Consegna e restituzione di locali commerciali: verbale, vizi e termini

Preparare la consegna e la restituzione dei locali commerciali

Al momento della restituzione dei locali commerciali lo stato dei luoghi viene fissato in modo vincolante. Una documentazione accurata previene controversie su pulizia, danni o cauzioni locative. Determinante è il contratto di locazione: i contratti commerciali possono contenere obblighi di smantellamento, di ripristino o accordi specifici sullo stato dei luoghi. Prima della restituzione occorre verificare il contratto concreto e, se necessario, consultare un esperto.

Per i locali commerciali si distinguono due rilievi dello stato dei luoghi: quello alla presa in possesso all’inizio della locazione e quello alla restituzione alla fine del rapporto locatizio. Il verbale d’ingresso fissa lo stato originario, quello di restituzione lo stato al momento della riconsegna. Ciò permette in seguito di dimostrare quali danni non esistevano già all’inizio della locazione.

La Mobiliar raccomanda di tenere a disposizione il contratto di locazione e i verbali precedenti, così da poter confrontare lo stato dei luoghi e gli accordi presi (mobiliar.ch). Per i locali commerciali ciò riguarda in particolare gli accordi sul livello di allestimento e sugli impianti dati in locazione insieme ai locali. I locali e le superfici accessorie devono essere sgomberati e puliti conformemente al contratto.

Concordate per iscritto e con sufficiente anticipo la data di restituzione con la parte locatrice. Fissate anche quando i locali saranno accessibili e chi parteciperà al sopralluogo. In questo modo resta tempo sufficiente per completare le operazioni di pulizia, smantellamento e riparazione concordate contrattualmente.

Per i costi di smantellamento legati a lavori di rinnovamento o modifica non autorizzati, law.ch rinvia all’art. 269a CO (law.ch). Quali lavori fossero autorizzati e quale stato sia dovuto va verificato sulla base del contratto di locazione e degli eventuali addenda scritti. Gli accordi contrattuali sono centrali per la restituzione.

Esaminate il contratto di locazione con attenzione alle clausole relative agli allestimenti del conduttore, allo smantellamento, al ripristino, alla pulizia e agli impianti tecnici. Annotate per ogni obbligo quale lavoro deve essere eseguito entro la restituzione e quale stato è richiesto al termine. Così è possibile confrontare le prescrizioni contrattuali con lo stato effettivo.

Verbale di restituzione per locali commerciali: contenuto, firma e chiavi

Un verbale di restituzione dovrebbe contenere la data, i dati dell’immobile, le informazioni sulle parti coinvolte nonché un elenco dettagliato dei vizi riscontrati. Vanno riportati anche annotazioni su altri fatti rilevanti.

Leggete integralmente il verbale prima di firmare. Firmate solo le constatazioni con cui siete d’accordo; le voci poco chiare o contestate devono essere indicate come tali. Una firma può servire come prova che i danni verbalizzati sono stati riconosciuti.

Chi intende contestare singole voci può rifiutare la firma o apporre una riserva. Una riserva indica che singole constatazioni restano contestate.

La consegna delle chiavi dovrebbe farsi confermare per iscritto dalla parte locatrice, anche se questa rinuncia a un verbale. La conferma attesta quando e quali chiavi sono state restituite. In caso di successive richieste aggiuntive, ciò è regolarmente importante.

I moduli per appartamenti non costituiscono un modello su misura per i locali commerciali. Create quindi un verbale proprio oppure adattate un modulo generico al contratto di locazione. Inserite in particolare gli allestimenti commerciali, gli impianti tecnici, le superfici accessorie, le segnaletiche e le chiavi consegnate.

Verificate per ogni allestimento del conduttore se, secondo contratto, debba essere assunto, rimosso o riportato a uno stato precedente. Una voce di smantellamento può riguardare ad esempio pareti divisorie, passaggi di cavi, fissaggi o segnaletiche. Annotate cosa è stato eseguito e quali lavori restano aperti.

Il verbale di accettazione può fungere da denuncia dei vizi se indica concretamente per quali vizi il conduttore è responsabile; riferimenti generici non bastano. Se entrambe le parti firmano, il verbale ha valore probatorio. La parte locatrice potrà poi far valere soltanto vizi occulti (law.ch).

Valutare vizi e usura nei locali commerciali

Bisogna distinguere tra usura normale ed eccessiva. Per i danni derivanti da un’usura eccessiva risponde il conduttore; l’usura normale non deve né essere riparata né indennizzata. Non è decisivo che un locale presenti tracce dopo anni, ma se queste superano la misura usuale.

Nei locali commerciali l’utilizzo è spesso più intenso che nell’ambito abitativo. Il parametro di riferimento rimane l’uso conforme al contratto: le tracce derivanti da tale uso costituiscono usura normale. Solo quanto va oltre deve essere riparato o indennizzato.

In caso di danni eccessivi non si tratta automaticamente dell’intero costo di una nuova acquisizione. law.ch precisa che i costi di riparazione vanno fondamentalmente a carico del conduttore; se superano i costi di nuova acquisizione, fa stato il valore attuale (law.ch).

Descrivete ogni voce di vizio in modo che possa essere ritrovata e valutata in seguito: locale o impianto, punto esatto, tipo ed entità del danno nonché un’eventuale spiegazione. Controllate ad esempio i rivestimenti dei pavimenti, le porte, le pareti divisorie, le segnaletiche e le installazioni tecniche. Le foto scattate prima della restituzione documentano lo stato dal vostro punto di vista.

Per ogni voce contestata annotate se si tratti di usura normale o di un danno che supera l’uso conforme al contratto. Per richieste di maggiore entità, il lavoro richiesto e i costi dovrebbero essere comprovati in modo comprensibile. Per danni di lieve entità e pregiudizi estetici con costi di riparazione sproporzionatamente elevati, law.ch indica la diminuzione di valore come parametro (law.ch).

law.ch cita come prove per la dimostrazione il verbale di restituzione, il verbale d’ingresso e le fatture degli artigiani (law.ch).

Usura normale ed eccessiva nei locali commerciali

Termini per i locali commerciali: restituzione e denuncia dei vizi

Per i locali commerciali il giorno e l’ora della restituzione vanno innanzitutto determinati sulla base del contratto di locazione e confermati per iscritto con la parte locatrice. Se il contratto non è chiaro sull’ora, concordate una data concreta invece di applicare acriticamente regole tratte dalla locazione di abitazioni. Pianificate tempo sufficiente per il sopralluogo, il verbale e la consegna delle chiavi.

Se la data concordata cade in un giorno in cui un sopralluogo congiunto è difficile, proponete tempestivamente una data alternativa. Fissate per iscritto la conferma e le eventuali modifiche. In questo modo risulta documentato quando i locali dovranno essere accettati e le chiavi consegnate.

I vizi che emergono solo durante l’esame successivo alla restituzione devono essere segnalati immediatamente dalla parte locatrice. law.ch definisce «immediatamente» con un termine di pochi giorni, al massimo due o tre giorni (law.ch). Una contestazione tardiva dovrebbe quindi essere esaminata in base alla data di ricezione e al contenuto concreto.

Una denuncia concreta dei vizi deve rendere riconoscibili quali vizi vengono addebitati al conduttore. Il verbale di restituzione può assumere questa funzione se descrive sufficientemente le singole voci; riferimenti generici non bastano. Per i vizi occulti, secondo law.ch il termine per la denuncia inizia immediatamente dopo la scoperta (art. 267a cpv. 2 CO; law.ch).

I termini del diritto degli appalti vanno distinti dalla restituzione di un oggetto locato. Nei progetti edilizi le norme SIA vengono spesso integrate contrattualmente; secondo la regola descritta da MME vale allora un termine di denuncia di due anni dall’accettazione dell’opera per i vizi scoperti (mme.ch).

L’integrazione contrattuale delle norme SIA riguarda le prestazioni edili e non sostituisce l’esame del contratto di locazione di locali commerciali. Chiarite quindi separatamente, per gli allestimenti del conduttore, quali termini siano concordati per i vizi dell’opera e quali accordi valgano per la restituzione dei locali.

Consegna, rappresentanza e autorità di conciliazione

Un sopralluogo congiunto facilita la discussione diretta di vizi e questioni aperte e la loro verbalizzazione. Concordate la data con la parte locatrice e portate con voi il contratto di locazione nonché i verbali precedenti. Se un sopralluogo congiunto non è possibile, documentate lo stato dei luoghi e la consegna delle chiavi con particolare cura.

Chi non può partecipare personalmente dovrebbe conferire procura scritta al rappresentante e fornirgli il contratto di locazione, i verbali precedenti e un elenco dei punti aperti. La persona rappresentante può documentare lo stato dei luoghi e segnalare nel verbale le posizioni controverse. Ciò è utile anche se una persona esperta accompagna il sopralluogo.

Se la parte locatrice rifiuta una consegna congiunta, annotate per iscritto i tentativi di contatto e la proposta di una data. Prima di una restituzione per posta, chiarite come le chiavi debbano essere consegnate e documentate il loro numero e la restituzione. Non affidatevi esclusivamente a un accordo verbale.

Se viene concordata una restituzione anticipata o se un conduttore subentrante prende in consegna i locali, fissate per iscritto anche in questo caso lo stato dei luoghi. Annotate quali allestimenti, chiavi e impianti vengono consegnati e quali lavori restano aperti. Fate confermare dalle parti coinvolte gli accordi sugli obblighi ancora aperti.

Trattate la cauzione locativa o il deposito separatamente dal verbale dello stato dei luoghi. Verificate nel contratto cosa è convenuto per la cauzione ed elencate in modo comprensibile nel conto finale le richieste aperte e i costi contestati. Annotate su cosa le parti sono d’accordo e cosa deve ancora essere chiarito.

In caso di controversie derivanti dalla locazione di locali commerciali o abitativi, prima del procedimento giudiziario ha luogo un tentativo di conciliazione. L’autorità di conciliazione è composta da una persona presidente indipendente e da una rappresentanza paritetica di conduttori e locatori; il procedimento si svolge secondo il CPC (OBLF).

Nel Cantone Zugo l’autorità di conciliazione per il diritto di locazione e affitto è competente per le controversie relative a spazi abitativi e commerciali e offre consulenza gratuita. Si trova in Baarerstrasse 131, 6300 Zugo; la consulenza ha luogo lunedì, martedì e giovedì dalle 14:30 alle 17:30 (Cantone Zugo).

Vantaggi e rischi di un sopralluogo congiunto

Evitare controversie per i locali commerciali: pulizia, documentazione e consulenza

Per la pulizia verificate quali prestazioni richiede il contratto di locazione e quali locali o superfici accessorie ne sono interessati. Annotate nel verbale di restituzione le operazioni di pulizia concordate e conservate le ricevute di un’impresa di pulizia incaricata. In questo modo è possibile attribuire una contestazione a una prestazione concreta.

Le incertezze vanno comunicate per tempo. La Mobiliar raccomanda di parlare tempestivamente dello stato dell’oggetto e di eventuali vizi. Chi segnala prima della consegna che una riparazione è in sospeso o che un termine non può essere rispettato trova più facilmente una soluzione, piuttosto che mettere la parte locatrice davanti al fatto compiuto.

In caso di gravi vizi tecnici o di ampi lavori di smantellamento, una persona esperta può aiutare a valutare lo stato, la causa e i lavori necessari. Chiarite prima dell’incarico se i costi e il mandato debbano essere coordinati con la parte locatrice. Fissate per iscritto le raccomandazioni e gli eventuali accordi.

Un fascicolo completo e comprensibile facilita ogni discussione: la corrispondenza con la parte locatrice, la documentazione dello stato e i vizi annotati nel verbale. Chi conserva ordinatamente questi documenti può provare rapidamente, in caso di controversia, cosa è stato concordato e constatato e quando.

Redigete il conto finale separando le richieste di canone concordate, i danni comprovati, i lavori di smantellamento aperti e la cauzione convenuta contrattualmente. law.ch cita per lo smantellamento di lavori di rinnovamento o modifica non autorizzati l’art. 269a CO; documentate quindi tali voci con riferimento al contratto e al verbale (law.ch).

Per i locali commerciali il contratto di locazione stabilisce quali obblighi di pulizia e smantellamento sussistono. Questi obblighi vanno chiariti prima della data di restituzione e annotati nel verbale.