Akonten und Schlussabrechnung bei Gewerbemieten prüfen

Akonten bei Gewerbemieten richtig einordnen

Bei Geschäftsräumen sind die Vertragsbedingungen frei aushandelbar – Mietzins, Kaution, Vertragslänge und Kündigungsfristen (gewerbeconsulting.ch). Ob und in welcher Höhe Akonten geschuldet sind, bestimmt damit der Vertrag, nicht eine zwingende Wohnraumregel. Zu trennen sind zwei Ströme: das Akonto auf den Mietzins, meist ein fest vereinbarter, periodisch geschuldeter Betrag, und das Akonto auf die Nebenkosten, eine Schätzung der erwarteten Betriebskosten, die gegen die effektiven Kosten abgerechnet wird.

Führen Sie beide Ströme getrennt, in der Buchhaltung wie in der Prüfung. Das Mietzinsakonto wird mit dem vereinbarten Mietzins abgeglichen, das Nebenkostenakonto erst mit der Nebenkostenabrechnung. Werden beide auf einer einzigen Zeile gebucht, lässt sich am Ende weder sagen, ob die Akonten zu hoch oder zu tief waren, noch welche Position offen ist.

Prüfen Sie nicht erst bei der Schlussabrechnung. Nach jeder Nebenkostenabrechnung, jeder Index- oder Staffelanpassung und jeder Vertragsänderung gehört eine Kontrolle der geleisteten Akonten dazu. So bleiben Differenzen klein und die Belege greifbar. Mietkosten sind als Geschäftsaufwand steuerlich abziehbar (immoscout24.ch); die saubere Trennung von Mietzins und Nebenkosten erleichtert diesen Nachweis.

Vertragsklauseln zu Akonten, Index und Staffel prüfen

Bei Gewerberäumen in der Schweiz sind die Indexmiete (gebunden an den Landesindex der Konsumentenpreise, LIK) und die Staffelmiete die üblichen Modelle; ebenso gängig sind Sicherheitsleistungen als Depot oder Bankgarantie (immoscout24.ch). Klären Sie zuerst, welches Modell Ihr Vertrag vorsieht, und halten Sie die Klausel im Wortlaut für die spätere Abrechnung bereit.

Bei der Indexmiete müssen Basisindex und Stichtag im Vertrag stehen. Verlangen Sie für jede Erhöhung den Indexstand, auf den sich der Vermieter stützt, und rechnen Sie mit dem publizierten Indexstand nach. Fehlt der Basisindex, ist die Erhöhung nicht nachvollziehbar – und die daraus abgeleitete Akontohöhe nicht belegt.

Bei der Staffelmiete stehen Erhöhungsschritte mit Betrag und Termin fest. Prüfen Sie, ob genau diese Termine und Beträge verrechnet wurden und ob nicht zusätzlich eine Indexanpassung aufgeschlagen wurde. Klären Sie zudem, worauf sich eine Anpassung bezieht: Sie betrifft den Mietzins, nicht automatisch das Nebenkostenakonto. Dieses richtet sich nach den erwarteten Kosten, nicht nach dem Mietzinsindex.

Halten Sie Fälligkeit und Zahlungsweise fest: monatlich im Voraus, quartalsweise oder zu einem anderen Termin, mit oder ohne Verzugszins. Davon hängt ab, ob eine Zahlung als verspätet gilt und ob daraus Rückstände entstehen, die später gegen das Depot verrechnet werden.

Vergleich: Indexmiete vs. Staffelmiete – Bedingungen und Prüfung

Unterlagen für die Schlussabrechnung zusammenstellen

Für die Schlussabrechnung brauchen Sie: den Mietvertrag mit allen Nachträgen, sämtliche Zahlungsbelege (Bank- oder Kontoauszüge), alle Nebenkostenabrechnungen der Mietdauer, bei einer Indexmiete die massgebenden Indexstände, die Belege über die Sicherheitsleistung (Depotbeleg oder Bankgarantie) sowie das Einzugs- und Auszugsprotokoll mit Zählerständen und Fotos.

Daraus entsteht eine Periodenübersicht: pro Monat oder Quartal der geschuldete Mietzins, das vereinbarte Nebenkostenakonto und die tatsächlich geleistete Zahlung. Diese Soll-Ist-Übersicht ist die Grundlage jeder Verrechnung; ohne sie lässt sich kein Saldo belegen.

Fehlen Nebenkostenabrechnungen für einzelne Jahre, fordern Sie sie schriftlich und setzen Sie eine Frist. Ohne Abrechnung bleibt ein Nebenkostenakonto unabgerechnet, und eine Nachforderung ist nicht belegt. Bewahren Sie Kündigungsschreiben und Korrespondenz zum Vertragsende auf – daraus ergeben sich Fälligkeits- und Übergabetermine.

Schlussabrechnung beim Auszug oder Vertragsende

Die Schlussabrechnung stellt die geleisteten Akonten den effektiven Forderungen gegenüber, Mietzins und Nebenkosten getrennt ausgewiesen. Ergebnis ist ein Saldo: Guthaben des Mieters oder Nachforderung des Vermieters. Verlangen Sie die Abrechnung schriftlich und positionsweise, damit jede Position einzeln prüfbar ist.

Klären Sie die offenen Posten vollständig: ausstehende Mietzinse, nicht gedeckte Nebenkosten und Schäden, die im Auszugsprotokoll festgehalten sind. Was dort nicht vermerkt ist, lässt sich später kaum noch einer Position zuordnen.

Das Depot ist nach Ende des Mietverhältnisses abzurechnen, sofern keine berechtigten Ansprüche bestehen; bestehen solche, werden sie damit verrechnet. Bei einer Bankgarantie läuft die Deckung über die Garantie – verlangen Sie die Rückgabe der Garantieurkunde, sobald keine Ansprüche mehr bestehen.

Für Gewerbemieten gilt zusätzlich: Bei Zahlungsrückständen darf der Vermieter Mobiliar, Waren oder Geräte zurückbehalten; beim Wohnraum ist das nicht erlaubt (Beobachter; gewerbeconsulting.ch). Er kann sich also nicht nur am Depot, sondern auch an den eingebrachten Sachwerten decken. Dokumentieren Sie deshalb, welche Gegenstände sich im Objekt befanden, und verlangen Sie Auskunft, ob zurückbehaltene Werte verwertet und wie sie angerechnet wurden.

Planen Sie den Zeitpunkt mit den Fristen: Für Geschäftsräume beträgt die Mindestkündigungsfrist sechs Monate, das Mietverhältnis kann bis zu sechs Jahre erstreckt werden (Beobachter). Wer vorzeitig aus dem Vertrag will, kann einen Nachmieter stellen oder das Mietverhältnis auf einen Dritten übertragen (Beobachter); die Kosten bis zur Übernahme gehören in die Schlussabrechnung.

Nebenkosten und Verbrauchspositionen kontrollieren

Prüfen Sie zuerst, welche Positionen der Vertrag als Nebenkosten auferlegt. Da die Bedingungen bei Geschäftsräumen frei verhandelbar sind (gewerbeconsulting.ch), sind Positionen ohne vertragliche Grundlage nicht geschuldet. Streichen Sie sie aus der Abrechnung, bevor Sie den Saldo berechnen.

Kontrollieren Sie den Verteilerschlüssel: nach Fläche, nach Personenzahl oder nach gemessenem Verbrauch. Massgebend ist der im Vertrag vereinbarte Schlüssel; weicht die Abrechnung davon ab, ist die Abweichung zu begründen.

Bei verbrauchsabhängigen Positionen wie Heizung, Wasser oder Strom prüfen Sie, ob der abgerechnete Verbrauch zu Fläche, Belegung und Nutzung passt und wie er sich gegenüber den Vorjahren entwickelt hat. Der Vergleich mit der früheren Abrechnung zeigt Sprünge, die eine Erklärung verlangen.

Ob die Akonten angemessen waren, zeigt der Vergleich über die gesamte Mietdauer: Summe der geleisteten Nebenkostenakonten gegenüber der Summe der definitiven Nebenkostenabrechnungen. Eine systematische Überdeckung über mehrere Jahre ist ein Argument, das Akonto für die Restlaufzeit anzupassen.

Depot, Bankgarantie und Rückbehalt

Bei Geschäftsräumen gibt es keine gesetzliche Limite für die Kaution; bei Wohnungen beträgt sie höchstens drei Monatsmietzinse (Beobachter). Eine hohe Sicherheitsleistung ist damit rechtlich zulässig, aber wie alle Bedingungen im Gewerbemietvertrag verhandelbar (gewerbeconsulting.ch).

Üblich sind Depot oder Bankgarantie (immoscout24.ch). Bei der Bankgarantie prüfen Sie Betrag, Laufzeit, Begünstigten und Ablaufdatum und verlangen Sie die Rückgabe der Urkunde nach Vertragsende. Wechselt die Gegenpartei, klären Sie, wer die Sicherheit hält und wem sie zurückzuzahlen ist.

Der Rückbehalt ist das gewerbemietrechtliche Gegenstück zum Depot: Bei Zahlungsrückständen darf der Vermieter Mobiliar, Waren oder Geräte zurückbehalten (Beobachter; gewerbeconsulting.ch). Verlangen Sie in der Schlussabrechnung eine Aufstellung, welche Gegenstände zurückbehalten und wie sie bewertet werden, damit Ansprüche nicht doppelt – über Depot und über Sachwerte – geltend gemacht werden.

Wer haftet? Vertragspartei, Bürogemeinschaft und Untermiete

Wer den Vertrag unterschreibt, haftet. Lautet er ausschliesslich auf die Firma (GmbH oder AG), haftet nur diese. Ist zusätzlich eine Privatperson Partei, haftet sie als Solidarschuldnerin mit dem gesamten privaten Vermögen; die Haftung sollte wenigstens in der Höhe oder auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden (Beobachter).

Wer gemeinsam ein Büro oder eine Praxis mietet, bildet – auch ohne es zu wissen oder zu wollen – eine einfache Gesellschaft und wird Solidarmieter; jede Person haftet für die volle Höhe des Mietzinses, nicht nur anteilig. Auch die Rechte aus dem Mietvertrag lassen sich nur gemeinsam geltend machen (Beobachter; gewerbeconsulting.ch). Gekündigt werden kann nur von allen Mietern gemeinsam, ausser eine Teilkündigung durch einen Mieter ist ausdrücklich vereinbart (Beobachter).

Regeln Sie die Kostenaufteilung untereinander schriftlich und im Voraus (Beobachter). Nach aussen wird solidarisch an den Vermieter bezahlt, nach innen nach der vereinbarten Quote ausgeglichen. Ohne schriftliche Quote bleibt dieser Ausgleich bei der Schlussabrechnung offen und muss nachträglich ausgehandelt werden.

Bei Untermiete ist zu klären, wer gegenüber dem Vermieter Partei bleibt und wie Mietzins- und Nebenkostenakonten zwischen Haupt- und Untermieter weitergegeben und abgerechnet werden. Auf Vermieterseite steht in der Regel der Eigentümer oder die Eigentümergemeinschaft, häufig vertreten durch eine Hausverwaltung; vergewissern Sie sich, dass Ihre Gegenpartei zum Abschluss des Mietvertrags berechtigt ist (gewerbeconsulting.ch).

Prüfcheck und typische Fehler

Kontrollfragen zur Akontohöhe: Stimmt der verrechnete Mietzins mit dem Vertrag und den Anpassungen überein? Ist jede Index- oder Staffelanpassung mit Termin und Basiswert belegt? Sind Mietzins- und Nebenkostenakonto getrennt verbucht und getrennt abgerechnet?

Kontrollfragen zu Belegen und Nebenkosten: Liegen alle Nebenkostenabrechnungen der Mietdauer vor? Entspricht der Verteilerschlüssel dem Vertrag? Sind Positionen abgerechnet, die der Vertrag nicht vorsieht? Passt der abgerechnete Verbrauch zu Fläche und Nutzung?

Kontrollfragen zu Sicherheiten und Forderungen: Wurde das Depot oder die Bankgarantie verrechnet, zurückgegeben oder angepasst? Wurde zurückbehaltenes Mobiliar verwertet, und wie wurde es angerechnet? Sind Schäden im Auszugsprotokoll festgehalten? Sind Nachforderungen mit Belegen untermauert?

Typische Fehler: Mietzins- und Nebenkostenakonten werden nicht getrennt geführt; Indexanpassungen werden ohne Indexbeleg akzeptiert; Nebenkostenpositionen ohne vertragliche Grundlage werden bezahlt; bei einer Bürogemeinschaft kündigt nur eine Person; die interne Kostenaufteilung wurde nie schriftlich vereinbart; das Depot wird nach Vertragsende nicht zurückgefordert und eine abgelaufene Bankgarantie nicht ersetzt.