Verificare acconti e conteggio finale negli affitti commerciali

Classificare correttamente gli acconti negli affitti commerciali

Per i locali commerciali, il canone d'affitto, la cauzione, la durata del contratto e i termini di disdetta sono liberamente negoziabili. Se e in quale misura siano dovuti degli acconti è stabilito dal contratto, non da una norma imperativa relativa agli alloggi.

Queste istruzioni di verifica trattano tre aspetti: gli acconti sul canone d'affitto, gli acconti sui costi accessori e il conteggio finale. Ogni aspetto viene verificato e indicato separatamente.

È necessario distinguere due flussi: l'acconto sul canone d'affitto, solitamente un importo fisso concordato e dovuto periodicamente, e l'acconto sui costi accessori, una stima dei costi operativi previsti che viene regolata in base ai costi effettivi.

Gestite entrambi i flussi separatamente, sia nella contabilità che nella verifica. L'acconto sul canone viene confrontato con il canone concordato, mentre l'acconto sui costi accessori viene regolato solo con il rendiconto dei costi accessori.

Se entrambi vengono registrati su un'unica riga, manca la separazione. Alla fine non è possibile dire se gli acconti erano troppo alti o troppo bassi, né quale voce risulta aperta.

Non aspettate la verifica solo al momento del conteggio finale. Dopo ogni rendiconto dei costi accessori, ogni adeguamento dell'indice o a scaglioni e ogni modifica contrattuale, deve essere inclusa una verifica degli acconti versati. In questo modo le differenze rimangono contenute e le giustificazioni sono facilmente reperibili.

Chiarite innanzitutto la base giuridica: per i locali commerciali si applicano le disposizioni di legge speciali sulla locazione di locali commerciali, che differiscono sostanzialmente dalla locazione di abitazioni. Chi non tiene conto di queste differenze rischia, in alcuni casi, ingenti somme. Verificate quindi gli acconti e il conteggio finale secondo queste regole e non secondo le consuetudini relative agli alloggi.

La base giuridica è costituita dal Codice delle obbligazioni (CO). L'articolo 269b CO regola il contratto di locazione quinquennale; l'Ordinanza del 9 maggio 1990 sulla locazione e sull'affitto integra il CO. Per i locali commerciali si applicano le disposizioni speciali sulla locazione di locali commerciali.

La verifica diventa controllabile grazie a tre elementi: la base giuridica applicabile, le giustificazioni e il confronto periodico tra quanto dovuto e quanto effettivamente pagato. Se ne manca uno, il saldo rimane un'affermazione.

In caso di controversie derivanti da rapporti di locazione di spazi abitativi e commerciali, è competente l'autorità di conciliazione, ad esempio per aumenti del canone o disdette. Essa conduce una procedura gratuita e tenta un accordo amichevole. L'autorità è composta in modo paritetico; l'accordo viene messo per iscritto e firmato da entrambe le parti.

Verificare le clausole contrattuali su acconti, indice e scaglioni

Per i locali commerciali in Svizzera, l'affitto indicizzato (legato all'Indice nazionale dei prezzi al consumo, IPC) e l'affitto a scaglioni sono i modelli usuali; altrettanto comuni sono le garanzie sotto forma di deposito o garanzia bancaria. Chiarite prima quale modello prevede il vostro contratto e tenete pronta la clausola testuale per la successiva regolazione.

Nel caso dell'affitto indicizzato, l'indice di base e la data di riferimento devono figurare nel contratto. Per ogni aumento, chiedete il livello dell'indice su cui si basa il locatore e ricalcolate utilizzando l'indice pubblicato. Se manca l'indice di base, l'aumento non è comprensibile – e di conseguenza l'importo dell'acconto derivato non è giustificato.

Nel caso dell'affitto a scaglioni, gli step di aumento con importo e data sono fissi. Verificate se sono stati addebitati esattamente queste date e questi importi e se non è stato aggiunto ulteriormente un adeguamento all'indice.

Chiarite inoltre a cosa si riferisce un adeguamento: riguarda il canone d'affitto, non automaticamente l'acconto sui costi accessori. Quest'ultimo si orienta sui costi previsti, non sull'indice del canone d'affitto.

Fissate la scadenza e la modalità di pagamento: mensilmente anticipato, trimestralmente o in un'altra data, con o senza interessi di mora. Da ciò dipende se un pagamento è considerato tardivo e se ne derivano arretrati che verranno successivamente compensati con il deposito.

Controllate anche la durata: i contratti di locazione commerciale hanno solitamente una durata minima con opzione. È possibile negoziare durate fisse con vere opzioni per il conduttore, ad esempio cinque anni fissi più un'opzione di cinque anni. La durata determina il periodo su cui verificare gli acconti e quando diventa esigibile il conteggio finale.

L'articolo 269b CO menziona il contratto di locazione quinquennale. Verificate se la durata del vostro contratto e le opzioni corrispondono.

Raccogliere i documenti per il conteggio finale

Per il conteggio finale sono necessari il contratto di locazione con tutti gli addendum e tutte le giustificazioni di pagamento (estratti conto bancari o postali). Sono inoltre necessari tutti i rendiconti dei costi accessori della durata della locazione, nel caso di affitto indicizzato i livelli dell'indice rilevanti nonché le giustificazioni della garanzia (ricevuta del deposito o garanzia bancaria). A questi si aggiungono il verbale di entrata e uscita con le letture dei contatori e le foto.

Consultate anche la base giuridica: il Codice delle obbligazioni (CO) e l'Ordinanza del 9 maggio 1990 sulla locazione e sull'affitto. L'articolo 269b CO regola il contratto di locazione quinquennale.

Ne risulta una panoramica periodica: per ogni mese o trimestre il canone dovuto, l'acconto sui costi accessori concordato e il pagamento effettivamente effettuato. Questa panoramica tra dovuto e pagato è la base di ogni compensazione; senza di essa non è possibile giustificare alcun saldo.

Se mancano i rendiconti dei costi accessori per singoli anni, richiedeteli per iscritto e fissate un termine. Senza rendiconto, un acconto sui costi accessori rimane non regolato e una richiesta di pagamento supplementare non è giustificata. Conservate le lettere di disdetta e la corrispondenza relativa alla fine del contratto: da esse risultano le scadenze e le date di consegna.

Chiarite a chi è intestato il contratto: alla società (SA o Sagl) o a una persona privata. Da ciò dipende chi deve saldare il conteggio finale e chi può avanzare richieste di rimborso. Annotate la parte contraente esattamente come figura nel contratto.

Conteggio finale al trasloco o alla fine del contratto

Il conteggio finale confronta gli acconti versati con le richieste effettive, indicando separatamente canone d'affitto e costi accessori. Il risultato è un saldo: credito del conduttore o richiesta di pagamento del locatore. Richiedete il rendiconto per iscritto e voce per voce, in modo che ogni posizione sia verificabile singolarmente.

Se desiderate contestare un rendiconto dei costi accessori o il conteggio finale, segnalate prima la vostra richiesta per iscritto alla proprietà. Non lasciate scadere il termine per la contestazione presso l'autorità di conciliazione.

Per la contestazione, presentate la vostra richiesta per iscritto, preferibilmente tramite raccomandata, all'autorità di conciliazione. La procedura non è molto formale; le parti coinvolte devono partecipare personalmente all'udienza di conciliazione.

L'autorità di conciliazione è competente per tutte le controversie derivanti da rapporti di locazione di spazi abitativi e commerciali. È composta in modo paritetico da un presidente e da un esperto dell'Associazione degli inquilini e uno delle associazioni dei proprietari immobiliari. Di solito è presente anche un segretario verbalizzante.

Se non si raggiunge un accordo amichevole, le parti devono generalmente rivolgersi al tribunale per far valere il proprio diritto. Lì la procedura è a pagamento in tutti i cantoni della Svizzera tedesca.

Potete farvi accompagnare da una persona di fiducia o da un consulente legale. La proprietà può farsi rappresentare dall'amministrazione, purché questa abbia mandato per concludere un accordo.

Fatevi consigliare assolutamente da un esperto dell'Associazione degli inquilini prima di avviare una procedura o di essere citati come convenuti a un'udienza di conciliazione.

Le parti coinvolte devono partecipare personalmente all'udienza di conciliazione; fanno eccezione i casi di domicilio extra-cantonale o estero, malattia o altri motivi importanti.

Calcolate due saldi: saldo del canone (canone dovuto meno acconti sul canone) e saldo dei costi accessori (costi accessori definitivi meno acconti sui costi accessori). Solo la loro somma dà luogo alla richiesta di pagamento o al credito. Richiedete che entrambi i saldi siano indicati separatamente.

Chiarite completamente le voci aperte: canoni arretrati, costi accessori non coperti e danni annotati nel verbale di uscita. Ciò che non vi è registrato difficilmente potrà essere attribuito in seguito a una specifica voce.

Il deposito deve essere regolato alla fine del rapporto di locazione, purché non esistano pretese legittime; se esistono, vengono compensate con esso. Nel caso di una garanzia bancaria, la copertura avviene tramite la garanzia – richiedete la restituzione del documento di garanzia non appena non sussistono più pretese.

Per gli affitti commerciali vale inoltre: in caso di arretrati nei pagamenti, il locatore può trattenere mobili, merci o apparecchi; questo non è consentito per gli alloggi. Può quindi coprirsi non solo sul deposito, ma anche sui beni materiali introdotti. Documentate pertanto quali oggetti si trovavano nell'immobile e chiedete informazioni se i valori trattenuti sono stati realizzati e come sono stati compensati.

Pianificate il tempismo rispettando i termini: per i locali commerciali il termine minimo di disdetta è di sei mesi, per gli appartamenti di tre mesi. I termini per le superfici commerciali sono liberamente negoziabili; fissate nel contratto quale termine si applica al vostro oggetto.

Da distinguere dal termine di disdetta è la proroga del rapporto di locazione: può arrivare fino a sei anni per i locali commerciali, fino a quattro anni per gli appartamenti. Chi vuole uscire prematuramente dal contratto può proporre un subentrante o trasferire il rapporto di locazione a un terzo; i costi fino alla subentro rientrano nel conteggio finale.

Pianificazione temporale per verifica e gestione alla fine del contratto

Controllare i costi accessori e le voci di consumo

Verificate innanzitutto quali voci il contratto impone come costi accessori. Poiché le condizioni per i locali commerciali sono liberamente negoziabili, le voci senza base contrattuale non sono dovute. Cancellatele dal rendiconto prima di calcolare il saldo.

Controllate la chiave di ripartizione: per superficie, per numero di persone o per consumo misurato. Determinante è la chiave concordata nel contratto; se il rendiconto se ne discosta, la deviazione deve essere motivata.

Per le voci dipendenti dal consumo come riscaldamento, acqua o elettricità, verificate se il consumo fatturato corrisponde alla superficie, all'occupazione e all'utilizzo e come si è evoluto rispetto agli anni precedenti. Il confronto con il rendiconto precedente mostra salti che richiedono una spiegazione.

Se gli acconti erano appropriati lo dimostra il confronto sull'intera durata della locazione: somma degli acconti sui costi accessori versati rispetto alla somma dei rendiconti definitivi dei costi accessori. Una sovracopertura sistematica su più anni è un argomento per adeguare l'acconto per la restante durata.

Deposito, garanzia bancaria e diritto di ritenzione

Per i locali commerciali non esiste un limite legale per la cauzione; per gli appartamenti è al massimo pari a tre canoni mensili. Una garanzia elevata è quindi giuridicamente ammissibile, ma come tutte le condizioni nel contratto di locazione commerciale è negoziabile.

Sono usuali il deposito o la garanzia bancaria. Nel caso della garanzia bancaria, verificate importo, durata, beneficiario e data di scadenza e richiedete la restituzione del documento dopo la fine del contratto. Se cambia la controparte, chiarite chi detiene la garanzia e a chi deve essere rimborsata.

Il diritto di ritenzione è la controparte nel diritto della locazione commerciale al deposito: in caso di arretrati nei pagamenti, il locatore può trattenere mobili, merci o apparecchi. Nel conteggio finale, richiedete un elenco degli oggetti trattenuti e del loro valore, in modo che le pretese non vengano fatte valere due volte – tramite deposito e tramite beni materiali.

Il diritto di ritenzione è un pegno legale del locatore su mobili, merci e apparecchi. Interviene in caso di arretrati nei pagamenti. Annotate nel verbale di uscita tutti gli oggetti introdotti, in modo che in seguito sia comprensibile cosa ha trattenuto il locatore.

Chi è responsabile? Parte contraente, comunità di ufficio e sublocazione

Chi firma il contratto è responsabile. Se è intestato esclusivamente alla società (SA o Sagl), risponde solo questa. Se è parte anche una persona privata, questa risponde come debitrice solidale con l'intero patrimonio privato; la responsabilità dovrebbe essere limitata almeno nell'importo o per un determinato periodo.

Chi affitta insieme un ufficio o uno studio costituisce – anche senza saperlo o volerlo – una società semplice e diventa comproprietario solidale; ogni persona risponde per l'intero importo del canone, non solo pro quota. Anche i diritti derivanti dal contratto di locazione possono essere fatti valere solo congiuntamente.

La disdetta può essere data solo da tutti i conduttori congiuntamente, salvo che sia espressamente concordata una disdetta parziale da parte di un conduttore.

Regolate la ripartizione dei costi tra voi per iscritto e in anticipo. Verso l'esterno si paga solidalmente al locatore, internamente si compensa secondo la quota concordata. Senza una quota scritta, questo compenso rimane aperto nel conteggio finale e deve essere negoziato successivamente.

Nel caso della sublocazione, è necessario chiarire chi rimane parte contraente verso il locatore e come gli acconti sul canone e sui costi accessori vengono trasmessi e regolati tra locatario principale e sublocatario. Dal lato del locatore c'è solitamente il proprietario o la comunità dei proprietari, spesso rappresentata da un'amministrazione immobiliare; assicuratevi che la vostra controparte sia autorizzata a concludere il contratto di locazione.

Se il contratto è intestato alla società, questa può essere venduta; il contratto di locazione passa automaticamente all'acquirente e l'attuale conduttore è completamente liberato dalla responsabilità. In caso di tale cambio, chiarite da quando la nuova parte deve gli acconti e chi redige il conteggio finale.

Molti locatori rifiutano che una società figuri da sola nel contratto di locazione, perché in caso di insolvenza possono accedere all'immobile solo dopo la completa liquidazione della società. Chiarite quindi prima della conclusione del contratto chi è la parte contraente e chi si fa carico degli acconti e del conteggio finale.

Check di verifica ed errori tipici

Le istruzioni di verifica comprendono tre aspetti: l'acconto sul canone, l'acconto sui costi accessori e il conteggio finale. Ogni aspetto viene verificato e documentato separatamente.

Verificare significa confrontare: contratto contro rendiconto, rendiconto contro giustificazioni, dovuto contro pagato. Annotate per iscritto il risultato per ogni voce, con riferimento alla giustificazione.

Domande di controllo sull'importo degli acconti: Il canone fatturato corrisponde al contratto e agli adeguamenti? Ogni adeguamento dell'indice o a scaglioni è giustificato con data e valore di base? Gli acconti sul canone e sui costi accessori sono registrati e regolati separatamente?

Domande di controllo sulle giustificazioni e sui costi accessori: Sono presenti tutti i rendiconti dei costi accessori della durata della locazione? La chiave di ripartizione corrisponde al contratto? Sono state fatturate voci non previste dal contratto? Il consumo fatturato corrisponde alla superficie e all'utilizzo?

Domande di controllo sulle garanzie e sulle richieste: Il deposito o la garanzia bancaria sono stati compensati, restituiti o adeguati? I mobili trattenuti sono stati realizzati e come sono stati compensati? I danni sono annotati nel verbale di uscita? Le richieste di pagamento supplementari sono supportate da giustificazioni?

Domande di controllo sulla base giuridica e sulla parte: Si applicano al vostro rapporto di locazione le disposizioni sui locali commerciali e sono state considerate le differenze rispetto alla locazione di abitazioni? Nel contratto figura la parte corretta (società o persona privata)? Il partner negoziale era autorizzato a concludere?

Il Codice delle obbligazioni (CO) e l'Ordinanza del 9 maggio 1990 sulla locazione e sull'affitto costituiscono la base giuridica. L'articolo 269b CO regola il contratto di locazione quinquennale.

Domande di controllo sulla durata: Sono note la durata minima e le opzioni? È stato rispettato il termine minimo di disdetta di sei mesi? I costi fino alla subentro da parte di un nuovo conduttore sono inclusi nel rendiconto?

Domanda di controllo sulla contestazione: È stato rispettato il termine per la contestazione presso l'autorità di conciliazione? La richiesta è stata presentata per iscritto, preferibilmente tramite raccomandata?

Le differenze rispetto alla locazione di abitazioni possono essere spuntate singolarmente: cauzione senza limite legale invece di al massimo tre canoni mensili; diritto di ritenzione su mobili, merci e apparecchi, non consentito per gli appartamenti. Inoltre: termine minimo di disdetta di sei invece di tre mesi e proroga fino a sei invece di fino a quattro anni.

Errori tipici: gli acconti sul canone e sui costi accessori non sono gestiti separatamente. Gli adeguamenti dell'indice sono accettati senza giustificazione dell'indice. Vengono pagate voci di costi accessori senza base contrattuale.

Altri errori tipici: in una comunità di ufficio dà le dimissioni solo una persona. La ripartizione interna dei costi non è mai stata concordata per iscritto. Il deposito non viene richiesto indietro dopo la fine del contratto e una garanzia bancaria scaduta non viene sostituita.

Un errore frequente: chi affitta locali commerciali spesso non è consapevole che qui si applicano regole diverse rispetto agli appartamenti. Ne derivano false aspettative su cauzione, diritto di ritenzione e termini.