Constater les défauts lors de la remise des locaux commerciaux

Ce qui constitue un défaut lors de la remise des locaux commerciaux

Lors de la restitution, c'est la distinction entre l'usure normale et l'usure excessive qui détermine quels points figureront à votre charge dans le protocole de reprise. Vous devez remédier à l'usure excessive ou en indemniser le propriétaire ; l'usure normale n'est pas considérée comme un dommage. Seuls les coûts correspondant à la valeur actuelle (valeur du jour) sont à votre charge, et non le montant total des réparations.

Cette distinction n'est pas toujours aisée. L'Association suisse des locataires formule la règle empirique suivante : il y a usure excessive lorsque l'on doit se dire « il m'est arrivé un petit accident ». La question de savoir si un type d'utilisation ou un dommage concret est normal ou excessif ne s'apprécie pas de manière générale, mais uniquement au cas par cas.

L'état des locaux lors de la restitution reste déterminant : ils doivent être rendus en bon état – nettoyés et avec les dommages dépassant l'usure normale réparés.

Usure normale vs usure excessive – Critères de décision

Préparer la restitution

Avant la visite, préparez tous les documents pertinents : bail commercial et protocoles antérieurs, afin d'éviter tout malentendu sur l'état des lieux lors de la prise de possession. Pour les locaux commerciaux, ajoutez le registre des clés, les listes d'inventaire, les accords concernant les aménagements et les obligations de remise en état, ainsi que la correspondance relative aux transformations précédentes. Le bail atteste de l'équipement présent à l'entrée et de ce que vous avez modifié.

Remettez les locaux en bon état : nettoyez-les et réparez tous les dommages dépassant l'usure normale. La réparation des dommages évidents avant la visite réduit les points de litige lors de la remise. Conservez les factures et les justificatifs pour prouver dans le protocole ce qui a déjà été effectué.

Convenez à temps du date de restitution avec le bailleur et clarifiez qui participera à la visite – administration, concierge ou représentant du propriétaire – et qui rédigera le protocole. Plus la date est fixée tôt, plus vous pourrez faire appel à un expert si nécessaire.

Visite conjointe et protocole de reprise

Lors de la visite, les deux parties passent les locaux en revue ensemble, discutent immédiatement des défauts et des incertitudes et les consignent dans le protocole. Le protocole est rempli par le bailleur : il note les détériorations et les défauts et détermine quels dommages doivent être payés par le locataire sortant. Le protocole de reprise est le moyen le plus couramment choisi pour documenter l'état des lieux lors de la remise ; des modèles sont disponibles auprès de l'Association suisse des propriétaires fonciers ou de l'Association suisse des locataires.

Aucune partie n'a droit à une remise conjointe. Si le bailleur refuse la remise conjointe, les clés peuvent être retournées par courrier recommandé après avis préalable ; juridiquement, cela vaut également comme remise. Vous n'êtes donc pas dépendant d'un rendez-vous commun – mais bien du fait que les clés soient envoyées de manière traçable à la bonne adresse.

Les locaux doivent être remis au plus tard le dernier jour de la durée du bail pendant les heures ouvrables. De nombreux baux permettent la remise jusqu'à midi le jour suivant, soit par exemple jusqu'à 12 heures le 1er avril en cas de congé pour fin mars.

Si la date de remise tombe un dimanche ou un jour férié, elle est reportée au prochain jour ouvrable ; selon une opinion répandue, cela s'applique aussi aux samedis. Convenez néanmoins du rendez-vous à temps avec le bailleur.

Le bailleur ne peut signaler les défauts qu'au moment de la restitution au plus tôt ; ils doivent alors être immédiatement communiqués au locataire. Si personne ne se présente à la visite ou si le bailleur refuse la remise conjointe, documentez vous-même l'état des lieux – avec des photos datées et votre propre liste des vices – et retournez les clés par courrier recommandé.

Consigner les défauts dans le protocole et la liste des vices

Chaque point du protocole nécessite trois indications : nature du dommage, lieu (pièce, élément de construction, surface) et étendue. Dans la mesure du possible, complétez avec la cause, la date d'apparition et des photos datées. Notez pour chaque point s'il est qualifié d'usure normale ou excessive et qui, selon les parties, doit en assumer le coût.

Les points qui ne peuvent pas être évalués définitivement lors de la visite doivent expressément figurer comme « ouverts » dans le protocole : dommages cachés derrière des aménagements, points sans devis disponibles ou dommages dont la cause est contestée. Des formulations telles que « évalué, prise en charge des coûts ouverte » ou « sous réserve » évitent que vous ne vous sentiez lié plus tard à une estimation que vous ne partagez pas.

Complétez le protocole par votre propre liste des vices : notez-y toutes les constatations à l'avance et insistez pour que les points manquants dans le protocole du bailleur soient ajoutés. L'Association suisse des locataires met à disposition un protocole de remise de logement et une liste des vices en téléchargement.

Signaler les défauts et respecter les délais

Les défauts constatés par le bailleur lors de la restitution doivent lui être signalés immédiatement par le locataire. Les défauts découverts seulement après la restitution doivent être signalés dans un délai de deux à trois jours. Attendez-vous donc à recevoir une déclaration ultérieure quelques jours après la remise et formulez d'éventuelles réserves déjà dans le protocole.

Le locataire peut également signaler ses propres constatations, par exemple des dommages qui ne deviennent visibles qu'après le déménagement, ou des points incorrectement attribués dans le protocole. Ces déclarations doivent être faites par écrit, avec la date, l'endroit concerné et la référence au protocole. Si certains points sont contestés, ne signez le protocole que sous réserve, voire pas du tout.

Lors d'une déclaration ultérieure, vérifiez deux choses : si le dommage était déjà présent lors de la remise et mentionné dans le protocole, et s'il dépasse l'usure normale. Si ces deux conditions ne sont pas remplies, l'obligation d'en assumer les coûts disparaît généralement.

Délais et dates importants lors de la restitution de locaux commerciaux

Vérifier et signer le protocole

Lisez attentivement le protocole et ne le signez que si vous êtes d'accord – il n'y a aucune obligation de signer. Prenez le temps de l'examiner, comparez les différents points avec vos propres photos et notes et ne vous laissez pas presser pour signer.

En signant, vous reconnaissez les dommages consignés et devez les payer. Une signature sans vérification peut donc coûter plus cher qu'une question restée ouverte lors de la visite. Si vous souhaitez contester certains points, ne signez qu'avec une réserve expresse ou refusez la signature et consignez votre point de vue par écrit.

Faites confirmer par écrit par le bailleur la remise des clés, même s'il renonce à un protocole. La confirmation devrait indiquer la date, le nombre et le type de clés remises ainsi que le destinataire. Vous disposez ainsi de la preuve de quand et dans quelle mesure la restitution a eu lieu.

Signature du protocole de reprise : avantages et inconvénients

Après la restitution : déclarations ultérieures et soutien

Après la restitution, le bailleur peut signaler les défauts découverts ultérieurement dans un délai de deux à trois jours. Répondez par écrit et vérifiez si le dommage était déjà visible lors de la remise et s'il est qualifié d'usure excessive. Renvoyez à votre protocole, vos photos et aux réserves formulées lors de la remise.

Conservez ensemble après la restitution le protocole, la confirmation écrite de la remise des clés, les photos, les justificatifs des travaux de nettoyage et de réparation ainsi que la liste des vices. Ces documents constituent la base si une déclaration ultérieure ou la prise en charge des coûts de certains points est discutée plus tard.

En cas d'incertitude, les experts en logement de l'Association suisse des locataires apportent leur soutien ; contactez-les rapidement si vous souhaitez recourir à ce service. Des modèles de protocoles et des listes de contrôle sont disponibles auprès de l'Association suisse des propriétaires fonciers et de l'Association suisse des locataires et servent de base à votre propre documentation.