Remise & restitution
Procès-verbal de remise des locaux commerciaux : contenu, défauts et force probante
Le procès-verbal de remise consigne les données de base, les relevés de compteurs, les clés, l'état des locaux et les défauts avec photos, et sert de moyen de preuve en cas de litige.
Quand et pourquoi un procès-verbal de remise est judicieux pour les locaux commerciaux
Le procès-verbal de remise n'est pas prescrit par la loi, mais il est vivement recommandé dans la pratique. Il établit une clarté sur l'état des lieux et sert de moyen de preuve si des divergences surviennent ultérieurement concernant l'état des locaux. Sans procès-verbal, il est difficile de prouver quels défauts étaient déjà présents lors de la remise. Dans le cadre d'un bail, son importance est plus grande que lors d'une vente, car il documente l'état à l'entrée et à la sortie.
Pour les locaux commerciaux, une deuxième raison s'ajoute : le Code des obligations (CO) régit le bail à loyer aux art. 253 ss. CO et traite, entre autres, des défauts affectant les locaux commerciaux ainsi que de la restitution de la chose louée. Celui qui prend possession de locaux commerciaux constate donc leur état dès l'emménagement. Lors de la restitution, il est possible de démontrer quels défauts ou signes d'usure existaient déjà à l'entrée et lesquels sont apparus pendant la durée du bail.
Préparer la remise : date, participants et outils
La date et l'heure sont consignées dans le procès-verbal, tout comme les noms de tous les participants. Il est judicieux de choisir un moment où le locataire et le bailleur sont présents, et de prévoir une durée suffisante pour visiter chaque pièce. Des rendez-vous trop courts conduisent généralement à oublier les caves, les locaux techniques et les surfaces extérieures.
Les outils utiles incluent une liste de contrôle recensant toutes les pièces et installations, un appareil photo ou un smartphone pour les photos (y compris celles des compteurs), ainsi qu'un mètre ruban pour mesurer les dommages et les dimensions des ouvertures. La visite suit l'ordre de la liste de contrôle afin qu'aucune pièce ni aucune installation ne soit oubliée. Les relevés de compteurs sont effectués directement pendant la tournée et non ajoutés de mémoire après coup.
Contenu : données de base, relevés de compteurs et clés
Le procès-verbal commence par les données de base : adresse de l'objet loué, date et heure de la remise, ainsi que les noms de tous les participants. S'y ajoute le lien avec le contrat de bail – date du contrat ou numéro de contrat – afin que le procès-verbal puisse être clairement attribué à un rapport de bail spécifique.
Sont également enregistrés les relevés de compteurs pour l'électricité, le gaz, l'eau et le chauffage.
Concernant les clés, chaque type est listé individuellement – clés de la porte d'entrée, clés d'appartement, clés de boîte aux lettres, clés de cave et, le cas échéant, télécommandes de porte de garage – et le nombre exact de chaque clé est documenté. Il en va de même pour les autres accessoires remis, tels que les cartes d'accès ou les documents : le type et le nombre d'unités doivent figurer dans le procès-verbal, et non pas seulement la mention générale que des clés ont été remises.
Données importantes dans le procès-verbal de remise
- Adresse de l'objet loué
- Indiquée précisément, y compris le numéro de maison et l'étage
- Date et heure de la remise
- Enregistrées avec précision pour garantir la traçabilité
- Référence au contrat
- Indiquer la date du contrat ou le numéro de contrat
- Relevés de compteurs (électricité, gaz, eau, chauffage)
- Lus et documentés
- Clés et accessoires
- Type et quantité listés avec précision
Contenu : état des locaux et des installations techniques
Chaque pièce est listée individuellement avec sa désignation et son usage, suivie des sols, des murs et plafonds ainsi que des fenêtres et portes. La description doit être concrète plutôt qu'évaluative : non pas « en bon état », mais par exemple « parquet rayonné dans la zone d'entrée, joint de fenêtre poreux à gauche ». Chaque pièce doit être accompagnée de photos montrant l'état décrit.
Pour les installations techniques, les équipements sanitaires et de cuisine, les installations électriques ainsi que le chauffage et la ventilation sont recensés. Il est utile de vérifier le fonctionnement lors de la visite et de noter le résultat : ouvrir les robinets, tester l'éclairage et les prises, mettre en marche le chauffage et la ventilation, examiner la distribution électrique. Toutes les installations sont désignées avec leur emplacement dans l'objet, afin qu'une entrée puisse être retrouvée ultérieurement sans ambiguïté.
Déroulement de l'accompagnement de la remise
- Parcourir systématiquement les piècesSelon la désignation et l'usage, p. ex. bureau, dépôt, local technique
- Documenter l'étatDescription concrète : sols, murs, plafonds, fenêtres, portes
- Prendre des photosVue d'ensemble et photo de détail pour chaque défaut
- Tester les installations techniquesOuvrir les robinets, vérifier la lumière et les prises, activer le chauffage/la ventilation
- Noter les emplacementsDocumenter les installations avec leur position précise dans l'objet
Constater les défauts et dommages de manière probante
Les défauts existants, l'usure et les dommages sont consignés avec trois indications : lieu (pièce et élément de construction), nature (p. ex. rayures, fissure, tache d'humidité, poignée de porte défectueuse) et photo. Pour chaque défaut, il s'est avéré utile de prendre une vue d'ensemble montrant l'emplacement et une photo de détail. Les photos sont associées au procès-verbal afin qu'elles ne finissent pas sous forme de collection d'images dispersées.
Il est judicieux de distinguer l'usure liée à l'âge du dommage proprement dit, et de mentionner quels défauts sont laissés tels quels lors de la remise et ne seront pas réparés. Sans inscription au procès-verbal, il est difficile de prouver ultérieurement qu'un défaut existait déjà lors de la remise ; c'est précisément pour cette raison qu'il est ardu d'invoquer ou de repousser des défauts antérieurs sans documentation écrite.
Usure liée à l'âge vs dommage proprement dit
- Usure liée à l'âgeSignes naturels d'usure dus à l'utilisation, p. ex. légère rayure sur le parquet, légère décoloration
- Dommage proprement ditDégât causé par une utilisation incorrecte, un accident ou du vandalisme, p. ex. fissure profonde dans le mur, poignée de porte défectueuse
Force probante : ce que le procès-verbal apporte en cas de litige
Un procès-verbal établi avec soin sert de moyen de preuve si des divergences surviennent ultérieurement concernant l'état des lieux, et protège les deux parties. Celui qui souhaite invoquer un défaut ultérieurement peut prouver qu'il était déjà présent lors de la remise. Celui qui ne souhaite pas assumer la responsabilité d'un dommage survenu après coup peut se référer à l'état documenté.
La force probante dépend de la traçabilité des indications – date, désignation précise du lieu, description concrète, photos et signatures.
Les limites résident dans la forme : le procès-verbal n'est pas un document légalement prescrit, et des mentions vagues comme « locaux OK » ou l'absence de signatures lui font perdre sa valeur en cas de litige. De même, il ne remplace pas un contrôle conjoint ultérieur lors de la restitution ; des allégations tardives contredisant l'état protocolisé sont difficiles à étayer sans preuves complémentaires.
Avantages et limites d'un procès-verbal de remise
- AvantagesDocumentation de l'état réel, moyen de preuve en cas de litige, attribution claire des défauts
- LimitesAucune obligation légale, des formulations vagues affaiblissent la force probante, ne remplace pas le contrôle de restitution
Signature, copies et conservation
À la fin de la visite, les deux parties signent le procès-verbal, et chaque partie reçoit un exemplaire. Les photos et annexes – photos des compteurs, reçu des clés, plans – sont jointes au procès-verbal et conservées ensemble, afin que la documentation constitue un tout cohérent.
Les compléments ou corrections ultérieurs sont confirmés par tous les participants, généralement par la date et les initiales à côté de la modification. Les accords verbaux conclus pendant la visite doivent être inscrits dans le procès-verbal avant la signature ; ensuite, ils ne peuvent plus être ajoutés qu'avec l'accord de toutes les parties.
