Documentare e segnalare i difetti alla riconsegna dei locali commerciali

Cosa si considera un difetto alla riconsegna dei locali commerciali

Al momento della riconsegna, è la distinzione tra usura normale ed eccessiva a determinare quali voci del verbale di consegna saranno addebitate a vostro carico. L'usura eccessiva deve essere riparata o indennizzata; l'usura normale non è considerata un danno. Inoltre, sono da assumere solo i costi calcolati in base al valore attuale d'uso, non l'intero importo delle riparazioni.

La distinzione non è sempre semplice. L'Associazione degli inquilini formula la seguente regola pratica: ci troviamo di fronte a un'usura eccessiva quando ci si deve dire «qui mi è capitato un piccolo incidente». Se un tipo di utilizzo o un danno concreto sia normale o eccessivo non si valuta in astratto, ma solo caso per caso.

Decisivo rimane lo stato dei locali al momento della riconsegna: essi devono essere restituiti in modo conforme – puliti e con i danni rimossi che vanno oltre la normale usura.

Preparare la riconsegna

Prima dell'ispezione, preparate tutta la documentazione pertinente: il contratto di locazione e i verbali precedenti, per evitare malintesi sullo stato al momento della presa in consegna. Per i locali commerciali si aggiungono l'elenco delle chiavi, gli inventari, gli accordi sulle installazioni e sugli obblighi di smantellamento, nonché la corrispondenza relativa a precedenti ristrutturazioni. Il contratto di locazione attesta quali dotazioni erano presenti all'ingresso e cosa avete modificato.

Riportate i locali in uno stato conforme: pulite ed eliminate tutti i danni che superano la normale usura. Se i danni evidenti vengono riparati prima dell'ispezione, ciò riduce i punti di contenzioso alla consegna. Conservate le fatture e le ricevute per dimostrare nel verbale cosa è già stato eseguito.

Concordate per tempo la data di riconsegna con la proprietà e chiarite chi parteciperà all'ispezione – l'amministrazione, il custode o un rappresentante del proprietario – e chi redigerà il verbale. Quanto prima sarà fissata la data, tanto prima potrete coinvolgere, se necessario, un esperto.

Ispezione congiunta e verbale di consegna

Durante l'ispezione, entrambe le parti percorrono insieme i locali, discutono immediatamente i difetti e le incertezze e li annotano nel verbale. Il verbale viene compilato dalla proprietà: essa annota i danni e i difetti e stabilisce quali danni dovrà pagare il locatario uscente. Il verbale di consegna è lo strumento più scelto per documentare lo stato al momento della consegna; i modelli sono disponibili presso l'Associazione dei proprietari immobiliari o presso l'Associazione degli inquilini.

Nessuna delle parti ha diritto a una consegna congiunta. Se la proprietà rifiuta la consegna congiunta, le chiavi possono essere restituite tramite raccomandata dopo un preavviso adeguato; legalmente questo vale anche come consegna. Non siete quindi dipendenti da un appuntamento comune, ma è essenziale che le chiavi siano inviate in modo dimostrabile all'indirizzo corretto.

I locali devono essere consegnati entro l'ultimo giorno della durata della locazione durante l'orario d'ufficio. Molti contratti di locazione permettono la consegna fino a mezzogiorno del giorno successivo; in caso di disdetta per fine marzo, quindi circa entro le 12:00 del 1° aprile.

Se la data di consegna cade di domenica o in un giorno festivo, essa slitta al prossimo giorno feriale; secondo un'opinione diffusa, questo vale anche per i sabati. Concordate comunque la data per tempo con la proprietà.

La proprietà può contestare i difetti al più presto al momento della riconsegna; al locatario essi devono però essere segnalati immediatamente. Se nessuno si presenta all'ispezione o se la proprietà rifiuta la consegna congiunta, documentate voi stessi lo stato – con foto datate e una propria lista dei difetti – e restituite le chiavi tramite raccomandata.

Annotare i difetti nel verbale e nella lista dei difetti

Ogni voce nel verbale richiede tre indicazioni: tipo di danno, luogo (locale, elemento costruttivo, superficie) ed entità. Per quanto noto, integrate causa, data di insorgenza e foto datate. Annotate per ogni punto se viene qualificato come usura normale o eccessiva e chi, secondo l'opinione delle parti coinvolte, dovrebbe pagarlo.

Le voci che non possono essere valutate definitivamente durante l'ispezione devono essere esplicitamente indicate come aperte nel verbale: danni nascosti dietro le installazioni, voci senza offerte presenti o danni con causa controversa. Formule come «valutato, assunzione dei costi aperta» o «con riserva» impediscono che vi sentiate vincolati in seguito a una valutazione che non condividete.

Integrate il verbale con una vostra lista dei difetti: annotatevi tutte le constatazioni preliminari e insistete affinché le voci mancanti nel verbale della proprietà vengano aggiunte. L'Associazione degli inquilini mette a disposizione per il download un modello di verbale di consegna dell'abitazione e una lista dei difetti.

Segnalare i difetti e rispettare i termini

I difetti che la proprietà rileva alla riconsegna devono essere segnalati immediatamente al locatario. I difetti scoperti solo dopo la riconsegna devono essere segnalati entro due o tre giorni. Calcolate quindi alcuni giorni dopo la consegna per un'segnalazione successiva e formulate eventuali riserve già nel verbale.

Anche il locatario può segnalare proprie constatazioni, ad esempio danni che diventano visibili solo dopo il trasloco, o voci che sono state attribuite erroneamente nel verbale. Tali segnalazioni devono essere messe per iscritto, con data, punto interessato e riferimento al verbale. Se singole voci sono controverse, firmate il verbale solo con riserva esplicita o non firmatelo affatto, mettendo per iscritto la vostra visione.

In caso di segnalazione successiva, verificate due aspetti: se il danno era già presente alla consegna e menzionato nel verbale, e se supera la normale usura. Se entrambi non sussistono, regolarmente decade anche l'obbligo di farsene carico.

Termini temporali per la segnalazione dei difetti dopo la riconsegna

Controllare e firmare il verbale

Leggete attentamente il verbale e firmate solo se siete d'accordo: non esiste alcun obbligo di firma. Prendetevi il tempo necessario per la revisione, confrontate le singole voci con le vostre foto e appunti e non lasciatevi spingere a firmare.

Con la firma riconoscete i danni annotati e dovete pagarli. Una firma senza controllo può quindi costare più di una domanda aperta durante l'ispezione. Se volete contestare singoli punti, firmate solo con riserva esplicita o rifiutate la firma e mettete per iscritto la vostra posizione.

Fatevi confermare per iscritto dalla proprietà la consegna delle chiavi, anche se rinuncia a un verbale. La conferma dovrebbe indicare data, numero e tipo di chiavi consegnate, nonché il destinatario o la destinataria. In questo modo avete la prova di quando e in quale misura ha avuto luogo la riconsegna.

Dopo la riconsegna: segnalazioni successive e assistenza

Dopo la riconsegna, la proprietà può segnalare i difetti scoperti successivamente entro due o tre giorni. Rispondete per iscritto e verificate se il danno era già riconoscibile alla consegna e se viene qualificato come usura eccessiva. Fate riferimento al vostro verbale, alle vostre foto e alle riserve apposte alla consegna.

Conservate insieme dopo la riconsegna il verbale, la conferma scritta della consegna delle chiavi, le foto, le ricevute delle pulizie e delle riparazioni, nonché la lista dei difetti. Questi documenti costituiscono la base se in seguito si discute di una segnalazione successiva o dell'assunzione dei costi di singole voci.

In caso di incertezze, gli esperti immobiliari dell'Associazione degli inquilini offrono supporto; rivolgetevi a loro per tempo se desiderate avvalervi di questo servizio. I modelli di verbale e le checklist sono disponibili presso l'Associazione dei proprietari immobiliari e presso l'Associazione degli inquilini e sono adatti come base per la vostra documentazione personale.