Inquilini e Locatari (MV) offre supporto; farsi consigliare tempestivamente prima di avviare una procedura. I modelli di verbale e le checklist sono disponibili presso l'Associazione Svizzera Proprietari di Immobili (HEV) e l'Associazione Inquilini e Locatari. La tabella delle durate di vita può essere consultata gratuitamente sui siti web delle due associazioni.

Se rimangono voci controverse, media l'autorità di conciliazione. Essa è competente per tutte le controversie derivanti da rapporti di locazione di spazi abitativi e commerciali ed è composta pariteticamente da una persona presidente e da un giudice specialista dell'Associazione Inquilini e Locatari e uno delle associazioni dei proprietari di immobili. Per controversie pecuniarie fino a CHF 2'000 può emettere una decisione su richiesta della parte attrice, per controversie fino a CHF 10'000 può emanare una proposta di decisione.

Documenti raccomandati per garantire una riconsegna senza intoppi